与时俱进、迎接档案工作新曙光

高蓓

摘 要：BRT城市快速公交系统，作为一种新型的交通运输系统，近几年在国内大受关注。随着中国城市公共交通的发展，国内第一条快速公交线路已于2005年12月30日在北京开通运营，并取得了较好的成效。杭州、厦门、乌鲁木齐等城市也先后建起了该系统。BRT的优势也逐步体现出来，缓解城市的拥堵、改善乘车环境、比地铁更为经济的建设成本，使得BRT越来越受到各大城市的青睐。

关键词：BRT城市快速公交系统；工程档案；档案管理

BRT城市快速公交系统这种新型的工程模式，对于工程的管理提出了新的要求，其中也包括档案管理。传承档案工作以往严谨、认真的优秀品质，发挥新一代档案人与时俱进的工作作风，档案工作新的曙光已经来临。

1 了解项目特性、把握工作核心

BRT城市快速公交系统不但投资大、总量多，而且工期紧、社会关注度高。作为在闹市中施工的大型项目，考虑到对于城市生活干扰，工期往往要求严格。很多参建单位在项目建设期，为了赶工期而忽略档案的管理。以至于因为档案无法通过验收影响实体交付，最终影响经济效益。所以提高认识，正确看待档案工作，才是做好档案管理工作的核心。BRT作为新型交通运输系统备受关注，这也加大了档案的利用率和曝光率，对档案的深度、广度都有了更高的要求。除了传统意义上的纸质档案，视频、图片、声讯、实物档案也是不可缺少的重要组成部分。现在还有很多基于多媒体、互联网等更为先进便捷的档案管理方式，值得在大型综合体项目上运用。所以与时俱进全方位提高档案服务水平，才是档案管理工作的根本。

2 合理规划、双启动原则

对于大型项目的的档案管理，合理的规划非常重要。

在没有合理规划之前，档案管理是从整理资料装订成册开始。这让档案管理工作完全被动，“管理”变成一种负累。因为后期提出的任何存在问题已经没有改正的可能性，只会让档案管理工作和现场管理工作站在对立面，更不利于工作的开展。

BRT项目档案管理的起点是从项目准备阶段开始。实行双启动原则，项目什么时候启动，档案工作就什么时候启动。只有在项目启动初期介入管理，才可能掌握主动权以便之后的工作开展。

3 以人为本、将HR运用于档案管理

所有工作的核心都是围绕人，对任务的管理其实就是对人的管理，档案的管理也不例外。除了在招聘阶段，对档案员的个人素质有要求以外，日常的培训、组织、激励也十分重要。将HR合理的运用在档案管理工作中，是提高工作效率的重要手段。

建立BRT工程档案管理小组，项目经理为组长，对档案工作负主要领导责任。建立日常的培训机制、例会制度、奖惩措施，多方位的激励档案工作人员。在目前的项目管理中，档案员的流动性大，是危害档案安全的最不利因数。提高档案人员的薪资水平，是最直接有效的方法。

4 依法制约、档案管理合同化

建设单位和各参加单位之间并无上下级或者隶属关系，不可能要求完全的服从，管理工作也要讲究方式方法。基于最基本的合同甲乙方关系，平衡关系的“天平”就是合同。

建设单位在招标阶段对该项目档案的最终成果提出明确、具体的要求。其中包括归档的范围、数量、质量、装订，归档时间的要求。如果甲方单位没有特别的要求，可以参照《国家重大建设项目文件归档及档案整理规范》，来对项目档案进行要求。将归档要求写进招标文件，写进合同，是对档案工作最终能完成提供的一大保障，是目前非常值得推荐的做法。

5 日常管理、千里之行始于足下

按照档案学理论、在没有整理、分类、装订、入库之前的所有资料不应该称之为“档案”。在工地现场，我们习惯于称呼为内业资料。内业资料其实就是工程档案的雏形，管理好内业资料是归档工作最重要的基石。

（一）内业资料巡查日常化，基本每个月联合安全、质量等相关部门对内业资料进行检查。开具合理的整改建议单，并要求按时整改，逾期不整改的单位，应该根据合同约定开具罚款单。检查中特别要注意的是，资料的真实性、时效性。从源头杜绝档案弄虚作假，真正的发挥档案的历史明镜作用。

（二）对暂时需要停工、移动办公场所 、以及人员变动得单位要特别注意内业资料的情况。根据以往经验，大部分的档案缺失都是因为这些情况所造成的。建设单位在有能力的情况下，可以暂时接管内业资料，确保资料的安全。

6 化整为零、化零为整

如何化整为零？BRT城市快速公交系统在工程管理方面工程量大、涉及专业广、合同段多。档案也面临同样的问题，如何面对如此大的工作量，合理分工很重要。首先要进行的是专业分解，BRT作为大型综合体项目涉及到很多专业。主体：桥梁、隧道、房建（车站和枢纽站）等 附属：绿化、夜景、自动化等等。每一个专业再细分A＼B＼C组。组内再区分档案类型：准备阶段-施工阶段-竣工阶段，最终形成最基本的单元任务块。每一个单元任务块，由唯一的责任单位负责。按合同约定时间，完成相应任务。

如何化零为整？建设单位作为最终的档案管理方，起着核心推动力的作用。除了对各参建单位的档案进行审核以外，还要对档案进行排序和标号，纂修相关档案竣工资料。真正的将各部分零件组合成完整的档案成品，并能发挥其作用。

7 运用市场机制、慎重选用档案外包公司

档案外包产业是目前出现的新型产业，毫无疑问它的出现是随市场而升。档案外包一定程度上的节约工程成本，让档案工作更为专业化，减轻了参建单位工作压力。但是它也是柄双刃剑，需要各单位慎重选择。尽可能通过招投标的形式，确定一家有资质、有能力、有经验的档案公司。对整个档案过程提供咨询及后期的装订服务。这样会是整个档案管理工作事半功倍。

8 整合资源、做好协调工作

对于于BRT这种大型的公共设施 ，需要接受各方面的检查和验收。对建设方的沟通和协调能力也有更高要求。作为建设方档案工作人员，除了做好本职的管理工作，档案专业领域的沟通协助也要积极参与。在项目启动之前，应该主动向当地的城建档案馆、档案局报备，以便项目开工之后取得相关部门的支持和督促，更大程度上的做好档案工作。

对于项目维护单位的管理者，也要积极听许他们的意见，为日后项目验收和移交奠定基石

BRT快速公交系统是一项利国利民的民生工程。每一个建设者都应该具备历史的使命感，运用自己掌握的专业技术为之添砖加瓦。档案工作更是不能落后，与时俱进，迎接档案工作新曙光。

参考文献

[1]《档案管理学》刘田东

[2]《厦门快速公交BRT建设实践》-李斯海 何立敏 欧阳永金