关于对社会保险业务档案工作的思考

李刚

[摘 要]社会保险业务档案是人力资源和社会保障工作实现“记录一生、保障一生、服务一生”的基础性工作，是民生档案的重要组成部分。随着社会保险制度的不断健全，社会保险的覆盖面日益扩大，社会保险档案在社会经济活动和百姓生活中已成为不可或缺的组成部分。本文对社会保险业务档案管理，提出了建议性的对策和建议。

[关键词]人力资源和社会保障；信息；规范化；业务培训

人力资源和社会保障工作涉及到群众的切身利益，工作范围涵盖了一个人从出生到死亡的整个生命历程，社会保险业务档案是实现“记录一生、保障一生、服务一生”的基础性工作，是民生档案的重要组成部分。随着社会保险制度的不断健全，社会保险的覆盖面日益扩大，参保人数不断增加，社会保险档案在社会经济活动和百姓生活中已成为不可或缺的组成部分。

一、社会保险业务档案的重要性

（一）社保业务档案管理关系到广大参保职工的切身利益。社保业务档案管理是系统性的工作，涉及范围广，不仅涉及人力资源和社会保障、民政、社会保险等诸多部门，还关系到广大参保职工的切身利益，在参保职工个人基数申报、灵活就业、个人账户、养老关系转移等基础信息填写、录入时难免有疏忽和遗漏之处，在办理退休手续，计算待遇水平时业务数据库电子档案就无法核实或计算错误，这就需要保存完整的个人记载资料，即纸质业务档案的印证和核实，才能确保参保职工的合法权益不受损害。

（二）社保业务档案的管理工作是社会保险内控制度的重要组成部分。加强社保业务档案管理，保障业务资料的安全完整，不仅为事后审计监督提供依据，更是提高社会保险内部控制水平，减少差错的重要手段。档案资料的收集、整理也是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。因此，档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

二、社保业务档案规范化管理的现状

（一）社保业务档案规范化重视程度不够。随着社会保险的全覆盖，参保人数不断增长，社保业务档案数量激增，档案资料的收集、整理业务工作由于软、硬件投入不足，人员配备不到位以及缺乏相关的档案管理流程，造成了社保业务档案该归档的没有及时归档，甚至长期堆放在办公桌上，与财务档案、人事档案混放等现象。部分档案业务管理人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有形成规范化的管理制度。

（二）社保业务档案规范化管理缺乏科学性。部分社保经办机构实现了业务档案的电子化管理，但业务档案入库工作仅仅停留在存档入库和排列上架的形式上，档案管理人员只相当于仓库保管员；部分社会保险机构仍延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展，因而未能发挥出应有的效能。

（三）社保档案人员缺乏相关业务培训，业务水平有待提高。社保经办机构工作重心主要放在社保基金的收集、支付和管理上，对业务档案规范化管理重视程度不够，档案管理人员的业务培训较少，档案管理人员多为兼职人员，不仅不能专注于档案管理，人员也不稳定，造成业务水平偏低，影响了档案规范化管理工作，工作质量无法保证。

三、加强社会保险业务档案规范化管理的建议

（一）强化组织保证，促进领导实施。社保经办机构要建立健全档案工作领导小组，强化队伍建设，配备专职档案管理人员，全面梳理完善各项档案管理制度、规程及工作制度，优化业务档案管理流程，提高经办机构档案管理人员业务素质和操作技能，运用信息技术从源头抓档案管理，保证业务档案材料应归尽归，整理立卷规范有序，提高档案管理规范化程度，以满足数字化工作对档案管理的要求。

（二）规范社保业务档案，健全管理制度。随着人社部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》颁布后，社保业务档案的规范化管理有法可依，规范化管理不仅要规范收集、归档、整理、保管社保业务档案，反过来还要充分发挥社保档案对社保业务经办的促进和监督作用。通过社保档案工作与社保业务两者之间的关系，深入挖掘系统内外业务档案的应用领域，用标准、流程和制度克服档案管理和社保业务经办工作中的随意性，从而使社保业务档案及业务经办同时得到持续扎实的推进，促进业务档案规范化管理实现“制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细”的重大转变。

（三）注重培训，促进档案队伍建设专业化。社保档案规范化管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握相关的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。社保经办机构要会同档案行政管理部门，组织负责人和档案管理人员、信息管理人员进行业务培训，并将培训范围扩大到一般工作人员，镇、街劳动保障所和居委会，强化管理统筹协调，加强社保业务档案标准化建设的规划、决策和执行力度，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。