新时期学校人事档案信息化建设的思考

谢俊鸿

摘 要：随着信息化技术的不断发展，传统、单一的人事档案管理已经无法满足学校发展的需要，信息化管理已经成为不可逆转的时代流。可是，从实际情况来看，不少学校在人事档案信息化建设的过程中，仍旧存在着学校领导不够重视，缺乏专业的人才队伍和信息化建设推行不够全面等问题。本文结合有待解决的问题和实际的实际情况，从转变观念，加强管理人员对信息化建设的意识；稳定队伍，加强人事档案管理人员的专业培训；创新技术，推进数据库信息化网络化建设三个方面提出了推进新时期人事档案管理信息化建设的具体措施。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化

一、现阶段人事档案管理有待改进的问题

1.对人事档案管理不够重视

人事档案管理已经存在很长时间，但是人事档案管理信息化建设却远远未能跟上学校发展的步伐。主要原因在于学校管理人员缺乏对人事档案管理信息化重要性和必要性的认识，重视程度严重不足。人们普遍认为人事档案管理在学校发展过程中的作用微不足道，只是属于后勤部门的工作，认为做好资料保存，掌握基础的知识就是人事档案管理的全部工作。因此，对人事档案管理这一模块的资源投入极少，人力、技术、资金大大不足，这无疑已经严重影响了人事档案管理信息化建设的速度。

2.缺乏专业的信息化管理人才

人事档案管理建设已经逐渐步入信息化进程，学校人事档案管理质量的高低受到多方面因素的影响，但人作为意识能动作用的唯一条件，是影响人事档案管理信息化建设的关键因素之一。学校发展进程逐步加深，人事档案管理对人才能岗匹配的有效利用，对加快创新人才的深化培养，对提高档案的利用率有着重要的推进作用。人事档案管理作为学校发展的重要影响因素，而人才是人事档案管理信息化建设的关键点，由此可见，人事档案管理人员的专业化水平和综合素质不仅左右着对档案管理建设工作能否顺利进行，还直接影响着学校未来内部管理的可持续发展。纵观目前实际来看，学校内部大多数人事档案管理人员的专业化水平不过关，很多资历深的职工通过退休后返聘，或者岗位再分配的方式被调动到人事档案管理的职位上，他们的基础知识和专业技能严重与岗位任职条件存在较大差距，这无疑会大大影响了学校人事档案管理信息化建设的进程。

3.人事档案管理信息化推行不够全面

从实地调查的情况来看，传统的人事档案管理仍旧是大多数学校使用的工作方式。通过人员重复机械化地进行工作，即使是对人员信息进行细化分类整理，但是查找目标仍需花费大量时间，重复的查阅也可能带来文件的损坏，传统的人事档案管理工作效率非常低下。与此同时，我国人事档案管理信息化建设目前尚未形成统一的标准和规范，信息数据库未能形成系统性和整体性建设，出现了信息采集不全面，信息更新不及时，信息数据存在错误，人员信息相对混乱等问题。即使部分学校配备了专门运用于人事档案管理的计算机，但是也只是在档案目录内容、人员基本信息、档案传递能方面初步实现了信息化管理，人事档案管理信息化推行不够全面。

二、新时期推进人事档案管理信息化建设的建议

1.转变观念，加强管理人员对信息化建设的意识

新时期推进人事档案管理信息化建设的首要任务是转变学校管理者的观念，让他们从根本上认识到实现人事档案管理信息化对学校未来发展的重要性和必要性。学校如何才能提高人员对人事档案管理的意识呢？第一，学校应该做好内部宣传，尽可能通过多种途径提高职工对人事档案重要性的认识，从而更好地配合相关部门完成信息的收集。第二，从制度角度出发，学校必须要按照国家的相关制度和政策，结合学校发展的实际情况，建立相对有效的管理制度，规范人事档案管理信息化建设的相关工作，同时，在制度上逐步改善人事档案管理的实用性和规范性。

2.稳定队伍，加强人事档案管理人员的专业培训

如前所述，人才是影响人事档案管理信息化建设的关键因素之一。只有组建信息化建设的人才队伍，定期为他们开展相关知识和技能的培训，不断提高人事档案管理人员的综合素质和专业技能，才能确保学校人事档案管理信息化建设的顺利开展。人事档案管理信息化建设与传统管理方式的最大区别在于对计算机技术的掌握。信息化建设都是依靠熟练的计算机软件和系统技术来完成的。所以，学校在加强人事档案管理人员的专业化培训时，首要条件是对他们进行计算机网络技术的培训，让他们掌握先进的计算机技术，熟悉常用的计算机软件，提高专业化的工作水平。在计算机软件出现更新换代，需要掌握新的方法和技巧时，学校必须及时为员工提供专业化的技能培训机会，确保人事档案管理从业人员队伍的技术过关。同时，学校可以以季度或半年时间为基础，对信息化建设的相关人员进行考核，目的是督促人事管理档案人员保持乐于学习的心态，促进他们积极学习和掌握新的技能，实现岗位价值，从而推进学校人事档案管理信息化建设的逐步完善。

3.创新技术，推进数据库信息化网络化建设

信息化、网络化必然成为人事档案管理建设发展的必然趋势，只有充分运用计算计、网络等多方面的现代化的信息技术，才能推进人事档案管理的现代化发展。建立学校内部的人事档案网络平台，扩大人事资料的覆盖范围，实现学校内部资源共享，切实为各部门提供安全可靠、全面准确的人事信息。在推进信息数据库信息化建设的同时，必须关注和加强网络的安全防护。做好信息化网络防护的具体方法，第一，时刻做到网络安全的检测工作，在共享网络设备上安装入侵检测系统，以便于第一时间统计分析网络的进出数据流。第二，设立安全的网络访问密码，并且定期进行修改更换，防止出现数据外流或遭到恶意破坏，同时数据库的信息要第一时间做好备份，以防数据库遭供给破坏时，能对信息进行还原。通过对数据库进行信息化网络化建设，确保信息数据库的管理和维护，从而推进人事档案管理信息化建设的顺利开展。

三、结语

人事档案管理作为人事信息的重要载体，其重要性变得越来越大。信息化、网络化已经成为人事档案管理建设的必然趋势，学校只有加大对信息化建设的投入力度，提高档案管理人员的综合素质，运用现代化的科学手段，才能全面推进认识档案管理信息化建设，最大限度地为学校选人用人提供准确便捷的服务。

参考文献：

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