现代预防医学档案管理创新探究

肖勇

摘 要：防医学档案是疾病预防控制工作活动的真实记录，是预防医学事业发展的基础，是重要的科技信息资源，它具有凭证和依据作用。现代预防医学档案管理是疾病預防控制工作的重要组成部分，是领导决策和指导业务工作的重要依据。如何实现预防医学档案管理创新，适应新的挑战和机遇，需要认真慎重思考。

关键词：预防；档案；管理

一、现代预防医学档案的特征

现代预防医学档案和其他专业技术档案一样，都具有自身的特征。

1.现代预防医学档案的内容多、范围广。预防医学档案的内容包括疾病防治、卫生监测检验。科研培训、健康教育、突发公共卫生事件处理、重点业务活动等。

2.现代预防医学档案种类繁多、形式多样。由于预防医学档案记录了各种各样的社会性群体预防活动，从档案的制成材料和存在形式来看，就具有多样性。

3.现代预防医学档案形成的周期较长。在与疾病开展抗争的历史长河中，人类对许多疾病都经历了一个逐渐认识的漫长过程。有些严重危害人类健康的烈性传染病从发生到在全世界范围内消灭的历史周期要长达一百多年。

4.现代预防医学档案是特定时间、环境条件下的历史记录。有些预防医学档案材料形成于当时、当地的现场记录，如疫情档案材料、食物中毒、有害物质造成的环境污染等。将这些长期积累的材料经过再整理、汇编，即可以成为有利用价值的预防医学档案。

二、现代预防医学档案的作用

1.现代预防医学档案是研究预防医学发展规律，实现卫生监测、监督、预防疾病，保障人类健康的重要基础和条件之一，在预防医学研究中具有不可替代的重要作用。

2.现代预防医学档案是预防医学试验研究的依据。预防医学是一门继承性、连续性、可传递性很强的学科。它的开拓发展，需要依靠经验、材料和理论的不断积累与技术的不断进步，任何一位预防医学科研人员，都只有在前人已取得成果的基础上，才能进行新的研究。

3.现代预防医学档案是贯彻预防为主的方针，制定卫生法规与卫生标准决策的有力依据。预防医学档案是人类与疾病抗争过程中的原始凭证和历史见证，其涉及面广、政策佳和社会性很高，不仅是医疗卫生机构的事，更是全社会的事。

4.现代预防医学档案是预防医学技术资源的储备，其本身就是科技成果，储备越雄厚，起点就越高，发展就越狭。工业污染，对空气、水分、土壤影响大，是导致公害性疾病的关键。

三、完善现代预防医学档案管理创新的措施

1.意识创新。一是领导观念要转变，提高对档案管理现代化认识，加大宣传力度，学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》，《保密法》等，增强全员档案意识，形成一信领导重视，群众关心支持档案工作的氛围。二是预防医学档案具体枢纽人员必须树立信息观念、时效观念、联合协作观念与竞争观念。档案管理人员应更新观念，正确认识档案管理工作在疾病预防控制工作中的重要地位和所能发挥的巨大作用。

2.综合素质创新。加强预防医学档案管理人员培训，提高管理水平。档案管理人员业务素质的高低，直接影响到档案质量和开发利用的效果。应使档案员接受不同层次的业务培训，培训可以灵活多样，可以采取脱产、半脱产及业余等形式和自培、代培等渠道学习档案专业知识，提高档案员的业务素质和工作能力。档案员不仅要有档案管理的意识，更要具有开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于预防医学的能力。

3.内容创新。内容创新包括管理制度档案信息资源开发等。预防医学是集疾病预防控制、卫生监督检测、健康教育科研培训于一体的公共卫生体系，其信息资源是预防医学科技工作者实践业务工作的重要支柱。建立健全档案管理制度是做好档案管理工作的保证，有利于提高工作效率，协调卫生防病工作的开展。应依照档案管理标准的要求，制定档案管理规范、档案分类、归档范围、案卷类目、档案保密、档案人员工作职责、档案保管、档案利用、档案销毁、归档范围、案卷类目、保管期限三合一制度等，做到了档案管理工作有法可依，有章可循，管理有序。

4.手段创新。实现档案网络化管理是手段创新的主要途径。档案信息利用的网络化，使众多用户可利用网上终端，跨时空、跨地域利用档案信息。预防医学档案管理者应汇集纸质、音像、光盘、缩微品、数字化档案等多种档案信息资源，借助网络与信息技术建立起集档案信息开发、检索、利用等功能于一体的服务系统，充分发挥网络档案信息的作用与功能，最大限度地满足读者获取档案信息的要求。预防控制部门应加快网络设施建设，如建设网站，把档案管理的工作重心转移到档案信息的深加工和传递上来，实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

5.服务创新。档案管理的最终目的就是利用，编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。首先，要拓宽收集面，防止档案材料的流失，使档案更完整、准确地反映出实际情况，为档案利用打好基础。其次，改变长期以来单一的借阅模式，扩充服务内容，更新服务手段，开展多种形式的档案信息开发利用工作。

6.推广宣传创新。搞好档案宣传，增强档案意识。档案管理工作是一项专业性很强的工作，要把这项工作搞好并纳入人员法治管理的轨道，应大力开展档案法律法规知识宣传，增强全员档案意识和档案法制观念。预防医学档案还是普及卫生防疫知识、开展宣传、培训专业人才的有力工具。