SOP应用于高校图书馆学生助理管理的思考

文/浙江大学海洋学院 胥晶

SOP应用于高校图书馆学生助理管理的思考

文/浙江大学海洋学院 胥晶

本文结合工作实际，分析了高校图书馆学生助理工作的现状及存在的问题，探讨如何将 SOP（标准化操作规程）应用于高校图书馆学生助理的管理，从而推进学生助理工作的常态化运作。

高校图书馆；SOP（标准操作规程）；学生助理

为适应高等学校图书馆事业发展的需要，更好地指导和规范高等学校图书馆工作，教育部在2015年12月31日印发了新的《普通高等学校图书馆规程》。规程第三十九条指出：“高等学校应推动图书馆严格遵循相关的专业标准，不断完善业务规范和考核办法， 改进和优化业务管理”。

学生助理作为高校图书馆人力资源的组成部分，优化其管理具有实际意义。国内 外关于学生助理管理的研究文献较为丰富，其中基于人力资源框架下的管理思路较为常见：刘媛等人指出美国高校图书馆在学生工岗位设置及任职要求、岗位申请及雇用、学生工培训、管理、工资、奖励机制等方面已形成了比较完善的管理体制；路雅祺从申请方式、岗位职责、工作时间、岗位培训等几个方面介绍了美国马里兰大学图书馆学生助理工作的管理方法；周晅等人借鉴人力资源管理学的理论方法分析了学生助理管理工作中存在的问题及原因，创新性提出在学生助理管理中采用“聘任规范化”“培训专业化”“工作表单化”“考核定量化”“奖惩有据化”等解决对策。上述文章多侧重基于人力资源的角度构建学生助理管理的大框架，对于通过何种方式细化管理尚未系统提出。

高校图书馆学生助理从事的工作主要分为常规性工作、合作性工作两种类型。常规性工作往往具有固定性、基础性、重复性等特点。将SOP（标准操作规程）管理理念应用于基于人力资源管理框架下的高校图书馆学生助理常规性工作的管理，可以形成常态化的管理模式。

一、SOP 的含义

SOP（Standard operation procedure），中文称为“标准操作规程”。它是由组织内部自行撰写的一种工作准则，即以文件形式、统一格式描述出来的标准操作步骤和要求。主要描述操作人员日常的和重复性工作操作步骤和应遵守的事项，用以指导和规范日常工作。目的是让操作人员通过先进的程序完成产品或使得操作结果一致。

SOP的优点：一是通过将部门积累下来的技术、经验，以标准的格式记录在文件中， 以免因技术人员的流动而使技术流失；二是使操作人员经过短期培训，快速掌握先进合理的操作技术；三是SOP的发展和应用可保证操作过程有长期的一致性和连贯性。因此SOP可以被用作高校图书馆学生助理常规性工作管理的教程。

二、高校图书馆学生助理工作现状及存在的问题

（一）高校图书馆学生助理工作现状。20 世纪 90 年代以来，随着高等教育的发展，高校招生人数不断增加，新馆建成后馆舍面积成倍增长，同时高校图书馆为满足读者的需求，实行全开放管理并延长开放时间。但由于人力、物力等方面原因，高校图书馆也面临工作人员严重不足的困难，图书馆开始聘用学生助理参与图书馆管理。据统计，美国大学图书馆流通岗位中由学生助理完成整个流通工作的已达78%，在我国占45%，学生助理大大缓解了人手不足的问题。但高校图书馆在学生助理使用过程中，还存在一些普遍性问题。掌握学生助理工作现状，解决好存在的问题，是高校图书馆持续使用好学生助理的关键。

（二） 高校图书馆学生助理工作存在的问题。主要有：

1. 流动性大，管理比较困难。一方面，学生助理通常利用课外业余时间勤工俭学，工作时间经常由于课程安排及个人发展规划（考研、出国、培训等）受到限制，影响图书馆的日常管理；另一方面， 学生助理的正常毕业也会使这支队伍存在必然的人员流动。

2.培训不到位，职业素养缺乏。图书馆学生助理通常在招聘后经过简单培训即上岗工作，未经系统、专业、规范的 业务培训；图书馆也未安排专业培训馆员专门负责对新进学生助理进行培训；培训内容随意性强，不完整，缺乏专业系统性，有关职业道德、工作责任、团队精神的培训缺少，造成一些学生助理工作责任心不强，缺乏基本的职业素养；另外，新增业务的培训也不够及时。

3.缺乏统筹管理，考核方式缺失。多数高校图书馆对学生助理的工作时间没有进行统筹管理，随意性大，增加了图书馆工作的被动性。同时，学生助理的报酬多采用时薪制，缺少完善的考核机制，无法对学生助理的工作质量进行有效评价与激励，不利于学生助理个人及团队业务能力的提升。

三、SOP 如何应用于高校图书馆学生助理常规性工作管理

（一） 人员招募。

1.建立标准化人员梯队模式。高校图书馆由于其常规性工作技术性不高的特点，适合采用以本科生为主，研究生为辅的人员组合结构。（1）本科生年级及班级选择。本科生的年级选择很关键。大一学生刚入校，未完全适应校园生活且社团活动较多；大四学生面临就业或考研的压力；大二学生较大三学生延续性好，可减少图书馆人员的频繁招聘与培训。但若完全聘用大二学生，图书馆将面临该批学生助理集中毕业带来的岗位空缺压力。因此，本科生学生助理适合以大二学生为主、大三学生为辅（如七三或八二比例）。另外，同一院系或同一班级学生由于课程设置及活动安排相近，也容易出现集体请假现象。本科生学生助理选择时应尽可能避免同一院系同一班级人员招聘过多。（2）研究生比例确定。本科生在学期末通常会有考试周，需集中复习备考，选聘部分研究生担任学生助理可互补岗位需要。研究生助理的数量可控制在招募总数的20%～30%，又因研究生课程不多，可支配时间多，年级可不做要求。

根据以上，我们可以建立较为固定的研本比及年级比，从而可以根据总需求量确定各年级招聘人数。人员梯队模式如图 1。

图1　人员梯队模式

如中途有学生临时退出，同样按照上述方案补进。按照该方案进行招募，可保证较为稳定的研本比、年级比，从而避免因人员集中更替带来的工作衔接困难以及本科生考试周学生助理空缺情况。

2.建立标准化招聘流程。每学期初由用人部门将用人计划报招聘部门，招聘部门通过固定的招聘平台发布招聘信息，经过初筛及二次选拔确定聘用人员。招聘流程如图 2。

图2　标准化招聘流程

（二） 人员培训。主要内容如下：

1.制定岗位SOP。梳理学生助理需要学习的基本理论及实际操作事项，由图书馆专业馆员负责编写。 SOP 应力求简洁，易于掌握。如可以将“图书借还”“书目检索”“借阅查询”“图书超期处理”“IC空间预约”“硕博论文接收”等规程逐个制作 SOP，在团队共享云盘 上存放共享。

2.制定培训计划表。为每一位学生助理制定培训计划表。计划表中涵盖培训项目、培训馆员、培训时长、培训考核目标及考核结果等项目。每一位学生助理经培训考试合格后方可上岗。在实际 工作中，若需要培训新的技能，也按照上述模式操作。

3.工作表单化。为更加直观的了解工作状况，可通过制定表单进行统一管理。主要的表格有：《排班表》，根据学生的选课表，灵活安排学生分时段值班；《值班登记表》，栏目包括值班日期、值班人、值班时间段、值班时长、工作内容、值班老师签名等（如图3）。其中工作内容要对应学生助理岗位规程中要求的事项，以避免学生助理工作的随意性，也便于连续性工作的查看和衔接。

图3　学生助理值班登记表

（三）人员考核、评估及激励。根据不同岗位，制定适用于各岗位的绩效考核表。考核表包括被考评人、考评指标及权重，考评人、考评方式等项目。由指定人员组织定期考评，并及时对考评结果进行整理分析，结果反馈学生助理。根据考评结果，对不同人员采取相应的激励或淘汰措施。同时根据考评结果不断完善考核方式，提高考核工作的合理性和有效性。

（四）SOP 的维护补充。基于 SOP 可持续运行的要求，每一份规程都应根据实际情况的变化而不断修订完善。高校图书馆应有专门部门和人员定期对 SOP 进行梳理，保证每一份 SOP的适时性和适用性。综上所述，本文提出了基于 SOP 学生助理常规性工作的常态化管理思路（如图 4）。

图4　学生助理常规性工作管理 SOP

四、结语

采用标准化管理方式管理高校学生助理，可有效避免因学生助理频繁变动或离岗造成工作断档或管理混乱，从而实现学生助理工作呈良性可持续性发展。

采用标准化管理方式可建立健全图书馆学生助理工作规章制度，规范学生助理招聘、培训、管理和评估等工作，真正用好学生助理，发挥其作用，推进图书馆工作更加平衡、 有序地发展。

标准化管理理念也可用于图书馆服务系统设备维护、图书盘点、空间管理等多方面。不管是对于管理者、被管理者还是读者，一个有序的管理方式终究是好的体验。

［1］刘媛，鄂丽君.美国高校图书馆学生工管理工作及启示［J］.图书馆建设，2013（6）:58-62.

［2］路雅祺.美国马里兰大学图书馆学生助理管理工作介绍及其启示［J］.图书馆论坛，2010（5）:169-171.

［3］周晅，王梦丽，余恒鑫.人力资源管理视角下的高校图书馆学生助理管理研究［J］.图书情报工作，2013（S1）:301-303.

［4］Han L， Wang Y， Luo L. Student Deep Participation in Library Work: A Chinese Academic Library's Experience［J］. The Journal of Academic Librarianship，2014，40（5）:467-472.

［5］张潇，赵明海，刘福生，等.标准操作规程（SOP）由来、书写要求及其作用［J］.实验动物科学，2007（5）:43-47.

［6］刘香兰. 将标准操作规程（SOP）应用于高校图书馆读者培训的思考［J］.农业图书情报学刊，2010（6）:111-113.

［7］张广海.对学生助理参与图书馆工作的思考［J］.当代教育科学，2012（19）:50.

［8］胡越慧.高校图书馆学生工的有效使用［J］.辽宁行政学院学报，2008（5）:224-225.

［9］巴三霞，宋志明.再探高校图书馆对学生助理的管理［J］.高校图书情报论坛，2013（4）:33-35.

［10］宋佳佳，李艳芬，刘兴盼.高校图书馆勤工助学学生自主管理模式创新研究——以北京工商大学图书馆为例［J］.图书情报工作，2012（17）:104-108.