提升高校办公室工作水平的若干思考

杨庆华

摘 要：改革开放进入新时代后，我国的经济政治文化在日新月异的变化间，给高校提供了极佳的环境和条件，推动了高校的不断发展。与此同时，各大高校所面对的挑战也日益增多。而在高校的壮大过程中办公室作为高校行政管理的办事机构起到的更是统筹优化、综合管理的重要作用，其工作水平直接影响到高校的发展速度和发展质量。所以为了进一步满足社会对高校办学规模、办学质量的要求，就必须要发现并解决出现在高校办公室工作中的问题。本文就高校办公室工作存在的相关问题进行简要分析概述，以供参考。

关键词：高校办公室；工作水平；存在的问题；解决方式

高校作为培养人才，为社会各行业输送高质量精英的场所，其发展质量与发展水平关乎国家整体命运。高校发展是一个涉及诸多主体，包涵无数环节的复杂且庞大的行政管理体系。在这个体系中高校办公室就像是中枢神经一样的存在，管理的事物繁杂却重要，担负着信息管理、综合协调、督查督办、参谋助手、对外联络以及对诸多日常事务的管理与服务工作。可见高校办公室的作用之重要。尤其是在当代中西方文化加错复杂，一些消极思想趁虚混淆视听的情况下，如何打造一个符合时代要求的高校办公室，如何不断促使办公室改革创新，提升工作水平，是高校实现科学可持续发展的重点环节。

1 高校办公室工作中存在的问题

存在于高校办公室工作中的问题严重影响了办公室的工作效率和工作质量，不可避免地造成了资源的浪费。所以在承认高校办公室的积极作用和重大意义的同时，也必须找出影响办公室工作水平提高的负面因素，才能更具针对性地加以解决。

1.对高校办公室工作职能定位有偏差

高校办公室的工作相比其他部门具有更强的原则性、事务性和综合性，所服务的对象和负责的领域也更加广泛。同时一切工作的出发点和落脚点都是更好地为全体师生服务，为了做到这一点高校办公室的管辖面不断延伸，但是工作质量和师生满意度却不见提高。这是因为办公室扮演的角色不但是服务者，也是决策辅助者和综合协调者，总之不应当处于被日常琐碎事物困扰的低水平状态。

但是在实际的工作过程中，随着高效办公室规模的不断壮大，人数的不断增加，却出现办公室工作职能定位发生偏差，职责范围界定愈发模糊的现象。在工作中经常出现一些急待解决的问题却久拖不决；本应细致掌握的各类信息却知之甚少，无法帮助高校领导层做出正确决定的情况；清晰的工作职责变得模糊，部门之间的工作范围发生重叠。同时由于办公室工作负担的增加，也令部分人员无法细致周到地处理师生在工作学习中遇到的麻烦。

2.对办公室工作的重要性认识不到位

高校办公室直接承担着对于国家各项政策制度学习传达，以及把好信息档案整合，获得第一手资料，监督其他部门工作的重要职责。因此日常的工作总是围绕着一定的信息展开，而这些繁重复杂的细节性工作，却极大地降低了工作人员的积极性，逐渐令他们忘记了办公室工作背后的重要意义。

办公室工作人员一直以“对一时不如少一事”的随意性心理对待办公室工作，就会令上级的计划无法落到实处，各部门之间的矛盾愈发尖锐，相互推诿现象不断出现。倘若这种情况得不到及时的处理，就会极大地降低工作效率，增加工作成本，严重阻碍高校的发展道路。

3.办公室工作人员的整体工作素质不高

办公室人员不断增加导致的另一个问题就是办公室工作人员的整体素质不高。主要表现为一些办公室工作人员的思想观念并未得到及时的更新，仍旧停留在传统的管理思维之中，仍旧以传统的低效的办公手段处理工作，仍旧固守在自己的范围内，不与其他部门进行沟通联系，从而浪费了许多不必要的时间和资源。同时一部分工作人员的工作只是停留在表面无法对信息进行深入挖掘，无法对现有的模式进行创新，所以对于日益增多的，难度不断提高的工作心有余而力不足。这样的工作模式已经不适宜于当前信息时代高效多层次办学的要求。

2 高校办公室工作水平不断提高的措施

以上所说的就是存在于高校办公室工作中的问题，要解决这些问题，提高办公室的工作水平，推动高校的发展适应时代的要求，就要采取一系列的措施，不断强化办公室工作人员的学习、效率、服务等意识，提高办公室工作人员综合协调、信息整合掌控等多种能力。具体方法如下。

1.提高办公室工作人员的专业素质

素质的提高是办公室工作有序高效开展的第一步，因此高校要强化办公室工作人员的学习意识和创新意识。

所以高校应当对办公室人员进行定期的教育培训，不仅要令办公室的每位工作人员都能够利用互联网和新兴的技术进行日常工作，提高工作效率，还要不断增强大家的组织协调能力和文字表达能力，提高工作质量。同时鼓励办公室的工作人员进行日常工作方式的创新，主动在繁琐重复的工作中寻找规律、总结经验，并传授给办公室的其他人，使得办公室的专业素质得到不断提高。除此之外还要组织办公室的工作人员走出去，去其他部门、其他院校进行学习，吸收他们工作中的有益方法并应用于自身的工作中，以此带动办公室工作水平的提高，从而更好地服务于高校的发展。

2.转变办公室工作人员的思维观念

思维决定行为，行为影响质量，因此高校提升办公室工作水平的第二步就是要转变工作人员的思维观念，强化工作人员的大局意识、效率意识和服务意识。

为此高校要带领办公室所有的工作人员学习国家的方针政策，研究国家及有关部门的法律法规，在严格保证办公室工作行为规范性的基础上，发现存在于政策制度中的机遇，从而变被动办事为主动谋事，变滞后管理为超前服务。还要转变办公室工作人员的工作方式，尤其是办公室领导者的工作方式，要求其在注重细节的同时，将自己置身于全局之上，从整体上进行各项资源和各个部门的优化配置，并能想其他人所不能想，真正发挥出办公室应有的作用。另外办公室工作人员还要摆正自己的位置，做好思想定位，将工作真正落脚到为全体师生服务的基础上。

3.建立健全相应的办公室管理机制

高校提升办公室工作水平还要在以人为本的管理下建立并完善相关的管理机制，涵盖人才聘用，人才选拔，工资报酬，奖金福利等多个方面。

既要有一个整体的制度规范工作的标准化和规范化，令办公室每个工作人员的每项工作都有章可循，有據可依。还要有一个相对公平公正的竞争环境和科学合理的奖惩制度，并将办公室内每位工作人员的奖惩情况，奖惩原因尽可能地透明清晰地显示出来。以此令工作人员真正体会到公平公正，然后心甘情愿做奉献并最大程度地挖掘自身内外潜力，从而提高自身工作质量和工作效率。此外，还要建立办公室工作责任制，促使大家自觉承担相应责任，不推诿，不逃避。

3 总结

高校办公室工作的重要程度在时代的发展中愈发凸现，尤其是在当今这个风险与挑战并存的时期。实现高校的长远发展就要重视办公室工作质量，从根本上提升办公室的工作水平。而言做到这一点就需要高校不断将高素质人才吸收到办公室队伍中，就需要办公室工作人员不断提高自身素质。唯有高校上下一起努力，针对时代的不同需求及时调整发展方式，才能更好地应对接下来更多的挑战，实现高校的长远发展。

参考文献

[1]汪永红. 思考：提升高校办公室管理水平的若干思考[J]. 教育教学论坛，2011，20：131-132+115.

[2]费小平，周海英，戴艳. 高校办公室工作水平提升探析[J]. 常州信息职业技术学院学报，2014，04：1-4.

[3]白云. 有关提升高校办公室管理水平的若干对策思考[J]. 办公室业务，2014，17：19.

[4]方跃平，赵保全，杜文博. 新时期高校办公室工作“实干兴业”的若干思考[J]. 办公室业务，2015，03：10+20.

[5]胡小进，殷永建. 强化六种意识 提升四种能力——做好新形势下高校办公室工作的思考[J]. 西安工程大学学报，2013，04：543-546.