关于档案管理工作的研究与分析

赵立光

摘 要：档案管理工作是一个企业内部工作当中最为基础性的工作内容，一些文档资料的整理、归档、备案都是需要一个规范化的工作流程和工作方法，档案里所记录的资料对企业发展具有一定的查考依据。但是随着科技发展无纸化办公已经成为一种必然趋势，运用多种现代化技术投入实际的档案管理工作中，也是档案管理工作提升办公效率和工作质量的一个保障。本文是根据档案管理工作的现状，发现一些管理方法上的不足，找到关键点提出合理化建议，希望能为以后建设合理化档案管理工作起到一个参考作用。

关键词：档案管理；管理力度；信息化

我国的档案管理水平随着时代变化在不断的改进和提升，档案管理工作融合了各种各样的信息资源，信息量的迅速扩张也导致了档案管理工作的难度加大。因此在实际工作当找到科学有效的工作方法也是极为重要的，这样可解决更多实际工作当中所遇到的技术性难题，把一些不健全的管理体系逐渐规范化，这也是接下来档案管理工作的工作重点。

1 档案管理工作的内涵

档案管理工作不仅是简单的资料整理和保存的工作，也是具有一定专业性和规范性的具体化工作。时代的改革使档案管理工作更全面，为企业的发展提供一定辅助性服务。档案管理工作更多的是结合了现代化办公方法，把传统复杂的工作内容划繁为简，有效的节省了人力和物力，这也是对资源合理利用的最有效途径。档案管理工作在现代化信息社会中有着很重要的作用，将档案管理工作与现代化结合也彰显了时代发展的特性。其中档案管理工作发展最为明显的几个工作方面就是在与时俱进的管理理念上、系统化操作的办公流程、现代化档案管理的运营体系等众多方面，都有着很实质性的转变。

2 档案管理工作的现状

根据国情的发展，过去的一些年中，我国在档案管理方面所实行的工作方法比较落后和陈旧，整体的发展也是比较缓慢的。想更快速的适应这个社会发展的节奏就必须开展创新式的档案管理工作战略，切切实实的为企业的稳健发展起到良好的信息支撑作用。随着相关部门国家政策的提出，我们要把档案管理实现现代化作为发展的最基本目标，同时这也将档案管理工作提升到了一个新的层面，这对于整个档案管理队伍和管理制度都有着严格的要求。近几年来通过各部门之间协同作业，达成了将档案管理工作与互联网相结合的具体战略步骤，很多大量堆积的信息也能通过网络在线查询，进行更具体、更全面的信息化服务，大大的提高了整个档案管理工作效率和质量。

3 档案管理工作的存在的问题和解决办法

（一）档案管理工作存在的问题

1.管理制度方面

在档案管理方面并没有一套完整统一的管理制度，其中一些方法和内容也是随着工作经验的积累和实践不断总结出来的。档案管理工作没有一定的法律规范性标准，也让整个档案管理工作出现混乱不清的局面。这充分的说明如能有一个对档案管理统一化的办法来加以约束和管理，会让整个工作进行的更顺畅和有序。

2.现代化信息技术方面

将以前陈旧的技术方法与新时代的信息技术相接轨，也是档案管理工作必须要经历的一个过程。在执行过程中人员基本素质和从业水平有一定的限制，想要更快的实现现代化信息技术就得考虑到人员问题，还有就是对具体工作内容和信息化的匹配的问题。同时加强对现代信息技术档案管理的重视程度，如果不利用先进的技术是不能满足我们档案管理工作的发展需求的。

3.档案管理的认识水平

通常我们把档案管理工认定为收集、分类、组卷、排列等具体的工作步骤，并没有更深入的了解档案管理工作的实际作用。一般我们企业的档案保存资源受环境和办公设备的限制，并不能很全面和细致的进行档案统一管理，这也造成了很多档案存在着丢失或者破损现象。这对后期企业在信息的查阅和了解方面带来了很大的麻烦，也降低了档案管理工作的整体质量。因此，提高档案管理工作的认识水平，也是为了避免这些实际工作当中常出现的问题。无论在管理的理念，还是工作人员的责任心上，如果能上升到一个专业负责的态度，也将有利于整个档案管理工作的实施和开展。

（二）档案管理工作的解决办法

1.加强档案管理的工作管理力度

对于以前的管理规定和工作方法我们要学会不断的改革和创新，在不同时期发展中应该注入一些新的管理理念，不能让档案管理工作制度形同虚设，不起实际作用，这也促使我们加强对档案管理工作的管理力度。首先在档案管理方面不能堆积拖延，有一个系统工作的时间周期，在有效的时间内完成档案的归档和整理工作；其次是职能部门岗位分工细化，把具体工作落实在每个工作步骤当中，这样明确了自己的工作内容也就会更加责任化；第三就是现代化信息管理的应用方面，准确有效的利用现代化科学管理手段，融入先进的技术方法，加大档案管理的储存性和便捷性。档案信息具有分散性，需要各部门之间的相互配合和衔接来完成的，因此有效的建立部门之间的协调性也是有助于开展现代化信息应用的前提条件，这样信息资源能达到一个共享的标准，也实现了档案管理的工作目的。

2.树立正确的工作理念

档案管理工作常常会被一些图文影像等专业的资料所包围着，我们不能小看这些资料的作用，在工作当中就应该时刻注意自己的工作理念和工作的责任感。因为这些资料是我们国家、社会或者企业发展的最原始的资料，同时也为了以后能有一个更稳固的发展而提前打下坚实的基础，所以我们要高度重视我们的档案管理工作。树立正确的工作理念并与实际工作相结合，深刻的意识到档案管理工作的重要意义和使命。档案管理人员应该定期有专业的业务培训、专业档案管理知识的学习、现代信息技术的实际操作等具体的学习内容，从而在个人专业知识方面和综合素质上都要有能达到考核标准和要求。同时要加强他们工作的高度责任感和敬业精神，有纪律有组织，塑造良好规范的职业形象，在工作岗位上给以足够的发展空间，才能培养一批优秀的专业档案管理人才，这也能保证档案管理工作的长远发展。

3.在档案管理的配备设施上要不断的完善

我们所面临的是信息化社会，在档案管理过程中不能按照传统的人工整理模式，需要更专业的技术手段和配套设施加以配合，来完成更高效的档案管理工作。在企业当中的档案部门一般都是有独立安全的办公空间，其空间范围一定满足于档案管理各工作环节需要，档案室、借阅室、办公区都要明确划分，更要注意其中的基本常识的防范问题。比如资料安全防范问题、资料防损坏保护问题等，都应该做以明确的规定。信息化时代，办公区内的办公设备也一定要齐全，办公电脑、刻录机、扫描仪、打印机等相关的现代化管理办公设备一定尽量齐全，才能保证档案管理工作正常有效的运行，只有改善了档案管理工作的办公环境，才能更有效的规范内部资源整合工作的开展。

4 小结

做好档案管理工作的合理规划和管理，在为企业内部创造更便捷的信息资源的基础上，也为社会提供更多的信息化服务。所以想要把档案管理工作做到井井有条科学合理，是需要档案工作人员们对本职工作的辛勤付出，在实践工作经验中不断的改进工作方法，拓宽专业领域，与时代发展的脚步相结合。潜心研究档案管理工作，在档案管理工作当中高度认真负责，这样才能给企业和社会带来更稳定和更全面的信息化服务。本文也只是从片面的角度对档案管理工作进行的分析和研究，希望能对一些专业的档案管理人员在实际工作带来一定的参考和借鉴的作用。