数字档案系统安全管理策略分析

乔玉萍

摘要：数字档案相比纸张档案有很大的优势，包括存储量大、查找便捷等，但它也有一定的劣势，数字档案必须是依赖于计算机而存在，一旦计算机或者是存储系统发生故障，数字档案也就因此遗失。所以无论是企业、学校还是政府部门，在利用计算机进行档案存储时都会考虑到数字档案的安全管理。基于此，本文将对如何进行数字档案系统安全管理进行分析。

关键词：数字档案 系统安全 管理

数字档案的出现大大减轻了档案管理的工作量，将智能化、机械化管理融入进了档案管理中。将档案存储于计算机之中，使得存储量得以扩大，查找档案也不再去档案室翻阅，直接在计算机上搜索即可。正是由于这样的优点，使得数字档案已经在各领域得到了普及，但随着它的普及，问题也就逐渐暴露，数字档案完全依赖于计算机系统，所以一旦计算机出现故障或存储系统出现故障，数字档案也就会遗失。而计算机故障是不确定因素，随时都有可能发生，这也就给数字档案安全管理工作增加了难度。本文提出了数字档案系统安全管理的几点建议，主要是为了提升数字档案的安全性，延长数字档案的保存时间。

1、日常维护，防范未然。

数字档案系统纵然有很多的便捷，但其安全性也的确较低，对数字档案系统进行安全管理的第一项内容不是建设更完善的系统，而是要有维护系统的意识。再好的系统也有损坏的时候，不能因为有好的系统就放松警惕，最重要的是对系统进行日常维护，杜绝其发生大的问题，这是对数字档案系统进行安全管理的最基本的一项工作。而事前预防的重要手段就是前端控制，主要内容包括在数字档案系统建立时就重点分析该系统的承受能力，即遭受多大的损坏才能导致系统瘫痪，并制定解决方案。其次是对于计算机、软件的选择，为了保障数字档案的安全，这方面一定要选择较好的、性价比较高的设备。

2、对安全管理机制进行评估并不断改进。

每一个数字档案馆都会设立一些管理规则，这也就是管理机制，管理机制不能是一成不变的，需要根据不同的时期进行改正，具体改正方法涉及两个步骤，首先是定期或不定期对管理机制进行评估，评估主要是结合内部具体情况和外部较好的管理机制，发现其问题所在。评估涉及的数据不能太过单一，必须全方面考虑，收集所有需要的数据之后再进行分析。其次是根据评估所发现的问题提出具有针对性的对策，并给予改正。只有不断重复评估、改正这一流程，才能保证数字档案系统的安全性能。

3、提升档案人员业务能力及个人素质。

数字档案系统虽然依赖于计算机系统而存在，但对该系统的管理始终离不开人工的参与，并且对档案人员的要求相比传统的档案馆管理人员而言有了更高的要求。档案人员要有熟练的业务能力，还要能够熟练运用各项计算机软件，在系统出现问题时能够作出简单处理，其次是要有很强的责任心、安全意识。数字档案系统面临最大的考验就是档案的安全，如果档案人员没有足够的安全意识，也就无法进行这项工作。要提升档案人员业务能力和个人素质并不是一件简单的事，要对其进行档案管理方面知识的培训并不难，难的是培养其计算机技术。首先，档案馆管理者可以对档案人员进行定期培训，培训其计算机操作水平，但仅仅依靠管理者组织的培训显然是不足的，所以可以不定期举行计算机水平比赛，以此来激励档案人员学习计算机技术。除此之外，可以在招聘档案人员时就考虑到应聘者的计算机技术，将计算机纳入考核标准之中。

4、将数字档案转化成图像、声音等进行保存。

数字档案存的档案均是以数字信号为主，所以在读取档案和保存档案时方式就比较单一，而如果将数字信号进行转换，转成图像信号，那么就有了更多样的保存方式和读取方式。这就相当于将一份档案拍成图像在另外的地方进行保存，而要读取该档案时可以直接读取图像而不用在档案库中查找。这样做不仅仅是为了提升其安全性，还可有降低档案被人为篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的档案，他们对选择查找自己的数字档案，但那份档案早已转换成了图像档案，即便是被修改了也可以迅速查出来。

5、信息备份。

在数字档案系统管理过程中，信息备份是必不可少的环节，正是因为计算机系统的不稳定性，纵然是做了再多的安全管理工作，系统故障依然是难以预见的，对档案系统进行安全管理的目的只是为了降低风险，将损耗尽可能降低，或者是尽可能避免风险。信息备份是大部分数字档案馆都会采取的手段，并且也是比较有效的手段。信息备份分为静态备份和同步备份，大部分档案馆比较喜欢采用静态备份，即离线保存信息。同步备份大多是将熟悉拷贝于硬盘、网络等，档案出现问题时进行档案恢复。

综上所述，数字档案系统安全管理是一项需要多角度、靈活应对的工作，本文主要提出了五点对策，即日常的维护、评估管理机制、档案人员素质提升、档案转化和信息备份。对数字档案进行安全管理的目的并不是为了完全杜绝故障的发生，事实上，要完全杜绝故障也是不可能的，安全管理只是尽量降低损失，减少风险发生的可能性，并作出事后弥补。但总的来说，数字档案系统安全管理需要的是防范于未然，不要“亡羊补牢”，而是在档案遗失之前就作出应对措施，这是安全管理的难点，需要管理者不断探索，不断总结，以及不断改进管理手段。

参考文献：

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[2] 宋红萍.数字档案系统安全管理策略[J].吐哈油气，2011（4）.

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