试论应用ERP提升物资管理综合水平

张永梅

【摘要】准能准能集团公司为中国神华能源股份有限公司以管理为主要职能的全资子公司，在股份公司授权下，负责统一管理股份公司在准格尔地区已设立的神华准格尔能源有限责任公司、中国神华能源股份有限公司哈尔乌素露天煤矿、神华准能资源综合开发公司和神华准池铁路公司。截止2013年12月份，公司总资产405.08亿元，在册员工16000余人。公司主营业务有煤炭开采、坑口电厂发电、铁路运输。

【关键词】ERP 企业管理 技术 数据

ERP作为当今世界上信息化的一种趋势，是集团型企业管理快速提升，资源配置逐步优化，决策更为科学合理的有效手段，是实现决策竞争信息化，风险问题可控化，效益增值最大化的必须条件。准能集团于2013年11月份，ERP系统成功上线，通过建设ERP平台，组织结构、管理模式和业务流程提升，形成了公司集中、高效、统一的管控机制，推动准能集团公司整体管理水平迈上了一个台阶，将管理思想通过系统落地，最终支撑经营转变和经济总量翻翻的战略目标实现。数据标准化管理、计划精确化管理、采购集成化管理、库存可视化管理、系統数据体系化应用、人才持续化管理六个方面谈如何应用系统提升物资管理综合水平的几点感受。

一、数据标准化管理

在信息化环境下，必须建立标准化的物资数据，才能确保数据的正确有效传递。物资分类和编码的标准化是指面向物资供应链全过程，制定满足计划、招标、采购、设备管理、库存、财务结算等各个环节的符合企业经营管理模式的统一的物资分类及编码标准。有人说信息化建设是“三分技术，七分管理，十二分数据”，可见数据的重要性。

MDM系统质量报表是对主数据提报、审核、使用等方面的考核报表，通过报表数据可以看到整体数据标准化管理水平，同时依据报表数据可以查找原因，针对性整改。通过系统质量报表“主数据驳回报表”可以看出准能集团公司2014年第一季度共提报数据5835条，一级驳回次数为340次，驳回率5.83%；二级驳回次数1825次，驳回率31.28%；三级驳回次数1580次，驳回率27.08%，总体审核驳回率为64.18%。通过对数据驳回率考核数据明细表进行分析，主要有以下几方面的问题：

第一，上线前不积极参加培训的人员提报的数据质量较低。

第二，根据数据分析，二级驳回率远大于一级驳回率。准能集团公司的数据审核驳回流程是三级驳回给二级，二级可以直接修改后提交三级，也可以直接驳回给提报。如果三级驳回是因为专业性错误，比如分类、单位等信息，二级必须驳回提报修改；如果是规范性错误，如描述不准确，属性不完整等，二级审核人员可以直接修改再提交给三级。通过了解和分析，三级驳回主要原因是专业性错误，必须驳回给提报人员；对于规范性错误，为了提高提报人员的数据填写规范性水平，二级审核人员对于规范性错误部分也会驳回提报人员，这样就造成二级驳回率高的现状。

针对上述问题，应该采取以下改进措施：

第一，单位领导高度重视数据标准化工作，加强对提报及审核人员的绩效考核。

第二，加强培训，通过讲座、视频、专业交流QQ群等多种方式开展培训，提报人员要主动学习数据标准化专业知识。掌握物资分类原则，避免专业性错误，学习编码规范，避免规范性错误。

第三，数据提报及一级审核人员要熟悉物料的专业属性，准确填写数据属性特征，同时要多研究系统功能及系统中已经存在的数据，以提高数据提报质量。

二、计划精确化管理

ERP系统的MRP功能对于加强计划的准确性，也是能非常准确做出计划的，但是要想应用MRP达到理想的效果，需要准确的领料需求数量、物料使用时间、采购周期、库存信息等数据，而且要求各环节的工作要做到及时准确，及时入库、及时出库，不能白条领料等管理要求。通过系统现有的功能我们也能提高对计划的准确率，在计划提报时给计划提报人员显示库存量、在途采购订单量、在途采购申请量，同时随着系统应用的逐步深入，可以将物料领用信息也显示在计划提报界面，如上年领用量，前两年领用量，三年领用量等信息，为提高计划的准确性提供系统数据支持。

三、采购集成化管理

MDM、ERP及SRM系统上线前，准能集团公司物资采购一直使用EAM系统，合同是在OA系统中审批，付款在用友系统中结算，这就造成采购数据流、信息流各自为政，不能集成为一条完整数据流的状况。ERP和SRM系统上线后，供应商在SRM系统中注册，采购计划在ERP系统中审批完成自动传输到SRM系统，在SRM系统中完成寻源、招标、报价、开标、授标、合同签订、采购订单确定，然后自动将采购订单传回到ERP系统，在ERP系统中实现到货登记、验收、入库、结算、领料、出库等环节。采购集成化主要体现在以下四个方面

（一）集中采购刚性执行

通过MDM、ERP及SRM系统的应用，集中采购得到了刚性执行。首先主数据分类及物料编码由集团统一管理，在集团赋码时就依据集中采购目录，将集采目录内物料的编码打上了集采标识。其次在提报采购计划时，如果是集采物料的计划只能强制上传到集团，子分公司没有权限执行。最后，集采物料在集团SRM系统中进行寻源、招标、采购、签订合同后，将采购订单传回子分公司的ERP系统，后续的货物到货、验收、入库、出库等业务在子分公司的ERP系统中执行。

（二）采购质量跟踪管理

质量是反映实体（产品、过程或活动等）满足明确或暗含的需要的能力的特征总和，控制采购质量要从供应商选择、合同签订、到货验收等环节严格把关，但是，万一所采购物资出现了质量问题，如何能够及时跟踪到采购的源头，找到供应商，做好索赔工作也是物资采购的一项重要工作。在ERP系统中这个问题可通过批次管理及条码信息轻松解决。首先我们从物料的领料单可以查到批次信息，进而找到条码信息，在条码信息中就有采购订单、供应商等信息。

（三）采购合同管理

SRM系统可以将采购全过程的信息集成在一起，合同的执行、变更、付款等节点都能实时跟踪，为合同统计及合同分析评价提供数据支持，同时采购过程中的供应商选择、询价、供应商报价、开标、授标等合同重要信息都在系统中保存，便于随时查找。SRM系统建立了标准化的商务、技术条款管理体系，使合同管理工作更加规范，提高了合同统计准确率。

四、库存可视化管理

库存管理是连接采购管理、生产管理的桥梁，是企业生产管理过程中的重要组成部分。通过启用SAP的WM模块使库存管理更加细化、透明；实现了定位管理功能，能精确定位物资存储位置；优化了库存进出库流程，实现了全过程管理；通过批次管理能有效控制货物的先进先出；通过仓位提示可以更加有效利用仓库空间；可以监控各种仓库管理活动的状态；结合条码及无线扫描技術可以大幅度提升仓库管理效率并减少手工输入出借几率。

（一）仓位管理

现在准能集团公司启用了SAP的WM（仓库管理）模块，同时配套使用了扫描枪条码管理，方便用户的日常业务操作。通过系统报表查询，保管员能清晰地看到物料的数量、批次、仓库号、存储区、货架等信息，从而达到了库存可视化管理。

（二）批次管理

2013年上线的ERP系统启用了批次管理，能严格做到库存物资先进先出；部分如胶带、化学制品等有质保期的物料能防止存放时间过长，影响使用效果；备件领用后便于分析和处理质量问题；同时对于库龄能做到精细分析和管理。

（三）条码管理

SAP系统WM（仓库管理）模块同ERP系统其他模块无缝集成，通过无线网络和条形码标签应用，以SAP为平台，结合条形码技术在无线数据采集设备（无线扫描枪）的基础上直接运行SAP业务流程，将手动输入为主的仓库业务模式转变成以条码扫描采集数据，通过移动终端功能菜单完成出入库等业务操作，保证了系统业务数据的实时性和准确性，构建现代化仓储管理模式。最重要的是可使用手持终端扫描盘点，随时抽盘，自查，确保库存帐实一致。

五、系统数据应用体系化

ERP系统可以提供大量有价值的信息，但是如何对待这些信息，会因人的管理水平和决策能力而异，要学会应用系统提供的信息来解决问题。因此如何用ERP系统提供的信息来解决管理中的问题，最终提高效益和竞争力，是我们应该深入研究的课题。通过对我公司物资管理现状的分析，结合ERP系统数据，我认为可以通过对下列数据的分析，给管理者决策提供依据。

（一）需求计划跟踪数据分析

ERP系统给我们提供了很多报表，从不同维度，不同条线，数据都是实时的，比如系统中有一张报表“需求计划跟踪报表”，这张报表主要是以需求计划为维度，针对每个需求计划的每一项从需求计划提报，审批，生成采购计划，采购订单签订，物料到货，入库，领用等数据都实时提供给我们。如果每年对这些数据进行分析，就会知道，我们所提报的计划，哪些已经领用，哪些沉淀成了库存，针对沉淀成库存的物料进行详细的分析，找准原因，逐步提高计划的准确性。

（二）库存领用数据分析

上面说到了需求领料的统计分析，那在日常工作中还有一种领料就是领用库存物料，我们可以分析与需求领料同一时间区间的库存物料领用情况，这些数据一方面可以告诉我们这一时间区间的物料领用情况，同时结合需求领用情况分析可以发现领用物料时是领的库存还是报需求重新采购的。再深入分析可以得出为什么不领库存的原因，是库存物料的原因，还是需求提报的原因。通过数据分析，针对性的解决管理中的一些漏洞。

六、人才持续化培养

效益是人用出来的，有了信息化管理系统，依然需要发挥人的聪明才智和创新精神，充分利用系统提供的信息发现手工管理不易察觉到的问题，采取各种有效的管理措施，提升企业的市场竞争力。既精通业务又能熟练掌握ERP系统的复合型人才是企业的宝贵资源，如果没有很好的人才激励机制，做好这些人的职业规划，随着时间的流逝，研究ERP系统的人会越来越少，而且随着关键人员的调岗或离开，多年沉淀的ERP经验将会流失。所以建立有效的激励机制，能最大化发挥ERP系统的收益并将新的管理思路在系统中真正落地，持续优化准能ERP系统的基石。

参考文献

[1]周玉清，刘伯莹，周强著.ERP原理与应用教程.清华大学出版社，2010年.

[2]陈启申编著成功实施ERP的规范流程.电子工业出版社，2009年.

[3]和轶东，张怡，曹乃刚著.SAP MDM主数据管理.清华大学出版社.