用信息化大幅提升高校出国（境）管理水平和服务效率

黄凯锋 陈肖莹 张伟民

摘 要：本文以上海交通大学为例，分析了因公出国（境）管理的现状以及面临的问题，介绍了通过因公出国（境）审批流程的重组和优化，实现因公出国（境）管理信息化和自动化办公。

关键词：因公出国（境）；信息化；审批流程

中图分类号：G203 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2016）03-0044-04

实施国际化战略是高等学校发展的必然要求与战略选择。国际化战略主要包括学生的国际化、师资的国际化、课程的国际化、国际合作与交流、国际拓展等。其中，师资的国际化在高校国际化建设中处于比较重要的地位。在引进一定比例外籍专家和优秀海归人员的同时，鼓励教师队伍“走出去”，创建良好的学术生态环境，显得尤为重要。面对日益频繁、愈加复杂的国际合作与交流，因公出国（境）的管理方式理应做出积极应变。

一、因公出国（境）管理面临的现状及主要问题

1.因公出国（境）业务量不断增加，传统审批方式已经无法应对

2014年，上海交通大学公派短期出国（境）数达6394人次，公派长期出国（境）数达493人次，近年来的年增长率达到10%以上。具体如图1所示，随着出访量的日益增长，业务管理队伍却维持不变，工作压力越来越大，工作人员每天疲于应付，无法抽出精力提供更多的服务。传统的审批方式显然已经无法应对如此庞大的业务量。因此，为加强审批管理和提高服务水平，因公出国（境）信息系统的建设势在必行。

2.传统纸质流转审批方式效率低下，管理成本较高、服务质量不佳

审批面向全校师生，服务对象很广，涉及多个职能部门。纸质版申请表格需要在学院内部、职能部门、学校主管部门等流转。在学院审批通过的情况下，职能部门按序依次审批，一旦中间有任意一个部门未能及时审批，就会延长最终的审批时长，难以提升学校整体的行政办公效率。而且，传统审批方式下，出访人员无法实时监控文件流转的进度，管理人员业务处理沟通的成本偏高，无法整合利用学校现有的邮件平台和短信平台，实现智能沟通。同时，传统审批方式无法实现数据的共享，造成大量的人工重复操作。

3.智慧大学和服务型机关建设对因公出国（境）管理提出了新要求

“服务机关、效率机关、责任机关”建设对服务部门提出了非常高的要求。因公出国（境）审批纸质版流转效率低下，矛盾重重，而且违背了整个学校推进信息化、无纸化办公的理念。

智慧大学要求主动感知师生的需求，通过相关信息的主动推介，提供个性化服务，使教师专注于学术、学生专注于学习，实现人本、绿色行政服务。相当一部分的行政流程实现智能化处理，如信息校验、格式审查等，简化行政流程。打通校院两级管理系统，支撑校办院到院办校的转变。

二、因公出国（境）系统建设的探索与实践

1.建设理念

在学校推进智慧大学的形势下，建设一个可持续、面向服务的因公出国（境）管理信息系统。建设理念主要包括：

（1）放眼未来。设计系统的时候，考虑基于未来开发，要能适应部门之间的协调一致和学校的整体发展，避免短期内重新开发。

（2）面向服务。面向全校师生，通过信息系统解决学院和学校职能部门的协调问题，实现无纸化办公。尽量改善用户体验，师生只要负责填报，后续具体的流转过程交给系统，随时查看审批进度，通过邮件平台和短信平台加强两者的互动，提高工作效率。

（3）资源发掘。做好因公出国（境）数据管理和数据分析，为出入境中心数据统计分析提供便利。做好数据的利用和服务，实现办公自动化并解决与市外办的信息系统对接问题，提高工作效率。

（4）信息共享。因公出国（境）的数据信息量大，价值密度较高，与人力资源处、档案馆、图书馆、教务处、研究生院、财务计划处等实现数据共享，便于各个归口部门对数据进行发掘和分析，为学校的国际化发展提供指导意见。

2.建设基础

经过985工程的支持，学校数字化校园建设为因公出国（境）管理系统建设奠定了坚实基础。

（1）学校大力推进数字校园和智慧大学的发展，逐步完善校园网、服务器等基础设施建设。各个业务部门自行开发的系统，服务器逐步迁移到网络信息中心统一管理，再加上数据库和云存储的发展，学校有能力整合各个业务系统的数据，通过数据交换或同步，实现信息共享。

（2）人力资源管理系统，教职工的人员基本信息有权威的数据源；本科教务管理系统，本科生的人员基本信息有权威的数据源；研究生教育管理信息系统，本科生的人员基本信息有权威的数据源。

（3）基于审批流程，自主研发了InfoPlus工作流系统，实现可视化的流程、表单开发，通过接口第三方系统集成。主要对应用系统通过BP+BI模式，前者解决“事务处理”（工作流），后者解决“决策支持”（数据分析管理）。

（4）统一门户平台（我的数字交大），整合各个业务系统的管理功能，统筹面向全校师生的办理业务，实现资源整合。统一身份认证，使用统一的用户名和密码进行身份验证，有效减少系统管理工作量，提高信息系统的通用性，加强系统数据的移植性。统一授权平台，可以通过岗位设置权限，也可以通过赋予角色，增加人员属性的方式设置权限，灵活地实现权限的统一管理和分配。

（5）邮件平台和短信平台。通过两个平台，可以实现个性化定制邮件和短信通知，加强与用户的沟通，降低时间成本，提高办事效率。

3.系统模型

审批流程、后台管理、网站是因公出国（境）系统的三个核心要素，形成铁三角模型。具体见图2所示审批流程，使用统一门户平台（我的数字交大），实现网上申报和网上审批的功能，把审批同意的数据推送到后台管理。后台管理，即外事管理系统，实现后台数据的管理和分析，维护了批件管理、证照管理等模块，促进办公自动化。网站，即出入境中心的网站（cgcj.sjtu.edu.cn），实现信息发布、网上公示等功能。三者相互关联，缺一不可，形成一个有机整体，能有效地服务全校师生，提升管理水平，促进办公自动化。

4.系统设计

审批流程是整个因公出国（境）系统的核心，流程的重组和优化，不仅仅是单纯的信息技术问题，而且是规范流程、业务重组的过程，能推动传统管理方法向管理信息化理念的转变。首先，通过“院为实体”，即实行学院制的管理模式，优化职能部门的审批流程，把原先依次审批的过程转变为根据学院意见并行审核的过程，提升审批效率。其次，通过“预受理”的步骤，即先从国家政策的角度判断出访任务和时间等是否符合规定，在此基础上学院再根据任务进行审批，然后流转相关的职能部门并行审批，从流程上避免出现多次重复审批的问题。最后，通过系统设定已经审批同意的学院或职能部门不用再次审批，有效地降低重新审批的工作量。

学校数字化校园建设奠定了坚实的基础，充分利用系统模型，把统一门户、统一身份认证、统一授权平台等进行资源整合。

（1）审批流程，使用统一门户平台（我的数字交大），实现网上申报和网上审批的功能，并把审批同意的数据推送到后台管理。

1）网上申报。通过统一身份认证把教职工、本科生、研究生的基本信息实时交换，解决用户登录的问题。具体如图3所示，利用统一门户（我的数字交大），实现网上申报。

2）网上审批。审批权限是审批流程的难点，可以通过统一授权系统，按岗位配置审批权限，只要此人在相应岗位上就可以审批，而不用分析人事关系在哪，或是哪个部门的领导。审批互动是提升服务质量的重要一环，可以通过统一门户的“正在进行中任务”，实时查询审批流转的进度，透明化办公。并利用学校现有的邮件平台和短信平台，实现智能沟通。

（2）后台管理，即外事管理系统，具体如图4所示实现后台数据的管理和分析，维护了批件管理、证照管理等模块，促进办公自动化。

批件管理实现了自动打印任务批件和政审批件的功能，大大解放了劳动力。签证管理通过导出xml格式文件的方式，与市外办的因公出国（境）管理系统对接，实现数据交换的功能，提高工作效率。证照管理通过证照录入、领用、归还、注销等功能，实现了因公证照的科学管理。财务管理通过“经办+复核”的模式，从管理模式上避免发生财务问题的同时，对财务数据实现数字化管理。

5.建设成效

充分利用由审批流程、后台管理、网站组成的铁三角模型，发掘各个元素的延展功能。通过信息系统，在加强管理的同时，促进服务，又通过服务反过来促进管理。因公出国（境）系统的主要建设成就如下：

（1）在业务量不断增加的情况下，审批效率大幅提升。

传统纸质流转审批方式效率低下，申请表格需要在学院内部、职能部门、学校主管部门等流转。在院为实体的理念下，学院审核后，职能部门按序依次审批。每个职能部门审批都需3个工作日，学校主管部门审批需5个工作日，所以传统的审批方式总共需要3N+5个工作日。而通过因公出国（境）系统审批，能实现职能部门的并行审核，最多只需要3个工作日，总共需要8个工作日。由此可见，审批效率大幅提升，出访团组审批过程中涉及的职能部门越多，效率的提升越明显。

（2）规范管理，提升服务，实现“T”型延展。

“T”型延展主要分两方面：一方面是纵向实现业务管理一条龙，通过信息系统，全方面覆盖了网上审批、与市外办系统对接、签证管理、证照管理、财务管理等业务工作，实现科学化、自动化办公；另一方面是横向为全校师生提供更优质的服务，通过出入境中心网站，整合师生所关心的办事流程、友情提醒、信息系统介绍等内容。网站经过两年的时间，访问量已近10万，重要性可见一斑。同时不断完善审批流程，优化网上申报步骤，加强用户体验，结合邮件平台和短信平台，实现智能沟通。

（3）提升了服务质量，受到师生的广泛好评。

2014年底，出入境中心分别以民主生活会和问卷调查的方式，征求对因公出国（境）系统的意见建议，各方面对这个系统给予好评。通过信息系统，实现无纸化审批，只需网上申报后，等待短信通知领取批件即可。全校师生感受最明显的是“足不出院”就能完成整个审批过程。同时学院外事负责人可以随时查询统计本学院的出访情况，为师生提供服务的同时，也促进了学院的管理工作。

三、总结

因公出国（境）系统的使用，不仅优化了审批流程，而且促进办公自动化，解放劳动力，业务管理人员可以把更多的精力投入到服务上去。通过对因公出国（境）的数据进一步分析和发掘，还可以为学校推进国际化提供指导意见。

结合高校因公出国（境）面临的新形势，笔者建议：

1.转变观念，积极推进因公出国（境）信息化建设

高校因公出国（境）业务量不断增加，传统审批方式效率低下，矛盾重重，已经无法应对如此庞大的业务量。以信息化建设为契机，可以进行业务重组，简化审批流程，同时规范流程，实现科学管理。

2.建立业务模型，打造一门式因公出国（境）管理服务平台

在现有的体制下，由审批流程、后台管理、网站组成的铁三角模型，基本适用于所有高校。审批流程解决网上申报、网上审批的问题，后台管理解决数据管理、数据统计的问题，网站解决网上公示、信息发布的问题。三个元素相对独立，侧重点不同，对出访人员而言，只要进入审批系统的一门式入口，就可以完成整个审批过程，而不用学习如何使用整个因公出国（境）系统。

3.整合高校现有的信息化资源，通过业务流程实现数据共享

高校推进数字化建设，第一步往往是按照职能分工分别建立用于信息发布的网站，并建有人事、教务、科研、财务、OA办公等多个管理信息系统。这种方式必然会造成各自为政，共享程度底的问题。利用因公出国（境）、科研协议签署等综合性业务，从多个管理信息系统中提取相关信息，再反过来把业务信息推送回各个管理信息系统，可以促进整个学校的信息资源共享，从而把各个管理信息系统有机整合联结，服务智慧大学建设。

参考文献：

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（编辑：杨馥红）