科技档案信息化管理分析

摘 要：作为现代专业化企业档案管理主体，必须要紧跟时代发展步伐并完成创新改革使命，当前最为紧急的就是凭借信息化技术推动科技档案管理革新进程，构建起完善样式的企业档案信息网络，将预设的馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象和需求的扩大化等目标一一贯彻。由此，笔者决定针对科技档案管理信息化改革的必要性，以及日后信息化管理的细节等内容，进行系统化论证解析。

关键词：科技档案；信息化；管理举措；维护

步入全新世纪之后，因为我国信息化技术发展速率飞快，尤其对于科技档案管理职务来讲，切不可停滞在单纯的资料保存服务功能上，相应地要借助现代网络信息等高端技术资源，构建起全新样式的规划管理平台，进一步提升企业的综合运作实力，以及在市场中的核心竞争力。透过该类结果审视，信息化改革的确是当前我国科技档案管理的必经之路，作为企业档案管理主体，必须要尽快树立起强烈的创新意识，构建起完善性的企业档案信息网络。

1 进行科技档案管理信息化改革的必要性

如今我国已经顺利地迎来信息化时代，不管是国民经济和社会可持续竞争发展中，信息技术都开始扮演着十分重要的角色，与此同时，更令档案基础业务重点开始朝着信息化方向转移。归结来讲，档案信息化管理是档案机构推动科技进步、提升服务实效的必要适应性路径。

2 当前我国企业进行档案信息化管理中面对的挑战困境

自从我国全面布置拓展档案信息化改革建设工程之后，作为企业，特别是一些大型集团的档案信息化建设工作，开始步入实践阶段并且取得较为理想的成绩。不过，档案信息化建设步伐推进速率过于飞快，致使许多限制企业科技档案信息化管理质量的问题接踵而至。

（一）档案分类整理实效不高

因为许多大型企业或是企业集团下属成员数量繁多，使得不同机构形成的科技档案专业性低下且保管过于分散，加上既有企业档案分类规则不够明确，以及某些二级类目设置不够科学等现象交织化影响，一时间给企业科技档案分类整理事务提出较为深刻的挑战，使得我国多数企业都遗留档案分类整理实效性不高的消极迹象，如部分企业档案分类整理过程中仍旧会沿用零八年制定的《科学技术档案案卷构成的一般要求》等文件，不过经过科技档案信息化建设持续发展之后，既有分类和整理规则明显难以迎合档案信息化管理的需求，需要日后不断融入全新思维观念，加快修订和完善进程。

（二）提供的标准规范欠缺统一性

企业档案管理工作具备较强的专业性，且存在诸多规格形式，特别是在其独特的成套性影响下，使得其今后数字化处理业务的规范要求，必然和企业文书档案有着本质化差异。因为我国当前档案信息化建设整体上还停滞在初步探索环节，尚且未能提供完善化的技术标准和业务规范，而各类企业、专业的科技档案信息管理系统结构又不尽相同，导致数据接口通用和兼容性难以保障，严重情况下直接引发信息孤岛效应。归结来讲，以上结果令我国各类企业科技档案综合化开发应用效率饱受限制，无形中更令内部系统建设和维护成本数量成倍增长，最终势必不利于相关企业的可持续竞争发展。

3 日后有效落实科技档案信息化管理任务的实践举措

关于科技档案信息化管理实践工作较为繁琐，笔者结合个人的实践经验，进行对应的操作细节探讨论证：

（一）设置严谨的体制和组织机构

科技档案信息化管理工作的主导者便是信息化管理机构，在其科学合理化引导作用下，才能顺利设置信息化项目组织机构、制定实施信息化管理体制和流程，为今后项目落实奠定基础，包括技术和协调支持等。这里强调的项目组织机构将细化为档案和信息部主管、档案管理人员、信息管理人员等。项目主管职位将交由主管领导担任，核心任务就是负责进行信息化建设整体规划基础上，分析并解决重大问题，保证现场指挥的灵活精准性；至于档案机构主管主要承担科技档案信息化规章体制的制订任务，旨在实现档案资源的数字化目标，确保系统建设等工作的协调性；信息部门主管则应该全方位协调科技档案信息化管理中的各类矛盾，并实时性地完成档案信息系统的软硬件性能调试、网站升级和维护、信息的安全和保密等工作；而档案管理人员便要令各类数据信息在第一时间内得到合理得整理、入库、利用和维护。

（二）设计沿用完善样式的科技档案信息化管理系统

首先，科技档案信息资源的数字化。科技档案信息资源的数字化改造，可以说是信息化项目构件的必要环节，数字化程度高低或者是质量好坏，都会对今后信息综合化服务质量造成直接性限制。这里强调的档案数字化将细化为纸质、照片、音像档案的数字化，当中大部分工作基本上是纸质档案的数字化，包括档案目录和档案全文的数字化。管理主体可以借助扫描录入等途径，依照档案原貌逐页存储相关图像文件，同时提供精确化的目录索引，或是经过光学字符技术验证之后，配合文本格式存储档案内容和全文检索数据库两类管理模式。

其次，科技档案管理工序流程的自动化。即将以往传统手工工作模式予以全面摒弃，使得科技档案管理的不同工序流程愈加流畅化地贯穿至信息系统内部，配合计算机和系统落实预设的管理目标，彰显出现代我国科技档案管理工作的自动化特征，这便是信息化系统设计沿用的核心内容。在设计该类系统过程中，管理工作自动化内容将细化为文件生成和审批、收集整理、分发入库、归档组卷、检索、提供应用、回收鉴定、销毁等。在文件生成和审批模块之中，会设置校对、审核、批准、归档等功能，确保文件自产生之后便能够及时交由编写者，并且依次通过校队、审核、归档等流转工序，保证任何参与该类流程的角色和编写主体，他们的交互式工作流程都能够在系统之内进行。相比之下，文件的一切校验审核记录亦会在系统内部自动生成，可以实时性地查看并下载，保证文件整个流转过程的细致化监控结果。持续到归档工作处理完毕之后，则要交由科技信息档案室进行统一化打印下载，完善后续归档处理事务。具体来讲，该类功能的确将以往纸质审批的繁琐程序全面消除，同时更合理地减少纸质打印数量并且大幅度提升日常工作效率，令文件的产生环节愈加妥善地被纳入到管理自动化范畴之中。

最后，科技档案管理工作的流程化。在科技档案管理职务体系之中，有关工序流程将细化为文件生成、审批、分发、实验数据分发、文件更改、文件作废、全文浏览审批、文件借阅等。在文件生成过程方面，主张为不同类型文件设计匹配富有针对性的生成流程，作者会针对相关的文件类型加以点击处理，并透过文件不同类型模块之中输入关键性内容，确保系统内部能够尽快生成一份完整的报告。档案借阅方面，主要包括纸质档案、光盘档案、会议档案等借阅流程化。三类档案借阅的程序基本机制，都是预先将申请人的查询条件输入并检索到对应的档案条目，点击纸质档案借阅、填写借阅用途并发起阅读申请，系统便会自动介入到纸质档案审批程序之中，依次交由申请主体所在科室领导、项目管理机构领导和主管所领导审批，确保同意之后交由档案库房管理人在后台档案利用模块，依据审批状况和申请人信息，进行纸质档案借阅审批表调阅和下载、打印、借阅处理。

4 结语

综上所述，科技档案信息化管理改革项目，本身存在较强的系统性，不可能一蹴而就。今后相关管理主体要做的，就是不断透过信息化管理实践中收集整理经验，保证投入合理数量的成本并完成思维创新任务，争取为今后信息化项目建设发展进程全面推进，贡献自己应尽的支持力量。

参考文献

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作者简介

王俊芳（1964-），女，汉，山东省濟南人，馆员，大专，档案管理，山东省机械工业协会。