基于Excel2016的班级管理图表及制作

曹晔 聂静

● 引言

Excel2016中，新增了直方图、树状图、瀑布图、旭日图、箱形图、组合等6种图表。这些图表对有些数据所含信息的表达更为直观、简单，功能更强，应用更广。

小张老师是一所中职学校计算机应用专业动漫设计班的班主任，经常需要做一些直观的数据分析。以下笔者将从他遇到的几个具体问题入手，介绍Excel 2016的新增图表及制作。

● 样例一：用直方图展示班级考试成绩分布

1.问题及结果

期中考试结束了，小张老师拿到动漫设计班的成绩表，如表1（a）所示，他很想尽快地弄清学生的成绩总体情况。经过几次实验，小张老师终于做出了如图1所示的分布图。从这张图上可以清楚地看出，80分档（76～80分）的学生占比最多，其次是70分档（66～70）的学生，依次类推。低分段人数偏多，高分段人数偏少，以后要更加努力。

2.解决方案：运用直方图，展现数据分布规律

小张老师是按以下步骤操作的。

（1）录入数据。在Excel中录入班级成绩，如表1（a）所示。

（2）确定分数分段。

他的目的是想搞清每5分内有多少人，于是设计出如表1（b）所示的分数取样点。操作时，一般要将表1（b）与表1（a）设计在同一个sheet中。他一开始从60分起，每隔5分一档，结果发现到100分时还不够表的高度数，最后添了一格55分。当然，他最后弄明白了，分段数据是由自己根据实际情况定的，不一定要与数据源同高。怎么分段，就看你想知道哪些信息。也就是说，表1（b）中的数据由需要确定，若输入时顺序零乱，软件会自动重排。

（3）分析准备。

一般在Excel安装完成之后，为了提高Excel的运行速度，不常用的加载项都会被禁止，例如，“分析工具库”就是被禁止的。所以在做直方图之前，需要添加“分析工具库”加载项。具体做法是，在“文件”菜单中，选“选项”，出现Excel选项工具栏，依次选择“加载项→分析工具库→转到→分析工具库VBA→确定”，即可完成添加。之后，在“数据”选项卡栏最右边会显示“数据分析”项，这是快速做直方图的基础。

（4）单击“数据分析”，选择“直方图”，将弹出“直方图”选项对话框。

（5）填入分析数据及输出选项：①单击“输入区域”栏，拖选表1（a）全部成绩栏内容，姓名与科目名不选，表示你要对这些数据进行分析，数据不能有遗漏。②单击“接收区域”栏，再拖选表1（b）“取样点”的数据栏，所选的数字就是成绩区间端点。③单击“输出区域”栏，然后在表1下方的适当位置拖选（一般不论大小），确认即可，表示要在此位置输出信息。④选中“图表输出”复选框，表示要输出的是一张图表。⑤单击“确定”，出现一张“接收、频率表”（此处略图），其中表中的“接收”表示分数区间端点，“频率”表示在这个区间内出现的得分人数。同时出现上页图1，这就是所要的结果。

（6）修改标题及注释，并对图形进行适当的调整，即可得到满意的结果。

3.结论

直方图通常用来表达数据分布规律。如成绩分布、学生来源地分布、学生体质类型分布等，均可采用直方图分析。

● 样例二：用树状图展示技能比赛结果

1.问题及结果

计算机应用专业最近进行了一次技能比赛，共有4个班参加。各班的获奖情况如表2所示。小张老师想对各班的情况有一个清晰的了解，但这张表却有点让人雾里看花的感觉。于是，经过摸索，他做出了一张技能比赛获奖情况分析图，一下子豁然开朗，如图2所示。

2.解决方案：运用树形图，展示整体与整体、部分与整体间的占比

小张老师是按以下步骤操作的。

（1）录入数据。在Excel中录入技能比赛获奖情况表，如表2所示。

（2）生成树状图：①选取表2中的全部有效数据，含班级名称，但不含顶端行。②单击菜单栏中的“插入”，再选中“推荐的图表”。③出现插入图表对话框。依次选中“所有图表→树状图→确定”。再修改标题，即得到如图2所示的比赛情况分析图。

3.结论

树状图一般用于展示数据之间的层级和占比关系，以矩形的面积大小表示占比大小，以颜色区分类型。在这张图中，颜色相同者为同一班级，班级的得奖总数处在第一层，班级内的得奖数处在第二层。它把班级获奖的总数、班内分类奖项、各班单项数目及对比等，均展示得很清晰。但是，当层级太多时，树状图则无法显现优势，这时可采用旭日图表示，此处不再讨论。

● 样例三：用瀑布图管理班费收支

1.问题及结果

班上每学期有一定数量的班费，但钱花在了哪些地方，哪些项目支出多，哪些支出少，小张老师希望有一个直观印象。他经过研究，做出了如图3所示的收支分析图。这张图上，一学期共花了900元，节日活动支出最多（354元），物品损坏花费最少（75元）。看到这张图，大家都能对各项开支清清楚楚。

2.解决方案：运用瀑布图，展示个体与整体、个体与个体间的对比关系

小张老师是按以下步骤操作的。

（1）录入班费收支情况如表3所示。

（2）制作收支瀑布图：①选中表中全部内容，含标题。②参照样例二第二步的②和③，选“瀑布图”，确定，生成图形雏形。③单击两次“总计”处，再击右键，会弹出菜单，选“设置为总计”，则“总计”柱形图会自动翻转下来，如图3所示。④修改标题等内容，得到最终结果。

3.结论

瀑布图是一个既简单又实用的图表，若既想知道部分与整体之间的比重关系，同时要进行内部相互之间的大小比较时，可用它表示。

● 拓展与建议

旭日图通常用来表示比样例二更为复杂的数据层级对比关系，是多层环形带扇区的图形。箱形图顾名思义，数据一般在一个箱子里，若有超出者，则属于异常，通常用来展示“与众不同”“危险”“优异”等。组合图就是把Excel中定义的某两个及其以上图表组合起来，以前处理这些问题比较费事，现在则可以一并完成。建议读者可以自制数据模型进行相应图表的制作。