预算管理信息化的发展历程与展望

曹　洋

预算管理信息化的发展历程与展望

曹洋

预算系统是很多企业里最重要的中央管理与协调机制。预算实质上是一个信息过程，因而预算管理的效率和效果直接取决于信息技术条件。掌握预算管理信息化的发展与现状不仅有助于解决企业预算实践中的各种问题，也有助于推动预算理论的发展与改进。本文梳理预算管理信息化的发展历程，剖析各类预算管理软件的优势与局限，并指出预算管理信息化的未来发展方向。

预算预算管理信息化预算软件

预算是很多企业里唯一的中央管理与协调机制，其重要性不言而喻。近二十多年来，预算一直饱受实务界与学术界的指责，预算编制过程成本高昂且质量低下，同时预算过程中的信息不对称催生各种各样的负面行为。预算引发的诸多问题归根结底来源于信息技术条件的局限性，原因是预算本质上是一个信息过程，这一信息过程的设计与运转取决于信息技术条件。因此，了解与利用飞速发展的信息技术是解决预算问题的关键途径，也是推动预算理论与时俱进的关键动力。

尽管预算管理信息化的相关文献数量众多，但几乎所有文献在讨论中仅涉及一种预算软件（如用友软件、甲骨文软件）的应用，未能站在一个更高的视角，对预算管理信息化的发展历程，以及信息技术对预算管理实践的影响进行分析和总结。

本文按照信息技术发展的脉络，梳理出预算管理信息化的发展历程，剖析每一个重大发展背后的驱动因素、技术特点、对预算管理实践的影响。本文将预算管理软件划分为四类，总结探讨了各种类型的优势与局限。最后，本文展望预算管理信息化接下来的发展趋势——移动化、云计算和大数据预算。

一、预算管理信息化的发展历程

（一）Excel电子制表软件

微软于1988年首次推出Excel电子制表软件，该软件简单易用且功能强大，因而迅速占领商业应用市场的大半江山。2009年，一项对美国企业财务总监的调查（Orlando，2009）表明，平均81%的企业仍然使用Excel进行预算工作。具体而言，85%的小型企业（收入规模在1至9.9千万美元）、75%的中型企业（收入规模在1至4.99亿美元）以及超过一半的大型企业（收入规模在5亿美元以上）在预算过程中单独使用Excel，或将Excel与总账或ERP软件结合起来使用。

尽管Excel之类的电子制表软件简便易用，但它们并非专门的预算软件，对预算过程帮助有限。在预算编制中，各部门不得不频繁地使用电邮系统传递表格形式的预算模板和草案，直至方案得到最终批准。由于表格数量庞大且格式不统一，财务部门不得不花费大量时间和精力，汇总来自各部门的数十甚至上百张电子表格。总而言之，基于Excel软件的预算编制工作仍然是一个以人工为主的过程，难以从根本上减轻各个部门尤其是财务部门的工作负担。

另一方面，由于预算数据的提取、汇总和分析依赖于大量的手工操作，预算过程经常错误频出，数据质量低下成为挥之不去的“诅咒”。此外，由于缺乏版本控制功能，导致人们在预算编制过程中很容易搞混预算的不同版本，进一步加剧了数据错误的问题。

（二）与总账软件结合的预算软件

上世纪90年代中期，伴随着互联网的推广和普及，主流总账软件商们（如金蝶、用友软件）纷纷推出了基于互联网技术的预算软件产品。这些软件将预算编制与审批的工作流程固化其中，从而能够大幅提高预算编制过程的效率和效果。一旦编制流程设定完毕，软件会根据设定好的流程在组织内部来回传递预算假设和草案等信息，人们可以随时查看追踪预算草案的流转和审批情况。软件提供的版本管理与控制功能使管理人员能够清晰分辨各个版本，避免误用。

这类软件提供的预算模板功能，能够确保预算模板不被各部门填制人员随意修改，所有表格的汇总能够由软件自动完成。预算管理人员还可以在模板中事先设置好预算指标之间的逻辑关系，用于自动生成相关衍生数据，或对预算数据的准确性自动进行检查。

一些预算软件产品还能够结合总账软件的报销、采购或费用申请等事件，对预算项目实行过程控制。企业可以针对不同预算项目选择相应的控制方式，包括刚性控制、柔性控制、总额控制、分项控制、当期控制、累进控制等。例如，某些重点项目进行单独分项控制，而其它项目可以进行总额控制。

（三）与ERP软件结合的预算软件

在本世纪第一个十年里，ERP（企业资源计划）成为企业软件市场中最耀眼的主角，它们使物流、信息流和资金流“三流合一”的梦想变为现实，从而令大中型企业趋之若鹜。SAP、甲骨文和用友等主流ERP软件提供商在其软件中内嵌了预算系统，借助ERP软件信息集成的优势，这类预算软件能够将运营数据与预算数据结合起来。因此，它们能够超越财务预算，对业务预算全过程提供支持。

在预算编制过程中，这类软件能够根据填制的业务预算数据，以及业务数据与财务数据之间的逻辑关系，自动“上卷”并计算汇总，生成成本、费用、收入等各项财务预算数据。例如，山东航空集团有限公司预算编制最后形成的三张会计报表里超过60%的数据都是系统自动生成的。由于很多ERP软件支持标准成本法和作业成本法，这类预算软件能够根据储存在ERP软件中的各种人工和物料消耗定额信息或者各项作业信息，自动编制成本预算。这样不仅能够进一步减轻预算编制的工作量，而且能够大大提高预算数据质量，防止预算数据遭到人为扭曲。

与ERP的紧密结合不仅为预算编制提供便利，也为预算的实时分析打开了方便之门。由于这类预算软件能够实时获取实际的运营与财务数据，因而能够实时分析预算的执行情况。

更重要的是，基于ERP的预算软件使得预算由事后控制向事中控制转变的梦想，终于具备了实现的可能。在传统的手工或信息孤岛条件下，管理人员无法及时了解预算管理人员如何使用各项资源，因而无法及时发现并阻止随意增减预算、乱用预算等不正当现象的发生。相反，在ERP环境下，预算数据与运营数据实时无缝对接，预算管理流程与运营活动相互套叠，预算软件能够时刻监督采购、销售、领料等运营活动，杜绝了违规操作和暗箱操作的空间。一旦预算项目的支出过快或者即将超标，系统也会提前预警。

（四）企业绩效管理软件的预算工具

进入千禧年后，数据量的爆炸式增长使众多企业陷入了“信息洪水”的深渊，弥补数据分析能力的短板成为企业的当务之急。另一方面，填补战略计划与战略实施的鸿沟，确保企业各组织单元的实际业绩与企业整体战略目标保持一致，并最终促成战略目标的实现，成为管理界和理论界的讨论焦点之一。在此背景下，企业绩效管理软件应运而生，成为大中型企业的宠儿。预算作为衔接战略计划和战略实施的重要工具，是企业绩效管理软件套件中关键模块。Gartner咨询公司2012年对使用企业绩效管理软件企业的调查显示，预算模块位居榜首，86%的受访企业实施了预算模块。

企业绩效管理软件中的预算系统通常由商业智能软件商（如海波龙、博奥杰）提供，承袭了商业智能软件在数据分析、建模和可视化展示方面的强大能力。它们能够从多源异质数据库中抽取并整合海量历史业务数据，并进行复杂的预测与建模（如多元回归和时间序列模型）。只要将来年的目标录入系统中，系统会通过识配器和运营数据，自动编制出预算数据。系统还能够根据轻重缓急对各个项目进行排序，生成相应的资源配置计划。

在预算差异分析上，这类软件也具有其它软件所不可比拟的强大优势。不同于Excel电子制表软件仅可支持三个维度的分析，它们可以支持七个维度甚至更多维度组合的分析。更重要的是，它们专为复杂的数据分析而设计，可以在不影响运营信息系统（如ERP系统）正常运行的情况下快速响应用户的多维分析请求。相比之下，过多的查询会严重影响ERP软件及其预算软件的正常运转。此外，这类软件具有强大的数据展示能力，允许用户以拖拉拽的方式自行设计出所需的各种图表展示工具，从简单工具（如直方图、柱形图、饼图）直至复杂工具（如雷达图、仪表盘、记分卡）。预算管理人员因而可以一目了然地迅速掌握预算执行情况、及时发现问题，大幅提高管理人员的“管理回报率”。

理论上，企业绩效管理软件涵盖从战略制定、战略计划，一直到执行监控和行动/调整，是完整的战略管理闭环。这意味着预算既要保证运营计划和战略计划的一致性，也要在绩效管理方面同时兼顾业务层次与战略层次。预算模块应支持管理人员设定多个组织层次的战略目标和计划，包括个人、流程、团队、部门、产品线、事业部、地区和企业整体，并保持各层次目标和计划与战略目标的一致性。在预算执行过程中，软件帮助管理人员实时或准实时地监控各个组织层次的实际业绩，并对实际业绩与目标的差异进行分析，追踪差异产生的根源，便于管理人员及时发现问题并解决问题。

二、各类预算软件的优势与局限分析

Excel电子制表软件不是真正意义上的预算软件。借助Excel软件进行预算编制仍然是一个低效并且错误频出的手工过程。

总账软件提供商的预算软件产品能够大幅提高预算编制过程的效率，使预算编制过程更加顺畅和透明，将财务人员从沉重的数据汇总负担中解脱出来，同时数据处理的部分自动化也提高了数据的质量。但是，缺乏与运营系统的结合，导致这类产品的功能局限于财务预算的范围内，难以对业务预算的编制、执行和分析提供必要的支持。无法实时获取运营数据，同时造成预算差异分析的严重滞后，以及预算事中控制的缺失。

与ERP软件相结合的预算软件具备集成业务数据、财务数据和预算数据的先天优势，不仅能够大幅提高预算编制的效率和效果，还能够实现预算执行的事中控制，以及预算差异的实时分析。但是，与企业绩效管理类的预算软件相比，它们在数据分析和展现方面的能力有限，也无法满足管理者衔接战略计划与战略实施的心愿。

企业绩效管理软件具有强大的预测、模拟、分析以及数据展现能力，有助于提供预算编制和分析工作的效率与质量。为了实现衔接战略与运营的使命，企业绩效管理软件提供了包括从战略制定、战略计划到执行监控和行动调整的一系列工具。遗憾地是，在实践中受数据整合能力的制约，这一使命仍停留在口号上。大中型企业往往拥有数十乃至数百个运营信息系统，每个都有其独特的数据结构和数据存储方式。实现运营与战略的深度结合，要求预算软件具备深入了解和抽取所有数据源的能力，这显然超出了企业绩效管理软件提供商的能力范围。客观地说，今天市面上的众多企业绩效管理软件产品无一具备充分集成运营与战略的能力。

此外，现有预算软件普遍存在两个共同的潜在瓶颈：其一，预算项目体系是否具备足够的灵活性。通常，预算项目体系与运营信息系统中设置的组织结构息息相关，因此，预算项目体系往往受限于运营信息系统中的组织结构信息。有时企业会发现，要想在不改变运营信息系统的现有组织结构设置的情况下对预算项目体系做出灵活调整，是不可能的任务。其二，过程控制是否具有灵活性。一般来说，即使预算软件具备一定的过程控制功能，也是相当有限的。过程控制和内部控制需要深度嵌入到运营过程中，因而预算软件必须与运营信息系统深度集成，才能实现完整而周密的过程控制。鉴于各家企业的过程控制需求与方式不同，通用ERP软件提供商难以为企业提供量身定做的控制工具。企业绩效管理软件由于无法像ERP软件那样直接影响运营流程，因而更难以实现预算的过程控制职能。

三、预算管理信息化的未来发展方向

（一）移动化

随着移动互联网时代的来临，向移动端转移成为企业应用软件不可阻挡的趋势。不难想象这幅图景：业务人员在采购、销售、物流、生产等各个工作地点，都能通过智能手机app提交预算申请；企业管理人员无论身在何处，都能通过智能手机app对预算申请进行审批，也能实时查询分析各项预算的执行情况。一旦预算使用过快或即将用完，手机app将自动对相关人员发出预警信息。在商业环境瞬息万变的互联网时代，预算软件的移动化是预算管理与时俱进的必要条件。

（二）云计算

云计算是各类企业应用软件在移动互联网时代的另一重要趋势。对预算软件而言，这意味着预算软件供应商将像电力公司通过电网向千家万户提供电力一样，通过互联网向各个企业提供预算软件服务。这样做有以下好处：首先，软件的正常运行和维护升级由预算软件提供商负责，企业用户不必购买预算软件，而只需按照使用情况付费。也就是说，企业将能以极其低廉的成本使用预算软件，同时省去了安装、维护和升级软件的麻烦。其次，预算软件的云端化将促使软件提供商搭建开放式生态平台，允许各家中小软件提供商接入平台，并提供各种各样、灵活多变的预算管理服务，满足各个企业寻求个性化预算管理解决方案的需求。再次，一直以来，预算软件储存、分析与计算能力的增长速度落后于数据的增长速度。随着越来越多的预算软件供应商尝试使用内存计算（In-memory computing）、云计算、移动计算和社会计算技术，预算软件将具备实时处理大量数据的能力，对预算执行的实时监控、预警与多维分析将成为可能。

（三）大数据预算

近年来风靡全球的大数据理念为预算的发展与改进提供了一个崭新的视角与思维方式。大数据的兴起源于普适计算、传感器、物联网、社会网络、点击流追踪等技术的普及应用。这些技术能够捕捉、记录并且量化以前所无法获得、无法记录或无法量化的“微粒化”数据，这些数据描述了每个人行为的蛛丝马迹、万事万物（包括周遭环境、人、物料、设备、零部件等）的分秒变化。来自方方面面的微数据汇聚在一起，能够复原出事物或事件的本来面貌，宛如无数微小的拼图碎片能够拼凑出完整的图画。

借助大数据的东风，企业终于能够摆脱粗放化预算管理模式，实现真正的精准化预算管理。打个比喻，如果说传统预算好比用肉眼观察企业，那么大数据预算便是用“显微镜”。传统预算建立在高度综合的框架上，预算项目往往使用会计科目级别的“宏观”汇总指标（即使细化，仍然是部门、产品类别、事业部等高度综合的级别）。相比之下，大数据预算可以深入底层，收集每位员工、每项作业、每台设备、每项资产、每件产品等相关数据，进行分析并设立合理的“微粒级”指标，指导并控制每个员工在每项工作的表现。再者，大数据技术还能透过数据，分析出背后的潜在规律和模式。利用大数据技术，企业能够更加准确地预测出产品需求，并能够根据事态实时发展，不断调整产品需求的具体数字，为动态调整各项预算数据提供了更加可靠的基石。大数据技术还能帮助企业分析各项活动、各项作业、资源耗费的合理性和有效性，这为制定更加有效的预算提供保障。

作者单位：南京大学商学院会计学系

主要参考文献

1.Gartner，2012，Magic Quadrant for Corporate Performance Management Suites，http:// www.gartner.com/technology/reprints.do？id=1-2D5NXU9&ct=150407&st=sb

2.Orlando， J.， Turning budgeting pain into budgeting gain， Strategic Finance， 2009，90（9）:47-51

3.杰罗尔德·L.齐默尔曼. 陈晖丽，刘峰译.决策与控制会计.东北财经大学出版社.2012

4.鲁百年. 全面企业绩效管理.北京大学出版社.2006

5.威廉 R.斯科特. 陈汉文等译.财务会计理论.机械工业出版社.2006