基于图书采购业务招标以及采编业务外包的思索

张宁

摘 要：本文笔者首先对图书采购业务需要进行招标的原因进行了简单的阐述，然后分析了进行图书采购招标的利与弊，在此基础上，针对现阶段在图书采购业务招标以及个别采编业务外包时出现的问题提出了自己的见解。

关键词：图书采购业务；采编业务；招标

随着我国对教育的重视程度越来越高，每年全国各高校在图书购置方面所花的费用也越来越高，现阶段高校用于图书的购置费用已经达到每年将近百万，更有甚至已经达到千万元，怎样才能够更有效的利用高校的图书购置费，这与高校图书馆的管理运作方式息息相关。各高校的图书采购招标已经是现阶段各高校图书馆进行文献采购的主要模式之一，招标工作的关键就是选择有信誉、有资质、高技术的图书供应商。

一、图书采购业务需要进行招标的原因

就职业责任而言，采购相关的工作人员与各公司的业务往来比较频繁，采购员怎样才能保持自身的清廉和需要采购的公司制定怎样的制度对其行为进行约束这些都是非常重要的问题。事实上，在引入招投标制度的时候就可以基本的解决这类问题，招投标制度的制定能够使采购员在采购过程中的相关行为更加的透明，最大限度的避免出现暗箱操作现象，积极的促进了阳光采购的实行。与此同时，招投标制度的引入还在一定程度上规范了采购市场的行为，促使图书商在竞争中采用合理的价格，从而使图书馆与图书商之间实现共赢。

针对图书供应商建立一种科学合理的选择模式，使图书采编外包的工作进一步科学化、合理化，这些工作是完善高校图书采购流程的前提，是能够提升高校图书馆相关购书费用使用率的理论保证，是提高采编相关人员工作效率的基础。为了促使高校图书馆能够实现以下目的，即促进图书采购市场形成良性的竞争，使图书采购的工作能够规范化、市场化，使图书供应商所提供的服务质量能够进一步提高，图书采购的相关业务就应该要开展招标工作，这不仅是现阶段图书采购工作中比较热门的话题之一，同时也是该领域发展的必然走向。

二、简析图书采购招标的利与弊

1.图书采购招标之利

（1）能够提高所选供应商的质量

图书通过采购招标，可以吸引更多的图书商参与竞标，从而有利于选择资质更加优良的图书供应商。图书馆在对图书供应商的资质和投标文件进行审核的过程中，可以对现代社会中实力强的图书供应商进行详细广泛的了解，进而可以在众多图书供应商之中选出服务水平高、资质优良的供应商，最大限度的保证所采购图书的质量。

（2）获取更多配套服务

图书通过采购招标，能够更加有利的寻找到与图书采购工作相适应的图书供应商，这样可以在价格方面得到最大限度的优惠，尽可能的发挥各种项目资金的有效使用率。图书供应商为了能够占领市场和获得最终的订单，其在编制投标文件的时候，为了能够吸引图书馆选择自己，折扣和优惠肯定会尽可能的放到最大，并且最大限度的提供配套的服务。

（3）节约购书的成本

高校图书馆的图书采购工作如果运用招标的方式进行可以在一定程度上节约购书的费用。在确保所采购图书的质量的基础上，通过招标进行图书采购能够为图书馆节约百分之二十的图书采购经费，这样的措施可以在某种程度上对经费不足现象予以一定的弥补。另外一方面，将部分采编业务进行外包也可以减少高校图书馆的其他办公成本，与此同时，从事采编工作的图书管理人员也可以从繁忙的图书采编工作中得到解放，事实上，高校图书馆的基础业务之一就是图书的采编。各高校的图书馆通过对图书采购业务进行招标以及个别采编业务外包这样的方式可以最大限度的节约成本。

2.图书采购招标之弊

（1）图书供应商的服务质量不够高

现阶段，各高校的图书馆将图书采购的业务进行招标而且部分采编工作也采取了外包的方式，而图书供应商一旦中标就必须要提供图书采购过程中的一系列服务，诸如贴防盗磁条、对图书分编、贴条码、贴书标以及盖藏书章等。在此过程中，图书的供应商为了尽可能的提高自己的经济收益就会想方设法的从各方面降低自己的成本，这样就无法保证所印刷的条码和书标的质量是否合格，而在对图书进行管理的过程中条码和书标恰恰是非常重要而且容易磨损的部分，如果他们的质量不合格那么后续的图书管理工作也会出现问题。条码是图书财产号所特有的代表，其一旦破损就会为图书管理带来隐患，使其无法进行流通和被借阅，自然该书也必须从账户中注销。为了能够使所采购回来的图书发挥其正常的作用，图书管理员还必须对其财产号进行重新的分配，并且再次的分编图书，这对图书的管理工作带来了及其不便的影响。

（2）所采购图书的质量不合格

任何企业经营的目的都是为了盈利，图书供应商也不例外，他们在中标之后为了获得利益的最大化，可能会提供一部分利润比较可观但是对图书馆无太大意义的图书，还有的图书供应商对图书到货的时间故意的拖延，这就可能会使得部分图书到达图书馆的时间是在半年以后。而某些时效性较强的的书籍诸如电脑类书籍如果在半年后到达图书馆，那么其价值已经大打折扣。现阶段，图书供应商往往可能一味的强调图书的数量，对图书质量却不够重视，出现这种现象需要各图书馆管理者认真研究对策。

三、图书采购业务招标的几点思考

1.必须遵守公平、公正、公开的原则

在进行图书采购的招标和部分采编业务外包的过程中，所有的活动都必须遵循国家相关的规定，在相关法律法规的支持下明确图书馆和图书供应商之间的权利和义务，在法律规定的范围内，双方都必须严格的遵守合同的约定，若非如此，任何的一方都有权利运用法律的手段维护自己的切身利益。所以，图书馆在整体的招标过程中应该建立和完善高效的运行机制，广泛的招纳有信誉、有资质和技术能力强的图书供应商参与竞标，而且实行投标过程、招标内容以及评标结果全部公开的原则，将招投标的工作置于整体社会的监督下，实行公平的竞争，这将对图书馆选择诚信守法、经验丰富、技术能力高的图书供应商起到积极的作用。

2.建立良好的合作关系

图书馆的图书采购招标业务和部分采编业务外包仅仅靠一方的努力是完全不够的，需要双方建立良好的合作关系，在良好的氛围中达成合作共识。首先对采购图书的质量要进行严格的审核，对于图书供应商完成的工作应该严格的依照采购合同中约定的要求，从质量到数量进行严格的核查，避免非法出版图书和盗版图书混进来。其次，要严格的把好编目质量这一关，在图书供应商完成图书编目之后对其质量进行严格的检查，避免因为编目人员的工作失误而造成经济损失。最后，图书供应商在进行采编的过程中，加强其与图书馆之间的互动，在互相理解和信任中建立友好的合作关系，图书供应商应该派专业的编目人员到图书馆对图书的编目加工、贴磁条、盖馆藏章等工作予以技术指导，提高其社会服务的质量，从而实现共赢的局面。

3.条码不应该外包给图书供应商

如果图书馆把贴条码的工作外包给了供应商，这会在很大程度上使图书验收的难度加大，图书供应商为了节约运输图书所产生的成本就可能会把图书累积到一定程度才进行运送，一般情况下得积累到六七千册，图书送到图书馆之后首先得进行核对清单的阶段，然后再将每本图书的条码号都输入到图书馆数据库里。就财产管理的角度而言，清单上统计的图书财产账目必须与系统中所统计的财产账目一致，一旦这两者不相符，图书供应商必须提供该批图书所有条码的起止号，而如果想查到这些不相符图书的详细信息，就必须得验收完所有的图书之后才可以查，在上千种书中找一本或者两本书，难度之大可想而知。因此，笔者认为条码工作不应该外包。如果确实需要外包的话那就必须得对图书供应商所提供的条码质量予以规范，并且要求其提供的图书条码的起止号准确无误，这样便于统计和验收财产账目。

四、结语

综上所述，选择合理的图书供应商，使部分图书采编业务的外包工作能够顺利进行，是提高采编相关人员工作效率的基础。与此同时，各高校图书馆在进行图书采购招标和采编业务外包时还应该意识到此过程中可能存在各种问题，并针对这些问题积极的研究行之有效的对策，最大限度的完善招标内容，明确双方的权利和义务，从而促进这两项业务能够顺利有效的实施。

参考文献：

[1]黄淑娥，时冬梅.地方高校图书馆图书采购招标及分编业务外包探析[J].科技信息（科学教研），2008，24.

[2]杨晓蓉.基于图书采购业务招标以及采编业务外包的思索[J].图书馆学研究，2005，10.