新形式下如何改进档案管理工作

李媛媛

【摘 要】随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。

【关键词】信息化 档案管理 信息公开

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）17-0088-01

多年来，在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题，致使大批的档案得不到充分的使用，许多很有价值的档案长期被束之高阁。随着当今信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

一、传统档案与现代信息化管理模式的转变

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程。由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。然而，随着计算机及其网络的出现，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

二、加强电子档案信息的安全性

电子档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。为了加强电子档案信息的安全性，必须要建立档案的各项制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并确保档案的真实性。对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理。

因此，我们必须改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

三、提高电子档案工作者的专业素质，实现档案管理的现代化

科学文化知识的学习与档案管理和服务是不可分割的，档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。档案管理者要全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，使档案工作有新的进展和突破，要加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念。建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

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