高校档案管理工作信息化建设

薛斌　薛文

【摘 要】随着社会、科技的进步，档案信息化建设是高校档案管理的发展趋势，为了更有效的收集、管理和利用档案，本文分析了高校档案信息化建设中存在的问题及其重要性，并给出相关建议来推进高校档案信息化建设。

【关键词】高校档案；信息化

21世纪的互联网时代，人们获取信息的主要途径是通过网络，同样的，在高等教育学府，信息化进展亦飞速发展，高校档案中，查阅者可以通过计算机在网络获取档案资源及相关服务。高校档案信息化建设是指高校档案部门利用计算机、网络等现代信息技术对档案信息进行数据录入、保存、搜索和管理，档案信息化是现代档案部门由传统档案管理模式转变为高效率的数字化档案信息技术管理模式的保证，其管理模式是以实体档案信息为依据，将各份档案的扫描件、案卷号、产生日期、产生部门和保管期等信息录入档案系统，为档案的查阅利用提供了方便，亦使档案的归档、整理更有序。

1 加强高校档案信息化建设的重要性

高校档案管理工作是高校中各部门的工作内容，及其在工作中有价值的历史性资料的收集整理、装订保管等活动。高校档案信息化建设是指利用现代计算机信息技术将档案管理信息化、现代化，重新定义档案的管理规范及理论，遵循时代的发展，实现网络化档案管理模式，高效的利用档案。

面对21世纪社会的快速发展，高校招生人数逐年增加，每年产生的档案也在成倍增加。高校档案信息化建设能够降低档案管理员的工作量，提高归档、查档的效率。档案信息化建设为的是档案管理的自动化、网络化、实时化。建立高校专门的档案信息化网站，只需归档时一次数据录入，建立档案数据库，即可在档案管理部门内部共享数据，为未来几十年甚至更久的存档和利用奠定了基础。

2 高校档案信息化建设存在的问题

2.1 对档案信息化工作不重视

高校由于对档案信息化的重视程度不够，缺少对档案利用的有效宣传，师生对档案的认识还停留在重“藏”轻“用”的阶段，档案馆基础设施的软硬件配备不到位，发挥不出档案信息化资源的优势，导致高校档案利用率不高。许多高校的档案部门只注重保管而忽视利用，由于思想保守，认为手工管理即可满足现在日益庞大的档案数量，不愿意接受新知识、新技术，对信息化管理认知过少，整体业务素质偏低，抗拒新事物的产生，这些都对档案信息化建设的推进产生了阻碍。

2.2 缺少档案信息化专业人员

由于信息化建设开展的时间不长，档案数量庞大，管理人员较少，工作较多，所以很少有机会参加专门的档案信息化培训。同时高校中大多数档案管理人员都是半路出家，其多为整理传统档案管理经验丰富的人员，虽然他们具备过硬的档案管理能力，但是缺少顺应时代的计算机操作能力和接受新事物的热情，而过去的那种手写账目已经无法满足现在每日大量的查阅者和归档数量，仅靠档案过去的归档知识也无法胜任现在海量的信息化工作要求。

3 如何加强高校档案信息化建设

3.1 提高高校档案信息化建设的投入

为了进一步推进高校档案信息化建设，校领导必须在思想上重视，保证在档案软硬件上保证资金投入。包括移动存储设备、服务器、计算机、复印机、打印机、传真机、装订机、裁剪机、摄像机、照相机等。同时完善高校档案管理系统，建设数字化档案馆，做好档案数据的统筹规划与衔接，完善档案数据库，为提高档案利用效率，服务本校师生及已经毕业的校友。

3.2 加强高校档案管理员信息化管理意识及水平

高校档案部门在收集档案后，除了对档案进行传统整理加工，还需要将各份纸质档案进行数字化转化，将其转化后的扫描件、电子版或者录音录像等信息保存在档案系统中。定期培训档案管理人员，提高档案管理人员的计算机水平、档案信息化的工作技能，加强档案信息管理技术同时提高档案管理人员的专业素质，强化档案管理人员的信息化管理意识，采取考核制度来激发档案管理人员的积极性，除了提高档案管理人员的工作技能，更要使其认识到高校档案信息化建设的重要性。

3.3 提高高校档案信息化安全管理

档案信息化建设不仅是在资金、人才上的投入，高校档案管理部门应该根据《档案部门管理规范》和《电子文件归档与电子档案管理办法》，制定适合自身的档案信息化管理制度和流程，提高高校档案信息化安全管理，制定规范的安全措施，利用好信息管理资源，完善档案管理工作的业务流程和技术规范，为档案信息化建设奠定基础。同时加强高校档案网站安全建设，做好档案网站的维护，完善档案网站的功能，提高档案管理人员的主动服务意识。

4 结语

随着档案管理网络化的进步，信息化是档案管理发展的趋势，档案信息体系是档案部门服务功能在网络时代的扩展和延伸，是建立健全档案管理系统的重要进程，档案信息化建设能拉近高校师生与档案距离，是档案管理部门为广大师生及毕业校友提供更加便捷、亲民的服务。高校档案部门需要充分利用计算机技术，抓住信息化带给档案管理工作的便利，积极推动高校档案信息化建设工作。同时高校档案管理部门也要认识到档案信息化后所面临的传统观念束缚及档案保密体制等风险，高校档案管理部门要从软硬件设备、专业的档案信息化管理人员和档案信息化管理制度等多个层面分析档案信息化建设中存在问题，结合各高校自身情况，完善档案管理信息化建设，充分发档案信息化对档案管理的作用。

【参考文献】

[1]刘婧，周耀林.移动数字档案馆服务体系建设研究[J].档案学通讯，2015（1）：55-59.

[2]陈艳华.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].档案资讯，2015（7）：157，160.