高校人事档案管理探究

杨凤梅

摘要：针对目前高校人事档案尚未形成完善的管理制度、利用率较低、管理方式落后、需投入等现状，以及工作中存在的不足，从提高高校人事档案信息管理系统的性能、控制等方面，提出了信息化时代高校人事档案的对策建议。

关键词：高校；人事档案；探究

中图分类号：G718 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2016）09-0011-02

1.目前高校人事档案管理现状

1.1完善的人事档案管理制度尚未形成。随着社会的不断发展，对各大高校人事档案提出了更多更高的要求。建设信息化人事档案管理体系，对档案管理人员的知识结构和专业素质提出了更高的要求。未实现信息化人事档案管理体系制约着档案管理工作的发展，促使人事档案管理工作的问题进一步加深。

1.2人事档案的利用率较低。人事档案能够提供学校所需要的信息，所以创新和转变人事档案管理方法能够保证充分发挥出人事档案管理工作的作用。许多高校仍旧延续着传统的查阅人事档案的方式，原始的查阅方式不仅导致档案管理人员的工作效率下降，而且增加了档案管理人员的工作量。由于学校仍未使用人事档案管理系统软件，因此教学档案管理无法利用信息化的便利实现档案资源共享。

1.3高校不重视人事档案管理。虽然高校人事档案有着重要的意义和作用，但是相比较科研成果的立项、教学计划的安排等重大项目，高校的领导往往表现出不重视。同时，随着我国自主创业政策推动、就业方式的多元化等，致使学生和老师往往意识不到学籍档案的重要性，学生对学籍档案的重要意义得不到全面了解，不知道在我国特殊国情体制的大环境下，学籍档案转化为个人档案过程，致使自己的合法权益得不到应有的保护。

1.4高校人事档案的管理方式落后。高校人事档案目前较多采用传统方式的存储管理，并没有发挥档案的信息提取、信息共享、数据挖掘等作用，这种严重滞后的档案管理方式，制约着高校档案价值的利用程度，同时也使得高校的档案管理人员容易产生消极怠工的心理，失去对工作的积极性，而这又进一步影响了档案管理工作的正常发展，形成了一种恶性循环。

1.5高校人事档案管理信息化系统工程亟需大量投入。高校人事档案的信息化是一个系统性复杂工程，需要前期大量详细的规划，需要大量的人员配备和资金投入，这就使得一些本来教学和科研经费紧张的高校望而却步。当然，也存在一些学校投入了巨资进行人事档案管理信息化系统建设，但是由于人员素质跟不上，管理系统得不到妥善管理和持续性利用，这些都是目前高校人事档案管理中的突出问题。

2.高校人事档案管理的不足之处

一是人档不统一。人档合一的历史已经被改变，现在各高校都出现大量人档分离与一人多档等现象。其中，人档分离包括三种不同的情况，多重身份的人员、被扣档或主动弃档的跳槽人员、档案遗留在原单位而跳槽的人员，而一人多档的情况原因较多，这些现象都是人事档案管理不足的体现。

二是材料收集不全。相关部门在进行人事档案管理时，经常出现材料收集不全、数据不够准确，或者整理不够规范等情况，其中，包括将不完善的手续材料存档，对档案里的资料不经过核实和鉴定，导致档案的真实性受到影响。

三是资料保护意识差。对多数有管理档案权限的学校部门，其管理方法存在着一些问题，比如，一些管理人员缺乏对档案管理的保存意识，而且缺乏一定的专业知识，这对档案保护来说是非常不利的。因为档案管理是绝密的，而且只有掌握了一定的基础知识，才能对文书与档案的内容进行理解，这样就可以更好地提高档案服务质量，促进档案管理的规范化、标准化。所以必须要引进先进的管理人才，促进档案的良好管理。

四是档案管理过程中信息技术应用欠缺。在人事档案的管理过程中，除了缺乏相应的专业人员，还缺乏对信息技术相关的应用。如今互联网极具便利，几乎各行各业都离不开互联网的使用。但是如果在人事档案的管理过程中仅仅依靠人力劳动是远远不够的。因为，如果还是通过传统的纸质人事资料的方式，就会大大降低查阅的速度和效率，而且这也非常不利于对个人档案的保护。所以在档案管理过程中加大信息技术的应用是非常有必要的，这样才会更好地促进高校个人档案的管理工作。

五是档案管理的保密措施不严密。对一些人事档案资料来说，最大的问题就是保密技术问题，如果没有高超的保密技术，档案的管理就会出现很大的问题，比如丢失或是泄露。而且这也是人事档案管理过程中一个重大的问题。管理者所要做的就是要采用一些保密措施进一步保护这些档案免受损坏或丢失。

3.提高信息化时代高校人事档案管理水平的对策建议

3.1提高高校人事档案信息管理系统的性能。对高校人事档案信息管理来说，必须要提高信息管理系统的性能，简单来说，就是要对档案管理系统进行定期维护，不断更新，这样才可以保证管理系统的准确性。信息管理技术在目前高校档案管理中起着非常重要的作用，只有进一步提高高校人事档案信息管理系统的性能，才能更好地提升高校人事档案的管理效率。

3.2提升高校人事档案信息化管理队伍素质。在高校人事档案信息管理过程中，要引进专业的管理队伍来提高档案管理效率，通过引进一些熟悉电子档案管理设备的专业人才，进一步提高高校人事档案管理水平。除此之外，还要对高校内部相关的档案管理人员进行定期培训，提升其档案管理水平，为高校的管理队伍注入新的活力。

3.3营造人事档案管理信息化氛围。要加强高校人事档案管理，首先就要营造管理信息化氛围，重视高校人事档案信息化建设，通过部门领导和管理者制定合理的信息化管理方案，为人事档案管理数字化提供良好的基础。

3.4提高人事档案服务效率。制定适合当前形势需要的人事档案管理制度，不断改善整体的管理方法，切实规范人事档案管理。要求每一个人事档案管理者都具有熟练的档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护等环节的技术，并且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能。

3.5提高人事档案的数字化水平。数字化背景下的高校人事档案管理，要求管理人员将人事档案中的材料信息从传统的文字记录转换为通过计算机存储，并形成存档人员个人信息数据库。在进行人事档案的数字化过程中，需要同时考虑档案的安全和保密两个方面。如今经济发展正在向数字化时代趋势转变，充分运用计算机，可以有效促进高校人事档案管理的效率。

3.6做好高校人事档案管理的前端控制。为了处理好人事档案管理过程中出现的问题，管理人员需要做好档案管理前端控制。所谓档案管理前端控制，就是为了保证档案内所有材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性的有效举措，具体做法包括：（1）转变传统管理观念，根据材料形成的客观规律，对材料出现的问题进行核实，并采取有效措施解决；（2）整理好关于晋升、考核、出国进修和访问、离任审计等相关资料的更新和变动，增强管理人员的前端控制意识，保证人事档案材料的质量。