全面推进档案管理信息化背景下医院档案管理信息化改革的探讨

康婧

摘 要：随着医疗卫生事业的发展，医疗卫生单位的档案越来越多，档案管理的需求也越来越高，档案管理信息化是一个必然趋势。本文分析了目前医疗卫生单位档案管理的现状及存在问题，阐述了档案管理信息化的重要性，并对档案管理信息化改革的策略进行了探讨。

关键词：医院；档案管理；信息化

随着医疗卫生事业的发展，医院档案管理信息化已经在全国范围内展开，档案管理信息化程度越来越高。医院档案信息化建设是采用现代网络信息技术对于档案资料进行科学、规范化管理[1]，为医院实现规范管理、统计研究、分析决策等提供了基本条件。然而随着档案管理信息化的逐步深入，档案管理信息化在许多方面遇到瓶颈，许多新问题成为档案管理信息化推向深入的阻碍。

1 档案管理信息化面临新问题

（一）管理理念落后

在信息技术日新月异的今天，档案管理信息化的新技术层出不穷，因此，技术问题已经不是制约档案管理信息化的主要问题，落后的管理理念直接决定了档案管理信息化水平的上限。许多医院认为档案管理信息化就是档案资料的电子化，认为通过引入数字化工具和系统将传统的文稿、资料转化为易于存储的电子版是档案管理信息化的最直接手段。必须说明，“档案管理信息化”不等同于“档案资料数字化”《国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划》中明确指出，信息化的内涵是“以信息技术广阔应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，法规政策、标准为保证综合体系”[2]。

（二）信息孤岛难以消除

档案管理信息化的一个主要目的就是消除信息孤岛实现信息互通。而许多医院的档案信息化是分步或分类别完成的。例如人事档案、绩效档案、职业档案等信息化都是分别的系统单独实现，未进行数据接口的对接。实际工作中各个系统间形成信息壁垒，无法真正提高工作效率，随着医院业务的信息化管理，信息数据的交互隔阂并没有消除。医院档案管理信息化缺少统一的标准指导，导致许多数据在数据格式、序列、范围等方面都不能统一，没法进行数据交互。各医疗机构间的数据交互接口标准难以统一成为各地进行区域卫生平台建设面临的最大困难。

（三）管理人才缺乏

档案管理信息化是新事物，短时间内档案管理人员难以适应全新的管理模式。随着近年来档案管理信息化的普及，医院对档案管理信息化操作技能越来越重视，档案管理的信息化理念和操作也逐渐引入到档案管理课程和培训中去，成为新时期档案管理人员的必修课。尽管档案管理人员的信息处理水平逐步提高，但与迅速发展的档案管理信息化需求仍有巨大差距。现在的档案管理工作需要的是既懂得档案管理规范和技术，又能合理利用计算机技术为实现档案管理价值服务的复合型人才。档案管理人才的匮乏也成为制约档案管理工作发挥效率的重要因素。

（四）信息化改革不可持续

档案工作涉及范围广、门类复杂，并且具有很强的专业性，档案的收集、整理和开发工作任务繁重。而传统的手工操作档案管理方式，信息化利用程度低，工作效率低下，且很容易出现差错。计算机管理平台能够有效提高档案管理效率，还有存储量大、出错率低、便于查找等优势，因此，加强档案管理信息化建设已经成为迫在眉睫的重要任务。另外，资金短缺是阻碍档案信息化建设的最主要的因素，由于资金不足，造成部分档案管理部门至今还停留在手工操作的阶段，不仅影响档案管理工作的效率，还影响到档案的安全。改革动力不足、资金投入不足、档案管理理念落后等是导致档案信息化改革不可持续的重要因素。

2 档案管理信息化要有新思路

（一）不断学习保持先进理念

档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展，也关系着人才的考核和培养，因此，档案有着极为重要的作用。21世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案工作是一项复杂的工作，无论存储还是查找都是一项巨大的工程。而随着信息化的不断发展，档案可以依靠数字信息方式来进行存储和查找，且可以得到长久保存和快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以降低管理成本，实现资源在线共享，优化管理体制。因此，实现档案信息化管理是社会发展的必然趋势。

（二）注重标准建设构建互联互通新框架

关于标准化的权威定义来自于GB/T20000.1-2002《标准化工作指南》，该指南认为标准化系是指为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动[3]。因此，标准是档案管理信息化非常重要的组成部分。要消除信息孤岛实现各系统、各机构间真正的互联互通就必须要把统一标准放在信息化建设的首位。因此，在档案管理信息化工作前要注重标准建设。一方面要关注国家行业标准、地区一体化标准；另一方面要积极参与推动在未建立标准领域尽快建立可靠、高效的新标准，为实现互联互通打下基础。应尽快在医院内部建立档案信息平台，实现档案数据集中管理，档案管理系统与档案信息平台进行对接，在档案信息平台层面实现各档案管理系统之间的互联互通。将基于统一标准的平台建设与可扩展的系统对接作为档案管理信息化的新框架。

（三）培养人才充实队伍

档案管理信息化是一个必然趋势，但当前事业单位领导和档案管理人员并没有充分认识到这一趋势，依然习惯于传统的档案管理方式，对信息化认识不足、意识淡薄。档案工作人员素质的提高是一个长期的过程，当信息化硬件到位之后，档案管理人员不仅要熟悉计算机操作，还需要适应档案工作信息化带来的新业务。因此，必须通过培训等方式提高档案工作人员的认识和工作热情，认清档案管理信息化的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身业务素质，以便档案管理工作的顺利、高效运行。

（四）信息化改革个永远在路上

档案管理信息化不改变档案的根本价值，而是对档案价值的实现具有助推作用。档案利用效益越好，档案的价值实现程度越高，相应的档案就越有价值。尘封的档案得不到利用，就不能体现其价值。对社会进步具有正面推动意义的档案是有价值的，而带来负面效应的档案则是没有价值的，但是随着时间的推移原本没有价值的档案会变得有价值，这就是档案的现实价值和长远价值的转化[4]。因此档案信息化改革是一项长期而艰巨的任务，任重道远，需要几代人的不断努力。

参考文献

[1]王维瑄：《医院档案信息化管理工作方法初探》，《山东档案》，2011年4月。

[2]温小云：《关于档案管理信息化建设若干问题的思考》，《广东土地科学》，2006年6月第5卷第3期。

[3]唐明良：《标准化与行政审批制度改革：意义、问题与对策》，《中国行政管理》，2013.05.05。

[4]李海军：《档案管理信息化之理念探讨以高校档案管理信息化建设为背景》，《北京档案》2007年第2期17页