电子档案文件安全管理探究

王建丽

摘 要：众所周知，电子档案具有极强的复制性、共享性，在制作、管理与维护等环节随时有被损坏、丢失的安全漏洞，较之于纸质档案管理，电子档案文件的安全保密难度较大。文章基于电子档案自身特点，阐明确保电子档案文件安全保密的具体措施。

关键词：电子档案；安全保密；探究

随着数字信息技术的广泛普及，电子档案信息文件的安全管理工作愈加突出。众所周知，较之于传统的纸质档案，电子信息文件加密程度有限，一旦泄露就会迅速传播，造成巨大损失。因此，档案工作者要提高安全保密意识，做好电子档案管理的安全保密工作。

1 电子信息档案存在的管理问题

较之于传统的纸质档案，电子信息档案具有重写性特点，信息可以轻易被修改和复制，而且修改后不会留下痕迹，由此使得电子档案的真实性和可靠性难以得到保证；网络黑客和计算机病毒都会给电子档案的安全、保密工作带来不便，影响电子档案的真实性与可靠性；电子档案需要依附于特定的载体，如果没有计算机等设备，文件信息就无法读出，给查阅档案带来不便。同时，如果在文件存储或读取时稍有疏忽，就会破坏电子文件夹的完整性和系统性，使文件内容造成缺失，对档案管理带来困难；电子信息加密程度有限，泄露风险大，一旦泄露就会迅速的传播，造成巨大的损失。

2 科学建构电子档案安全保密措施

基于上述特点，档案部门要提高思想意识，科学建构电子档案安全保密措施。

1、建立健全安全保密管理制度 严格的管理源自于完善周密的制度，可以说，制度建设是做好电子档案文件工作的前提，电子文件具有较强的特殊性、复杂性，应根据国家《电子文件归档和管理规范》《保密法》结合單位具体情况，从电子档案文件搜集的真实性、完整性、归档保存方式、备份与销毁要求、再利用等方面作出详细的操作规章制度。只有建立起科学、规范的电子档案文件安全保密管理制度，才能保障日常的安全保密工作按照统一标准和规范化操作程序进行。具体而言，从电子文件存入电脑入档入库开始，考虑预防电子文件的丢失、篡改或被染上病毒的可能性；电子文件的查阅、拷贝要严格把好传播关；机密级电子档案文件要作出特殊的储存或查阅要求。实践表明，科学规范的电子档案文件管理安全保密制度能确保做好电子档案文件保存完整、随时利用，不会被随意复制拷贝或流失。

2、建设高素质、高技能的专业化管理队伍 电子档案的安全保密归根结底关键在于人才，事业单位领导者要根据自身情况，注重电子档案管理人员建设，重点做好政治、知识、能力等方面的建设。思想上加强教育，要让每个档案工作者都把安全保密意识牢牢记在在心中，强化责任意识，按照要求严格工作规范，不随意动用文件，树立“人人都是责任人”的管理理念，在工作中严格执行档案管理制度，做到“守口如瓶”；技能上加强要求，档案管理人员要不断学习新知识，熟练掌握应用码技术、数据保护技术等，及时了解最前沿的鉴别技术、访问控制技术、软件保护技术、病毒检测技术和信息泄露检测及防护技术，对新出现的威胁做好防治措施；挑选责任心强的人员专门负责档案录入、扫描工作，确保电子档案各项工作达标。由专人负责，将录入的文书、业务档案信息逐卷逐件检查，实时跟踪；在档案材料的收集分类、归档立卷、排列编目、目录填写、案卷封面装订、脊背拟写等各个环节，做到分类清楚、组卷合理、装订整齐、厚度适宜、题名准确，按电子归档文件按统一标准、统一格式规范制成，并及时录入，以先进的管理技术和现代化的手段确保电子档案文件的安全性、保密性。

3、采用安全性较强软件系统 电子档案文件的保密管理需要安全性较强软件系统，需要强调的是，电子档案文件格式多样，不同格式其解读软件或程序不尽相同，加之电子文件本身具有极强的复制性、共享性，各个环节随时都有被损坏、丢失的可能性。因此，选择电子档案管理软件要充分考虑其通用性、安全性、技术维护、后期开发等，包括软件设计者的资质、信誉度，确保软件使用价值的可延续性，避免和防止出现管理软件随着时间的推移读取文件格式受到局限，确保技术跟踪服务，选择软件售后服优质的商家；工作中要依照规章制度确保软件在使用中专人管理。

4、加强硬件设施配备 良好的硬件设施是做好电子档案文件保密管理的必备条件。具体而言，相关单位首先要做好库房建设，库房要按照国家有关规定兴建，要考虑地理环境因素，不选设在楼房底层，注意门窗的坚固性，办公场所与阅览场所与馆藏室分开设置，配备好完善的安全监控系统；要尽可能选配性能稳定、配置较高的计算机；档案管理办公区域合理划分为档案录入室和电子档案查询室，规范档案管理工作；配备复印打印扫描一体机、服务器、DVD刻录机，安装空调、除湿机、温度计等必需设备，统一制作档案管理上墙制度及分类标牌，统一印制各种档案簿册及封面、目录等；在电子档案室各功能区域、查阅席位、重要设备等贴明显标识，有关制度张贴上墙。在涉密查询区外设置手机等物品临时存放柜。

5、完善查询和使用办法 电子档案信息流失主要表现在直接的复制、盗取、丢失，相关单位应当建立完善的电子信息档案查询和使用管理办法，防止电子信息在查询使用过程中泄露和丢失。严格审批电子信息档案借阅程序，只有持完整的文件才能借阅信息，对借阅者身份、目的进行审阅，针对借阅者的实际情况有选择的向其呈现资料，对借阅者查阅方式和时间进行限制和规定；将电子信息档案的内容进行保密等级划分，保密等级高的文件只允许在档案室内进行查阅，不允许拷贝和拍照，管理员应对查阅过程进行监督；保密级别高的电子信息档案要加密处理，在档案室内查阅要由管理员输入查阅密码，并且查阅密码要定时更新。

综上所述，各单位电子档案文件保密管理要严格遵循国家相关制度和规定，依据自身实际实施科学规范的保密措施，从而确保电子档案文件的真实性、完整性。