人事档案信息资源开发利用的对策

沈春萍

摘 要：人事档案信息资源的开发利用，就是以人事档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法，提供人事档案或档案内容中有关情况，为组织人事工作服务的活动。人事档案信息资源开发利用的意义是多方面的。

关键词：人事档案；利用；对策

人事档案作为一种信息资源，为人事部门选拔、考察和使用人才发挥了重要的作用，得到各级组织对档案工作的重视和支持。为使人事档案工作更好地为培养、使用人才服务，必须做好人事档案信息资源的开发利用。

开发利用人事档案信息资源，主要应做好以下几点：

一、重视人事档案材料的收集和档案信息开发

根据人事工作的发展，努力开源，广泛收集人事档案材料，不断充实档案内容，补充新材料，完整反映人事的情况，减少时间差造成的信息老化和过时，避免时效性失真，是档案信息开发的基础。人事档案材料中除了反映历史记载外，还必须有现实的“动态”材料，特别是要注重收集反映改革开放以来，各种人才德、能、勤、绩等方面的材料，收集干部的年度考核材料、任免材料、各种奖励材料、科学技术成果材料、专业技术职务评聘材料、学习培训材料等。在收集工作中，要把握人事档案材料形成的各个环节，掌握人事档案材料形成的规律，及时、准确、完整地收集新形成的人事档案材料，使其齐全完整，促进其内容向立体化和量化方面转化，为档案信息开发打好基础，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。

二、人事档案部门要认真履行开发档案信息资源的职责，转变有碍于开发利用档案信息资源的传统观念

一要破除传统观念的束缚，全面理解人事档案的价值。在严格执行《保密法》和《干部档案工作条例》的前提下，为开发利用人事档案信息资源创造良好的社会环境；二要用历史的、全面的、发展的观点看人才，不能因一时一事的某些枝节问题而“一叶障目，不见泰山”。要有组织有计划地收集、整理、宣传介绍干部队伍中坚持四项基本原则，勇于改革，在社会主义革命和建设事业中作出重大贡献的中青年干部和科技工作者；三要在科学、审慎、求实的原则下，多渠道、多形式地向组织人事部门提供在社会主义现代化建设中具有典型意义的各类干部代表的档案信息，为使用好人才提供依据；四要倡导人事档案可以有条件地向本人开放的观念，打破过去公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到履行一定的手续可以知晓有关人事档案的内容，并利用人事档案解决实际问题。

三、努力开发人事档案利用领域，充分发挥人事档案信息资源的作用

由于过去缺乏对人事档案的开发利用，利用方法落后，其作用远远未被发挥出来。今后应采用编辑各类人员的各种信息资料，建立“人事卡片”和“各类人员的名册”，利用计算机建立“人才库”，将干部的简历、干部的任免、奖惩、学习培训、考核、工资、专业特长以及干部离退休时间等信息资料编印成册，提供给领导和决策机关参考及干部人事工作者利用等形式，可以拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案作用。

四、明确方向，转变传统的开发方式

1.由单一保管型向开发利用型转变。人才交流、选贤任能是经济建设高速发展的重要保障之一。开发人事档案信息资源，为选贤任能服务，是当今人事档案工作的首要任务。人事档案工作要坚持开发与利用并重、指导与服务相结合的原则，以为经济建设服务为宗旨，使人事档案工作真正实现由单一保管型向开发利用型的转变。

2.由被动服务向主动服务转变。人事档案工作者应该转变过去那种“坐、等、靠”的服务观念和人事档案与选人用人游离的意识，要把人事档案工作与选拔人才工作结合起来，主动为用人单位提供人才信息服务，为经济建设的发展创造良好的条件。

变被动性服务为主动性服务。首先，就是要树立服务观点，增强服务意识。档案工作者要有强烈的事业心和责任感，树立全心全意为人民服务的思想，做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和管理等工作。第二是行动上要主动。不仅要注意收集已产生的材料，还要根据每个阶段的需要，适时补充一些新的材料。人事档案工作者应积极配合机构改革、干部人事制度改革及人才开发提供有一定超前性、参考性的人事档案信息，同时结合各单位档案工资调整，人员出国（出境）政审，职称评定、干部任免、人才挑选提供全方位服务。第三是方法上要改进。要改进传统的材料收集、档案管理、档案利用方式，将人事档案信息库变为组织上发现培养选拔使用人才的信息库。第四是措施要切实可行。要经常了解和掌握形成人事档案的信息来源，注意沟通信息渠道，建立健全人事档案信息交换联系制度，形成人事档案材料收集网络，以提高人事档案信息资源的利用率。

开发档案信息资源，充分发挥人事档案信息的作用，为人事工作和党的中心工作服务是人事档案工作的根本目的。在长期实践中，人事档案部门积累并保存了大量的人事档案资料，为开发利用工作奠定了良好的基础，正朝着规范化、制度化的方向发展。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源，满足人事工作的需要，有效地为其提供利用，才能充分显示出它的使用价值。我国的政治体制、经济体制改革需要大批新型人才，而人才队伍建设离不开挖掘人才、培养人才。因此，人事档案人员一定要为建设高素质的人才队伍提供高质量的档案，为人事决策提供优质服务，充分发挥人事档案的独特作用。

（1）是衡量人事档案管理工作优劣的基本标尺。人事档案管理工作的最终目的是实现有效利用，档案的利用效果与档案质量密切相关。如果提供的人事档案内容真实、材料完整、编排有序、目录清楚、装订考究、整齐美观，利用起来有案可稽，方便高效，利用者赏心悦目，说明我们提供的档案是优质品；反之，则说明档案工作只在低水平上徘徊。同时，基础工作与利用工作联系密切，利用工作是建立在基础工作之上的，没有基础工作就没有利用工作，基础工作薄弱，利用工作就不能有效开展。提供利用能不断得到信息反馈，发现工作中的问题，有利于我们有的放矢地改进工作。

（2）是科学而合理地开发人才资源的必要条件。合理利用各种资源，最大限度地发挥其作用，以获得最佳效益，是管理的宗旨。人事工作是管理人的工作，即开发人才、培养人才、使用人才、充分调动人的积极性，使有用的人才各得其所。因此，对所管人员的德、能、勤、绩等方面必须要有充分的了解。人事档案准确而全面地记载着个人的经历、品德、能力、工作、业务水平等主要情况，通过人事档案信息资源的开发利用能为选拔德才兼备的人才，合理使用人才，充分发挥人才的作用提供可靠的依据，使人才资源的开发建立在可靠、科学的基础上，克服用人中的盲目性和随意性，纠正以权谋私，任人唯亲等不正之风，达到知人善任之目的。在市场经济条件下，人事档案工作更要积极做好提供利用工作，正确处理保密与利用的关系，尽量拓宽服务面，变“死”材料为“活”信息，为各种人才脱颖而出创造条件。

总之，及时、准确、高效地为人事工作和党的中心工作服务是人事档案工作的出发点和落脚点，以保证利用为中心、抓好优质服务是检验和衡量人事档案工作好坏的基本尺度。为此，档案工作人员应进一步明确服务方向，端正服务态度，在坚持原则的基础上，时时为利用者着想，处处为利用者创造条件。要敢于开拓创新，使人事档案工作再上新台阶，充分发挥人事档案作用，为市场经济条件下人事工作和人才开发服务。

参考文献：

[1] 李巧琳， 冯晶. 实现管理现代化 促进人事档案信息开发利用[J]. 黑龙江档案， 2004.