浅谈信息化环境下的电子文档保护方法研究

摘 要：现阶段，随着我国信息网络技术的不断发展，各种企事业单位的档案管理工作也越来越趋向于信息化和电子化发展。虽然电子文档管理相较于纸质文档管理具有许多的优点，但同时电子文档也存在着比较严重的安全保护问题。现通过分析信息化环境下实行电子文档安全保护的优势，并且研究当前电子文档安全保护工作中面临的安全威胁和挑战，最后制定合理有效的措施进一步完善信息化环境下的电子文档安全保护工作。

关键词：信息化环境；电子文档；保护方法

现代计算机技术的不断进步和互联网科技的飞速发展极大的推动力社会的改革，是我们步入信息时代的重要标志。目前，我国无论是在政府办公、还是在金融通信以及军事国防等领域都在应用计算机和互联网，进一步加快了我国信息化的进程。但随着计算机网络在各行各业的广泛应用，也出现了越来越多的网络安全问题，导致许多组织机构的电子设备和系统遭到破坏，其中的电子文档信息的安全受到严重的威胁。在当前信息化环境下，如何提高电子文档的安全保护能力，是一个亟待解决的问题。本文通过分析信息化环境下电子文档安全保护中的优点和问题，并且提出新的思路来改善现有措施的不足，增强电子文档的安全。

1 分析信息化环境下电子文档安全管理的优势

当前，随着时代的发展，在我国各大小企事业单位都在逐步取消纸质文档管理，而越来越应用电子文档管理，这是因为电子文档管理不仅操作简单，方面。工作人员能够及时的录入、增加、删减以及修改电子文档信息，而且还能保证档案信息的规范性和档案页面的整洁度。其次，电子文档的检索和传递速度快，时效性更强，不受时间空间的限制，能够实现远距离，大容量的快速传输，可以提高工作人员的工作效率。还有，电子文档能够实现资源共享，可以让使用者很方面的通过电子网络获取到需要的档案信息。另外，电子文档不需要使用一纸一笔，不仅成本较低，并且占据的存储空间较小，能够有效解决资源浪费问题。还有，电子文档的表现形式多样化，集文本、图片、音频、视频，融为一体，能够更加生动形象的供使用者在网络上阅读和探讨。此外，电子文档的安全性较高，风险较低，能够保证档案信息处理中页面清晰度较高，使复制电子文档文件时，轻松查找，不易丢失。

2 分析信息化环境下电子文档面临的安全威胁和挑战

电子文档从制作、生成、紧接着存储、使用、复制、乃至最后可能经历销毁的这一系列的处理过程中都存在着相应的安全威胁，每一阶段都可能因为人为失误、自然环境以及技术因素等而造成严重的损失。另外，电子文档的外部窃密和内部泄密的手段比较多，其中外部窃密就包括攻击者利用病毒、木马等窃密工具来制作隐蔽性较强的恶意代码，还有专业化水平更高的黑客进行网络入侵以及社会工程等技术手段来获取电子文档信息。还有，电子文档还存在着内部泄露的安全威胁，这主要是企事业单位的内部泄露者主要通过邮件、光盘等媒介将电子文档进行加密、压缩等处理后主动传递给其他单位或个人，这种电子文档泄露方式更不易被人察觉，具有极大的安全威胁。

虽然电子文档相较于纸质文档具有较大的优势，但其自身在安全管理方面仍然面临着诸多的挑战，其中电子档案的数据格式和数据类型多样化，没有建议一个安全有效、统一的保护机制，从而增大的管理难度；目前，黑客的攻击技术越来越强，现有的窃密方法手段还比较差，使电子文档的防范难度增大，极有可能造成电子文档信息安全被破坏的问题；还有，各种互联网应用软件层出不穷，使电子文档的泄密渠道更加多样化，从而难以及时确切的追踪到泄密者身份。

3 制定合理有效的措施进一步加强信息化环境下的电子文档的保护工作

（一）加强技术安全管理，防范信息的窃密泄密。

企事业单位要加强对电子文档的技术安全管理，在电子文档集中管理阶段，保证其操作的专业化和规范化，并且给电子文档提供更高水平的文件加密工具、保证电子文档的安全。另外，要加强对电子文档的网络监控，及时监督管理文档处理实况，防范信息的窃密泄密。例如：建立内部局域网。

（二）建立健全电子文档管理制度，规范电子文档管理工作。

为了有效促进电子文档管理工作的健康发展，各个企业事业单位的领导就要加强对电子文档管理工作的重视，根据电子文档管理工作的特点，及时了解当前社会对电子文档信息的需求和发展现状，从而制定一系列的法规来进行约束和管理电子文档，这样才能使电子文档管理工作更加规范和标准，避免出现一些不必要的安全隐患问题，确保人电子文档信息的安全性，并且要根据企事业单位的发展状况来不断修改相关的制度，使其更好地适应电子文档管理工作的发展，这样才能提高电子文档管理工作水平。

（三）完善电子文档管理部门的软硬件设备

在电子文档管理工作中离不开计算机设备和网络技术，只有企事业单位的档案管理部门重视电子档案工作的重要性，不断加强对其软硬件设备的资金投入，淘汰落后的计算机设备，并且配备更加完善的电子文档管理硬件设备，例如，电子刻录设施和光盘等，这样才能方便工作人员处理电子文档信息，增强电子文档的时效性，保证电子文档能够安全存储和有效利用。此外，电子文档管理部门还应该建立起更加完善的档案管理信息系统，并应引入安全服务机制，有效使用现代化网络安全技术，定期对信息系统的安全性进行评估和升级完善。防止不法分子修改和泄露电子文档信息，提高电子文档信息的安全性，为电子文档的科学管理提供有效的技术支持。从而进一步完善电子文档信息管理工作。

（四）提高电子文档管理工作人员的专业水平和素质

企业事业单位还应加强电子文档管理工作人员安全意识教育工作，提高其专业水平和素质，培养工作人员的服务意识，使工作人员认识到档案管理工作的性质和重要性。企业事业单位要建立起长效的人才培训机制，定期加强对电子文档管理工作人员的专业技术、道德和法律培训，提高档案管理人员的待遇，使工作人员对档案工作充满热情，更好的熟悉电子文档业务，掌握更多的网络安全防护知识，并且能够熟练操作计算机网络技术，提高对各种攻击手段的认识和防范能力等，从而提高员工的工作效率，保证档案信息的查询、传递和共享。企事业单位还应强化电子文档管理工作人员的道德和法律意识，使工作人员严格按照相关制度办事，不发生随意浏览陌生网站或下载不相关的软件等情况，确保电子文档信息的完整、真实和安全，从而促进电子文档管理工作的进一步发展。

4 结束语

在当前的信息化环境下，实现电子文档安全管理是每个现代企业档案管理工作健康发展中的必然趋势，对于提高档案安全管理工作的安全性和时效性具有积极的作用。虽然电子文档管理的操作简单、时效性强、存储空间较小、使用成本较低以及表现形式比较多样等等优势，但是在当前电子文档管理工作上仍然存在着电子档案的数据格式和数据类型多样化，管理难度加大；目前，黑客的攻击技术越来越强，使电子文档的安全防范难度增大；电子文档的泄密渠道多样化，难以追踪到泄密者身份等等问题。因此，为了进一步完善电子文档信息工作，企事业单位就要加强技术安全管理，防范信息的窃密泄密，建立健全电子文档管理的法规，加大对电子文档的资金和技术投入，并且提高档案管理工作人员的专业水平和素质等措施来提高电子文档的保护能力，促进电子文档管理工作的健康发展。

参考文献

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[4] 牛新丽， 安静， 陈苏丽.高校电子文档管理初探.塔里木农垦大学学报.2003 年第3期.

作者简介

黄健，1994年至2007年在杭州广播影视周报担任编辑及档案管理工作，2007年至今在杭州文广集团视听研究中心担任媒资管理工作。