做好医院档案信息服务工作的有效措施

唐智慧

医院是以防治疾病为主要任务的医疗预防机构，在疾病预防、治疗和行政管理等职能活动中形成了医疗护理、预防保健、科研教学、药学管理、行政管理等多种门类、多样载体的综合档案系统，这些档案资料是做好医院各项工作的依据，是医院管理工作开展的重要条件。医院档案管理的最终目的是档案最大限度地服务于科研与临床，服务于所需用户，只有以多样的、及时的、方便的、有效的档案信息服务，才可能充分满足多层次用户对档案信息多层次的需求，从而达到有效利用的目的，充分实现档案的价值。

一、更新服务观念

在我国的经济体制由计划经济向社会主义市场经济转变过程中，医院档案部门应当抓住机遇，迎接挑战，深化改革，从封闭、为少数人服务的保守、传统的守摊型旧理念中走出来，要树立大市场、大档案、大服务观念，树立效益意识、竞争意识、质量意识，建立面向市场、面向生产，多渠道、多形式、多方位的服务机制。首先，要明确深化改革的目的和指导思想，即在社会主义市场经济条件下，进一步繁荣和发展档案事业，更好地履行档案部门的职能，最大限度地发挥档案部门的作用，为医院发展服务，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。其次，要解放思想、转换脑筋、树立市场经济意识、效益意识、竞争意识和协作意识等一系列发展社会主义市场经济所必需的新观念，克服“档案工作无为”的思想，要真正认识到档案信息是一种有价资源，且蕴含着巨大的经济效益和社会效益。

二、转变服务方式

档案作为潜在的有历史价值的信息，开发及时，应用得法，会很快转化为生产力，帮助医院在市场竞争中取胜，如果缺乏系统、及时、准确无误的档案信息依据，看不到档案在振兴医院发展中的这种巨大作用，领导的决策和方针政策的制定就成了无源之水，无本之木，所以，档案的利用工作有必要从一般的提供利用向主动开发档案资源方面转移。利用医院档案资源主动服务的主要方式：一是跟踪服务，及时反馈信息。二是根据需求，开发专业性信息。

三、优化服务氛围

（一）完善激励机制，鼓励医护人员开展科研。随着医学科学的发展，科研不单是高层科研机构的任务，也已成为基层医院主要任务之一。医院档案资源服务的对象主要是医护人员，调动他们科研的积极性，是开发利用病历档案信息资源的一条主要途径。各医院应建立健全激励机制，鼓励、支持医护人员开展科研活动，为广大医护人员开展科研创造一个宽松的外部环境。

（二）加强档案信息资源的交流。当今的时代是最有效地运用信息资料的时代，谁的信息资料掌握的多，谁的科研成果就来得快，取得多。但医学研究所需要的临床数据，不像有些科学数据那样，由人工试验来提供，它受病种病人来源诸因素的限制。在临床科研中，其周期的长短取决于病历档案资料的丰富与否。如果我们扩大病历档案来源，无疑会缩短科研周期，提高科研效率。因此，档案管理应走出狭小、封闭的小圈子，在院与院之间建立档案相互交流制度，定期地进行档案信息交流，以弥补某病种病历档案资源的不足，这样才能更好地为本院医、教、研提供有价值的信息资料。

（三）档案管理人员要积极参与档案内容的研究。目前，基层医院的档案管理人员只局限于对档案的收集、整理、编目、存取工作，对档案内容的深层次研究缺乏必要的手段和措施，档案的利用绝大多数处于被动提供状态。要解决档案利用率偏低的矛盾，需要通过多种途径培训，提高档案管理人员的业务素质，使其不仅具有管理档案的能力，又具有档案内容研究的能力，这样，除保证对医疗、教学、科研等正常调用档案外，还通过档案内容研究开发新课题，有目的地指导科研工作，促进档案利用，使保存的档案价值真正体现出来。

（四）扩大服务领域

①开展咨询服务：开展咨询辅导工作，可以正确引导利用者有重点有目的地查询自己所需的资料。②定期跟踪服务：档案工作要全面服务于临床、科研，满足广大用户的需求。除了“坐”等用户上门外，还必须有延伸服务的意识，深入到临床第一线和科研教学活动中去。同时，还应建立档案利用效果的反馈制度，及时发现工作中的不足，不断完善服务内容，提高档案利用率。③进行档案情报研究：档案情报研究是在档案进行调查研究的基础上进行的一项高层次的服务工作，这是开发档案资源为临床、科研及医院管理服务工作中最佳而又必须做好的工作。④开展用户教育：为了让医护人员更好地利用和了解档案，掌握科学的方法和途径来利用档案资源，应实现被动的“享受服务”向“自我服务”型转化，加强对用户的教育培训。⑤实现档案资源共享：档案利用要由传统的封闭型管理转变到开放式管理，打破院际、省际、国际界线，在上级部门统一组织和协调下，构筑区域网医院档案信息管理网络，做到互通有无，资源共享，提高医院档案信息服务工作的深度、广度。

四、强化服务效果

（一）开发利用档案信息资源为医院管理服务。在从事医院管理过程中，信息管理起着重要的作用。通过对档案资源的分析、研究、开发，将其转换成医疗信息为医院管理服务。通过档案资源的提取，获得大量的医疗信息，对深入研究医院管理及合理评价医疗质量，强化医院管理工作起决定性的作用。为使档案资源有效的开发利用，必须合理调整档案人员结构，首先在三级甲等医院中采取硬性规定，档案管理人员应按比例引进医学院校、卫生信息专业或医院管理人员，从事档案资源的分析、研究、开发利用工作。其次，要掌握卫生行政事业管理，医院管理的发展目标，根据其目标的需要，确定档案资源开发项目。

（二）开发利用档案资源为临床医、教、研服务。医院档案管理人员要更新观念，适应医学科学的高速发展，改变传统档案管理被动的提取服务方式，增强档案管理信息意识，疏通档案管理渠道，开拓档案管理新形式，走出档案室，经常与临床科室沟通，听取意见，密切关注学习动态，了解临床医、教、研内容，确立正确的档案资源研究课题，开发可利用档案资源，为临床医、教、研服务。为了拓宽档案资源开发利用的领域，档案管理人员应具备预测意识，注意研究总结不同目的的利用特点与规律，提高利用需求预测能力。