医院档案管理存在的问题及对策

谢丽霞

摘 要：随着医院的不断发展和等级医院的评审要求，档案管理工作已引起医院领导的高度重视，逐步使档案管理达到规范化、标准化、制度化。

关键词：医院档案管理；存在问题；对策

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、卫生行政等方面形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像，是医院管理中的重要组成部分，是医院的宝贵财富。我院是一所有着近百年历史的三级甲等综合性医院，担负着泰州地区医疗、科研、教学研究工作，医院档案历史悠久，档案管理具有一定的代表性，随着医疗事业的不断发展，医院形成的档案门类、数量在不断增加，档案的利用率不断提高。但是，医院档案管理工作中仍存在一些问题，还不能完全适应医院发展的需要。

1 档案管理存在的问题

1.1 档案管理机构不健全

由于历史原因和医院行业管理要求，我院文书档案、科技档案、财务档案、病理切片档案、X线胶片档案、检查影像图文档案以及病历档案等分属不同科室管理，形成在一个单位多部门管理档案的格局，这样对档案的完整性和安全性是很不利的，造成管理混乱的局面。并且各科室也没有专职档案员，档案管理业务知识缺乏，档案整理不规范又没有时限性，使许多应该归档的文件材料没有及时归档管理。

1.2 档案管理硬件设施跟不上

由于办公用房紧张，档案库房面积小，档案柜比较陈旧，没有配备空调、除湿机等相关设施，条件比较简陋，使得档案不能得到很好的保存。

1.3 档案管理人员素质参差不齐

我院从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从医疗、行政等部门转岗过来的，缺乏档案专业毕业的人才，而且存在专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历不高。

1.4 观念落后，创新意识不强

由于档案工作效益的滞后性，不了解档案事业发展具有社会化、系统化和专业化的特点，每年只是立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，就万事大吉，习惯于坐等待收的服务方式，对遇到的新情况、新问题胸中无数，不及时捕捉新信息，難以开创档案工作的新局面。

2 加强医院档案管理的对策

2.1 领导重视，加大硬件投入

我院2011年年底，经江苏省卫生厅批准成为国家三级甲等综合性医院，是集医疗、教学、科研、预防为一体的国家三级甲等综合性医院。为了提高医院整体功能，使档案管理工作能够跟上医院发展的步伐，符合三级甲等医院档案管理工作的要求，院领导把档案管理工作纳入到重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。2012年年初，我院成立了综合档案室，并投入大量资金新建档案库房、购置密集架、安装中央空调、防盗门、防紫外线窗帘，添置了除湿机、温湿度计、灭火器、电脑、复印机、档案系统软件等档案管理设施设备，配备了专职档案员。使各个门类、不同载体的档案能够得到统一管理。使医院档案管理上了一个新的台阶。

2.2 扩大宣传，增强档案意识

加强档案管理人员档案法规的学习、宣传，充分利用室藏档案和资料，积极医院院报、宣传栏、院内网和“国际档案日”等途径宣传档案工作，介绍医院档案部门的工作性质和职能，宣传医院档案工作在医疗、科研、教学等方面发挥的积极作用，使全院职工认识和了解医院档案工作，增强他们的档案意识，提高他们支持和参与档案工作的积极性。

2.3 建立健全档案管理制度，强化规范管理行为

综合档案室成立后，我院制订了相应的管理制度，逐步完善了档案管理的归档、保管、借阅、移交、安全与保密、鉴定与销毁及库房管理等各项规章制度，要求相关科室每年定期将归档材料收集整理后移交综合档案室统一管理，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。

2.4 逐步整改，保证档案质量

各门类档案已按档案管理要求和省级达标单位标准逐步进行完善。根据医院实际情况编印了档案分类方案及归档范围和保管期限表。将近几年的档案按新要求及归档范围和保管期限整理组卷，所有的室藏照片档案、资料档案、实物档案重新整理分类编号，并将2001年以后的卷内文件目录著录入档案管理软件，方便了档案的查询。

2.5 提高档案管理队伍的素质

医院每年要求档案管理人员参加市档案局、市卫计委举办的档案人员业务培训班的学习，以及省级以上的档案管理培训，并鼓励档案管理人员利用业余时间参加档案管理继续教育课程的学习，目前已有4名档案管理人员取得了档案管理专业本科学历，5名档案管理人员取得了副研究馆员的职称。通过培训学习加强了档案管理队伍的整体素质，也增强了档案管理人员爱岗敬业和职业奉献的精神，提高了档案管理人员的内在修养，并在档案管理过程中培养了他们的热心、耐心和细心。

2.6 改变服务方式，变被动为主动

我院档案管理工作改变了过去坐等待收的服务方式，由被动管理向主动管理转变，每年定期主动地向各部门收集材料并加以整理归档。在日常工作中，及时把握医院发展动态，捕捉信息，了解全院各职能、临床科室的各项活动，搜集在工作中形成的具有保存和利用价值的信息材料。

2.7 积极开展编研活动，为利用者服务

近几年我院共撰写了《医院年鉴》、《医院珍藏》、《案例与心得》、《开心宝贝》、《医院工作制度》、《岗位职责》、《重要文件汇编》、《十年追赶 十年超越》、《图说十年》、《图说人医》、《藕花深处》等出版物及医院管理丛书，通过编研资料来真实反映医院的历史面貌和发展过程。

3 结语

近年来，我院的档案管理水平得到了不断提高。我相信在院领导的高度重视下，通过努力使我院的档案管理水平和综合实力与医院的业务发展相适应。在今后的工作中，只要我们坚持改革创新，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，与时俱进，科学地管理档案，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。才能不断提升医院档案管理水平，使档案事业保持可持续发展。