机关单位档案管理研究

周映雪

摘 要：档案管理作为机关单位重要的管理体系之一，其规范化可以体现出机关单位的管理水平。所以，建立完善和科学的档案管理体系对机关单位有着重要的意义。本文对机关单位的档案管理现状进行研究，并发现管理中存在的问题，针对问题提出具体的措施，以提高机关单位档案管理的水平。

关键词：机关单位；档案管理；规范化

1 机关单位档案管理现状

提高机关单位的档案管理水平，不仅有利用员工提高工作效率，还保证了历史的真实情况。而机关单位的档案资料是国家资源的一部分，特别是在《档案法》、《档案法实施办法》实施后，我国档案管理工作得到了更稳定的发展，同时机关单位也更加重视档案管理中在，并加强了对相关人才的培养，使我国档案管理水平得到整体的提高。就目前而言，我国部分机关单位的档案管理水平已经达到了一级管理的标准，综上所述，我国档案管理水平已经逐渐呈现制度化和规范化。

2 机关单位档案管理中存在的问题

2.1 忽视档案管理工作

在执行档案管理工作时，许多机关单位对档案管理并没有进行正确的认识，更不能了解它可以在单位中发挥的重要作用，所以档案部门常常成为摆设，而且许多员工都不希望自己在档案部工作。因此，档案部门职能和其他部门合并或者被精简。除此之外，在人员配置上，单位常常采用兼职的方式对工作人员进行安排，这些员工往往不具备相关的专业知识，且由于不是在编人员，工资就普遍较低，导致这个岗位上的员工呈现流动性，而选择这项工作的员工，由于不被重视，工作热情就会降低，在工作过程中就不会积极主动，档案管理的发展就受到了限制。

2.2 管理方式严重滞后

上述我们已经了解到机关单位的档案管理工作已经有了一定的发展，但是同其他管理体系相比，仍然存在一定的差距，其制度并不能跟上单位的自身发展，甚至一些内容已经不能使用于本单位的发展现状。在管理过程中，档案资料往往由本部门自行保管，例如財务部门中的档案，通常都是由技术部负责管理。这种管理方式较为落后，且各个部门之间不能及时的进行交流，导致档案之间的管理存在一定的差异性。

2.3 档案管理科学化水平低

随着我国互联网的不断普及，社会发展逐渐信息化，许多机关单位都已经实现了办公自动化。而电子档案正是信息化中的产物，计算机技术不仅可以有效的节约员工的工作时间，还可以更加方便的对档案进行查找、修改、复制和阅读。所以，传统的档案管理模式已经不能满足机关单位的需求，而信息化可以更好的完成档案管理的工作。此外，和传统的档案方式相比，档子档案的保持时间可以更长久，且不易受损，保密度更高。所以，加快档案管理的科学化成为机关单位所面临的主要问题。

3 加强档案管理工作

3.1 深化认识，强化责任感

首先提高对档案管理的认识，机关单位领导需要认识到档案管理中在在单位中的重要性，并将这种意识传达给单位员工，树立良好的管理意识。并定期对档案管理工作进行检查和监督。其次，加强员工工作的责任感。档案管理部门可以定期对本门的工作情况进行总结，并将存在的问题上报给领导，为档案管理人员创造良好的工作环境，并对各个部门的档案管理情况进行监督，让部门间沟通和交流更加流畅，定期对档案管理人员进行培养，特别是对相关的法律法规知识进行及时的学习，在管理的过程中可以更加规范，增加员工工作的责任感，提高员工积极性。

3.2 依法加强企业档案管理工作

我国对档案管理工作，已经制定了相关的法律法规，所以机关单位在实施管理制度时，需要结合相关的内容，提高档案管理的规范性。此外，随着信息化的发展，机关单位可以建立相关的网络档案管理，提高档案资料的完整性和保密性。而档案部门也可以和其他部门相互合作，并参与到设备开箱、基建工程验收等相关技术工作中，对技术中产生的资料进行保管，并形成独立的档案资料。对于档案管理部门而言，由于涉及的资料种类众多，所以在进行管理的过程中，可以对档案进行细致的分类，实现档案管理的标准化，并未档案管理的信息化奠定良好的基础。

4 提高机关档案管理水平的措施

4.1 提高重视度

由于档案管理工作在机关单位中有着重要的作用，所以对人才的要求就比较高，对人员之间的协调能力也有一定的要求。所以在工作过程中，可以成立相关的档案管理小组，并由主要领导担任组长一职。建立档案管理体系时，需要结合机关单位的实际情况，让制度的内容更有针对性，且在实施的过程中具有操作性。此外，对于相关的人员需要定期进行培养，档案管理工作并不是一成不变的，而是随着企业的发展逐渐产生新的作用，因此员工需要对自身的专业能力进行提升，并更好的使用档案管理工作的发展，随着档案工作的发展，所需要的资金也会有些提高，因此机关单位要重视资金的支持，保证档案工作可以更好的进行。

4.2 细化归档范围

对于机关单位而言，由于涉及的活动较多，所以对于有价值的资料都应该归纳于档案中，提高档案资料的完整性和准确性，并为单位提供更好的服务。但是在对档案资料进行丰富的过程中，不能只重视数量，而要对档案质量进行提升。那么，在归纳时就必须按照相关的规定进行，确保档案资料的有效性和科学性。

5 总结

对于机关单位而言，档案管理工作是单位水平的一种体现，也是对自身情况进行审核的有效资源，并保证单位发展可以更加稳定。虽然我国档案管理水平已经得到了发展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高档案管理水平就成为机关单位的首要任务。本文提到一些机关单位在档案管理中存在的问题，最后针对问题提出相关的措施，认为在建设和实施档案管理工作的过程中，应该对其进行正确的认识，并加强相关的人员的责任心，以达到管理水平的提高，并进一步促进档案管理工作的发展。

参考文献

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