事业单位档案归档材料的整理探究

姜涛

摘 要：随着国家政策的不断推出，事业单位的工作也变得更加标准化和规范化，事业单位档案归档材料的整理工作是我国档案事业的重要组成部分之一，加强事业单位档案管理对于提高我国档案综合管理水平的作用无可比拟。本文首先阐述了事业单位整理档案归档材料的意义，随后介绍了事业单位整理档案归档材料的原则，最后分析了事业单位整理档案归档材料的程序。

关键词：事业单位；档案归档材料；整理

作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。

一、事业单位整理档案归档材料的意义

事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。

另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。

二、事业单位整理档案归档材料的原则

1.做好档案整理工作

对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的 活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。

2.以有利于保管和利用为前提

在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。

3.遵循文件的形成规律

事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。

三、事业单位整理档案归档材料的程序

1.分类材料

对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。

2.整理材料

事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。

3.编目材料

归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。

四、结语

综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。

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