用互联网思维改进银行函证及回函工作

陈永宏　谭祖沛

用互联网思维改进银行函证及回函工作

陈永宏谭祖沛

2016年7月12日，财政部、银监会联合印发了《关于进一步规范银行函证及回函工作的通知》（以下简称《通知》），对银行及企业集团财务公司应对注册会计师审计中的银行函证工作提出了明确要求，同时在全国层面规范了银行询证函的通用格式及备选格式。这是继1999年财政部、人民银行联合发布《关于做好企业的银行存款借款及往来款项函证工作的通知》之后，在国家部委层面两家主管部门再一次联合发文规范银行函证及回函工作。

银行函证作为注册会计师独立审计的核心程序之一，是注册会计师在开展审计业务时获取审计证据的重要手段，其对于在审计工作中识别财务报表错误与舞弊行为至关重要。同时，银行函证本质上属于银行和企业往来核对，即使没有注册会计师审计，银行也需要审计，银企双方也有定期对账的需要，因此银行函证也是银行、企业自身内部控制的需要。银行函证工作如果真正落到实处，那么在整个社会经济运行和信用层面，不仅能充分、便捷地实现信息共享，而且能够极大地减少重复工作，更可极大地节省社会资源。

2014年全国“两会”期间，全国人大代表、中国注册会计师行业代表专门提出关于“银行函证”方面的议案，强调“统一询证函格式，规范函证收费标准”。中国注册会计师协会也在广泛征求相关政府部门、银行、会计师事务所等各方意见后，积极推动政府相关部门规范银行函证回函工作。两部委7月13日联合发布《通知》，标志着我国在推动规范银行函证及回函工作方面迈出了重要一步，注册会计师行业多年的呼吁和期盼在国家法规层面已经完成。

下面，就如何理解《通知》要求，从技术层面谈谈笔者的一些思考。

一、银行函证业务改进目标的核心是效率和效果

目前，银行函证是审计人员验证被审计单位会计记录所载事项而向银行或企业集团财务公司发函询证的重要程序。但实际工作中银行函证的回函效率和质量都存在一定的问题，如：回函格式不统一、回函不及时、回函率低等，甚至存在由于回函不实导致引发银行的运营风险、法律风险和声誉风险，如虚构银行存款、伪造收入凭单和银行对账单、掩盖银行存款被质押冻结的信息等。同时，随着各行业的创新发展，企业与银行间的资金往来形式多种多样，原来的银行询证函格式已经无法满足新的业务需求。因此，笔者认为，《通知》要求的核心目标之一是改进银行函证和回函的效率和效果，确保回函质量。

二、改进银行函证业务的效率和效果，需利用信息技术和互联网思维

改进银行函证工作的效率和效果，需要充分利用信息技术和互联网思维方式。在当今信息技术突飞猛进和互联网不断颠覆传统业务模式的时代，伴随银行业信息化水平的日臻完善，各家银行完全有能力建立一套符合自身内部实际需求的信息化系统，确保银行函证回函的内部控制得以有效实施和监控。包括统一回函、复核，记录完整的操作记录，实现快速回函、随时跟踪、实时监控、信息永久保存等，以上内部控制均可采用信息系统进行自动控制，这不仅能够为银行内审和内控检查提供高质量的信息支撑，同时能够配合业务部门的管理规范，对所发现问题及回函投诉事项建立缺陷整改、责任认定和问责机制，大大加强银行内部控制的设计与执行有效性。

由于行业的特殊性，银行信息系统对保密安全要求较高。因此，银行信息系统创新的门槛要比其他行业高，但银行作为服务行业，为客户提供便捷、高效的金融服务仍是其主要任务之一。在当今“互联网+”的环境驱动下，出现许多新兴的金融服务业态，它们不断快速地蚕食着传统银行的市场份额，传统银行为提高服务质量，减少客户流失，对其信息系统进行改造升级已然成为未来发展的一项重要工作内容。

改进银行函证工作的效率和效果，离不开信息技术的运用和互联网平台思维。银行、企业、注册会计师三方可以合力协作，借助两部委《通知》中关于“鼓励各银行建立银行函证的集中处理机制，如全国性或区域性银行函证处理中心”的要求的东风，按照互联网思维方式，做好两件事情：一是推动每家银行建立统一的“函证处理中心”，将分散于分行、支行及各营业网点的函证业务进行集中处理，实现资源和风险集中管控；二是开发共建银行、企业、注册会计师三方“共享平台”，以取代传统的“繁、慢、差、费”纸质媒介、人工传递的作业模式。

银行统一设立 “函证处理中心”，就是将目前由银行的各级分行、支行甚至营业网点的分散处理函证及回函的工作模式，改为通过在其总行设立集中统一的函证处理中心，在获得客户的授权下，专责处理注册会计师或其他第三方所要求的银行询证函，以此来提高银行函证回函的工作效率，降低内部控制风险。以此改进传统的函证发送、确认以及回函方式，这不仅能够提高回函工作效率和质量，也可有效降低银行运营成本和回函风险，甚至将会让传统的函证业务成为银行一项主动创新服务。2016年7月，银监会组织编制的《中国银行业信息科技“十三五”发展规划监管指导意见（征求意见稿）》中强调，“完善企业及客户信息系统，强化客户为中心的价值创造”、“推进核心应用转型，不断增强综合化和差异化服务能力”，明确指出“信息科技作为银行业金融机构的核心竞争力，在未来五年担负着增强创新能力，加强引领作用，提高发展质量，助推转型升级的重要使命”。

银行、企业、注册会计师三方“共享平台”就是借助先进的信息安全技术，利用互联网平台集中管理的优势，通过信息技术的一系列安全认证，后台审批、确认，形成电子函证，建立起网上三方“共享平台”，将传统的人工、线下作业方式“移植”到线上作业。目前，我国银行函证及回函方式是注册会计师编制银行函证底稿，交由企业授权寄往开户银行，由银行核对函证内容，签字、盖章后寄回注册会计师。这种作业方式的弊端日益显现，概括起来就是“繁、慢、差、费”，繁就是“繁琐”，一张纸制函证需要在注册会计师、企业财务、银行、快递公司等十多道环节人工流转，非常繁琐、复杂；“慢”就是由于涉及经办人员多，环节多且均为人工传递，时间节点、快慢均不可控，所以目前的银行函证回函速度十分缓慢，甚至出现丢失；“差”就是函证及回函过程各个环节的经办人员体验差、回函质量差、回函结果可用度差、函证过程风险管控能力差；“费”就是目前的函证回函方式极大浪费纸张、浪费人力资源、浪费物流资源，据测算，按照目前传统的函证模式，一份函证的费用包括银行收费、企业财务人工费、注册会计师人工费、快递费用在内费用不低于500元，这是对社会资源的极大浪费。改线下作业为线上“共享平台”，改纸质函证文档为更为高效、安全和环保的电子函证文档形式，结合银行函证处理中心进一步优化客户体验，降低运营成本，提升管理效率。

在信息安全技术（如加密、鉴权等）不断完善的条件下，如果银行信息系统可以与上文提到的银行函证处理中心建立联系，将为回函工作提供更多便捷，同时可以减少人为填报错误，规避人为舞弊风险。这不仅强化了银行内部控制，降低了运营风险、法律风险和声誉风险，更有助于大力推动社会信用体系建设。

三、银行函证效率的提高，不仅是注册会计师行业的福音，更是传统银行业发展的一个机遇

过去，银行业把银行函证的回函工作当作是一项额外的工作，在整体银行业务层面没有得到应有的重视。在当前银行运营与管理体系下，银行人力成本，场地租金不断提高，各分行、支行及营业网点零散的中间业务占去了很多宝贵的资源。银行函证业务虽然能够为银行带来一定的收益，但同时也分散甚至浪费了更为重要的人力、物力。

通过建立银行统一的“函证处理中心”和“三方共享平台”，改进传统的函证发送、确认以及回函方式，将会让传统的函证业务成为银行一项数据创新服务。因为函证本质上是银行提供的数据服务，只是过去一直停留在被动应付层面，仅为满足于注册会计师的审计需要。银行函证处理中心的建立，不仅能为注册会计师在审计过程中提供高效、便捷的服务，同时也是传统银行业向科技信息领域发展的一个重大机遇。

四、提高银行函证效率可以借鉴国外成功经验

目前，美国、英国、澳大利亚、香港等国家和地区的大型银行已先后通过设立集中的函证处理中心和三方共享平台，来提高银行函证回函的工作效率。随着互联网时代的不断推进和信息技术的不断完善，国外在利用互联网和信息技术手段提高函证效率、降低函证风险方面已经出现了较为成熟的案例。2010年，美国一家公司（CapitalConfirmation）专门设计了一个独立的第三方电子函证处理平台（www.confirmation.com），将传统银行函证业务由线下转移到线上，审计师只需要将询证函提交到平台，然后由平台将函证请求发给银行，银行通过平台将回函反馈给审计师。这种方式极大提高了函证工作的效率和质量。截止2015年，全球有2850家银行使用该在线函证服务，13000家会计师事务所使用confirmation. com平台进行发函，HSBC和其它35家英国银行加入其服务网络，甚至有100多家银行已经不再接受纸质询证函。

据笔者所知，目前我国也已有一家由注册会计师和软件工程师共同组成的专业技术团队，在中国注册会计师协会和银行监管部门的支持下，通过几年的努力，已经成功开发出了银行、企业、注册会计师银行函证“三方共享平台”，并且取得了国家权威部门的金融安全认证，完成了多家银行、企业和会计师事务所之间的函证测试工作。

综上所述，银行函证业务改进目标的核心是效率和效果，在我国经济发展新常态下，互联网+、全民创业万众创新的国家战略大格局下，结合两部委的《通知》精神，规范银行函证处理机制、借鉴国外成功的解决方案，创造符合中国国情和函证工作需要的、具有中国特色的建立“银行函证处理中心”，创建银行、企业、注册会计师银行函证“三方共享平台”，使之成为审计师与银行之间的桥梁，这既是对传统函证工作的创新，也为落实国家“互联网+”行动计划，利用互联网技术在传统工作领域的突破和创新做出了一次有益的探索与实践。

作者单位：天职国际会计师事务所