对当前档案信息数字化的反思

智璐璐（南通市不动产登记中心，江苏南通，226000）

对当前档案信息数字化的反思

智璐璐
（南通市不动产登记中心，江苏南通，226000）

从上世纪开始，信息化、数字化开始渗透到社会各领域和学科，进入21世纪，它与社会的粘连关系愈发明显，并引起了各学科的革命性变革。作为最古老的学科之一，档案学也顺应时代焕发了第二次生命。笔者以中国知网数据源为例，对1995年至2013年研究档案数字化的论文进行了统计。详见图1。

一、当前档案数字化的开展现状

1.当前档案数字化的成绩

当前，档案信息化已经进入全方位、多层次推进的新阶段，档案管理水平也在信息化大潮中提升到了新的高度：（1）数字档案馆（室）建设稳步推进；（2）档案数字化和电子档案接收稳步开展；（3）档案信息共享平台建设稳步实施。

2.档案数字化过程中出现的问题

在尽享档案数字化成果的同时，我们也要正视当前数字化在方向、方法等方面出现的偏差。

数字化理念偏差。档案管理是一项投入巨大，回报隐形、长期的工作，所以，在数字化时代之前，上级管理部门重视程度不够，档案事业发展相对缓慢。进入信息时代，数字化成为考量档案馆水平的一项重要标准。基于数字化成果的可见性、直观性，很多档案馆片面追求数字化档案的数量，误入“重形式、轻利用”的错误理念，导致前期与后期人力、物力大量耗费，利用率没有改善等结果。

此外，在选择数字化目标时，绝大多数档案馆优先选择纸质档案等更容易看到成果的档案，而未对声像档案等更容易损坏的档案种类给予足够重视，这也有悖于数字化的初衷。

信息孤岛现象普遍。信息孤岛的一个弊端是数字化标准不统一。2005年，国内出台《纸质档案数字化技术规范》，但是在此之前，北京市档案馆已将馆内纸质档案进行了数字化，且数字化成果与此行业标准相差甚远，为此，不得不重复耗费大量的人力、物力和财力修改。声像、视频档案等应该以纸质档案数字化为戒，尽量避免盲目下手做重复劳动。另一方面，由于当前区域经济、档案意识的不同，馆际之间、城际之间、省际之间数字化发展水平参差不齐，条件较好的档案馆数字化工作开展已相对成熟，但仍有部分档案馆数字化工作尚未开展，导致档案管理工作无法在一定程度上予以统一，影响了档案工作的整体发展。

二、档案数字化调整建议

1.体制机制

图1　1995—2013年研究档案数字化的论文数量一览

将档案生成单位与档案管理单位进行剥离，成立区域范围内专门的档案事务中心。其中，档案生成单位负责档案的收集和编研工作，档案事务中心一般不从事与档案内容有关的研究活动，主要负责将文件从其形成单位接收、存储进文件中心；对档案进行数字化扫描等整理工作；提供准确、快捷的文件借阅服务，满足文件形成者的需要；保证所接收和管理文件的安全，进行科学管理；根据由文件形成单位制定、档案馆批准的档案保管期限对文件进行挑选和鉴别，销毁不需要继续保存的文件。

机构的分离，一方面可以集中有限的人力、物力和财力优化档案管理工作，实现更高的产出投入比。以档案存储硬件条件为例，国家信息中心信息安全研究与服务中心发布的数据修复报告表明，2006年度数据丢失事件中，硬件故障占了相当大的比例，80%是硬盘本身故障。究其原因，主要是所配套的硬件设施在物理性能上无法达到额定标准。硬件设施采购金额高昂，如果按照现行档案馆各自为政的模式，无疑是一笔很大的投入。实施剥离不仅可以使硬件条件得到极大提升，而且能有效归集分散资源，避免浪费；另一方面能有效提高区域范围内档案及档案管理的标准化程度，为实现“大档案”，更大范围内档案信息资源的共享和整合做好前期准备。

2.资源管理体系

档案数字化主要包括传统纸质档案数字化、照片档案的数字化和声像档案数字化。目前，国内很多档案馆都已开展了档案数字化服务，由于经费等原因，普遍采取分步操作，即永久保存的档案优先，定期保管的次之；纸质档案优先，其他档案次之。以江苏省为例，目前，省内所辖各市都已开展了档案数字化工作，但是各地数字化情况不尽相同。详见表1。

从上述表格中可以看到，纸质档案相较于其他两类档案的数字化程度更高，声像档案的数字化工作开展相对落后，这也是全国各地档案馆数字化工作开展的通病。和纸张相比，电磁讯号的不稳定性更为突出，即使是存储性能最好的磁光介质，安全保存信息的寿命也远不及纸张，难以担当长久保管的重任。所以，目前数字化的结果就是，花大量的人力、物力和财力获得的数字化成果，有可能在纸质档案还保存完整的情况下就寿终正寝了。

在实际工作中，应该以档案价值为标准，以用户利用为导向，对拟数字化档案进行分类。一类为历史珍贵档案。这类档案兼具档案与文物双重属性，在实际工作中应优先考虑。二类为馆藏特色档案。这类档案如婚姻档案、房产档案，与民生联系较为密切，利用率相对于其他档案更高。优先对其数字化，一方面可以避免纸质档案频繁使用带来的损耗，另一方面可以提高档案利用的效率。三类为普通档案。在实际工作中，通常表现为收发文。对此，可以参照图书领域的“呈缴本”制度。收发文机关都只有一个的，统一由发文机关进行数字化等相关工作；同一个机关发文给多个收文机关的，该文件的处理由发文机关来实施数字化等操作手续，收文机关不再重复数字化；多个发文机关一个收文机关的，由收文机关实施数字化工作，发文机关不再另行操作；多个发文机关多个收文机关的，应将该份文件上缴给发文机关的上级直管单位，由上级单位负责文件的数字化等工作。

表1　江苏部分地区档案数字化情况

3.支持保障

人员方面。按照笔者前文所述，成立区域范围内的档案事务中心，日常档案管理统筹工作由地区档案局安排。具体的扫描、归档等工作实行外包，交由专门机构处理，一方面可以在一定范围内统一数字化档案的标准，另一方面也可以节省资金。由于档案自身的特点及长期以来档案界对档案的错误管理理念的影响，社会普遍认为档案馆是投入巨大而收效甚微的单位，所以资金来源问题始终是各档案馆面临的难题。档案事务中心的建立，可以将之前政府的分散拨款归拢到一起，集中利用起来。此外，由于档案事务中心集中管理的档案来自不同的成员单位，各成员单位也应根据规定上缴一定的档案管理费。所以，在资金方面，应以政府拨款为主，各成员单位缴纳管理费为辅。

4.安全及利用体系

如前文体制机制所述，区域范围内的档案管理工作由同一档案事务中心负责，这也意味着相应的管理系统及平台操作主要由其完成，为确保档案信息的安全，需要加强对安全及利用方面的监管。

（1）在档案事务中心所辖各成员单位设置统一的档案利用平台，以授权形式，根据全宗号赋予各合法用户相应的利用权限。具体可以分为：内部工作人员利用权限；档案生成单位利用权限；社会公众利用权限。对于适合公开查询的档案，档案生成单位与档案局共同享有档案查询及出具档案复印资料的权限。当社会公众申请查询时，由档案局或相关人员根据申请人的身份信息，临时赋予其利用权限；对于涉及个人隐私如房产档案等，档案生成单位单独享有查询及复制权限。对利用者进行划分，可以在保证档案有效利用的前提下，确保档案信息不外泄。

（2）进一步加强网络日志管理。将档案信息流转过程中用户的所有网络活动记录在案，确保参与者身份及其行为的真实性和不可否认性，为系统进行事故原因查询、定位、事故发生前的预测、报警以及为事故发生后的实时处理，提供详细可靠的依据或支持。

（3）加强数字化档案的防写保护。防写技术是针对内容不再修改的电子文件所采取的安全技术，其目的是通过技术手段来固定处于静态的电子文件的内容信息。在只读状态下，文件内容只能读取，除具有高级权限的用户外，其他用户一律禁止对内容进行修改，从技术手段上保证了数字档案的原始性和真实性。

［1］张照余.档案信息化理论与实践［M］.北京：中国档案出版社，2007（1）：15-30.

［2］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话.［2014-12-23］.http：//www.saac.gov.cn/news/2015-01/06/content_81240.htm

［3］智璐璐.浅谈“呈缴本制度”对档案利用的促进［J］.湖北档案.2009（6）：8-10.