减少电子文件丢失量

张钰

随着近年来办公数字化、智能化程度的不断深入，公司的电子文件量飞速上升，充斥公司生产、经营、管理的各个方面，其总数量十分惊人。因而如何保证这些电子文件的安全性就成了一个亟待解决的课题。

所谓电子文件，其实指的就是公司在生产、经营、管理等各项公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输，并存储在个人办公计算机上的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。那么电子文件丢失量指的就是电子文件因设备、环境、人员等各种因素遗失或损坏，且不能从公司信息内、外网及相关业务应用系统中找回的数量。

一、现状分析

2015年3月，小组为掌握公司当前电子文件丢失的具体情况，针对公司机关及各部门班组的重要岗位设计了调查问卷，从电子文件的丢失量、丢失类型、丢失原因等多个角度展开了详细的调研，并对回收的数据进行了统计、分析和处理，调查问卷的具体格式内容如下：

1.1 电子文件丢失情况

首先就2014年8月至2015年1月的电子文件丢失量进行了统计。结果显示，公司各部门都发生过电子文件丢失，各个月份电子文件丢失量从52个至152个不等，丢失量不稳定。平均电子文件丢失量为119个/月。

1.2电子文件丢失类型

根据问卷调查结果，并按照业务系统导出历史文件、应用程序日志文件、技术管理文件、个人信息文件和其他文件五个丢失的文件类型进行了分类统计。统计后发现，各丢失类型在电子文件的丢失量中占的比例不尽相同，技术管理文件的丢失量为90个/月，数量上占绝大多数，丢失情况最严重，占总丢失量的75.6%，是影响电子文件丢失量的主要问题。

根据活动目标公式：

活动目标=现有水平（电子文件丢失量）-潜力（电子文件丢失量×主要问题所占的累计百分比×预计可解决主要问题的百分率）

故若能将技术管理文件丢失量下降80%，则可以得到：活动目标=119-119×75.6%×80% =47个/月，且2014年10月电子文件丢失量曾达到过52个/月，故课题组认为将目标值设定在47个/月是切实可行的。

二、方法及实现

2.1“云存储”硬件环境搭建

课题组于2015年8月开始收集相关资料和意见，利用退役的磁盘陈列等存储介质，根据 “云存储”的物理架构和逻辑架构，利用已退役的信息主机设备的存储介质，整理出2TB的磁盘硬件存储空间，将磁盘存储介质的网络口与“局大楼13F”接入交换机相连，以此为接入点，并入公司信息通信网络，后硬件连接示意图，如图1所示。

2.2“云存储”软件需求分析

课题组成员仔细查阅了当前已有的云存储管理平台，进行了功能、性能的综合比较，选择了具有影响力的联想云存储平台进行了合作，并针对电力企业的实际需求进行了个性化定制。

通过对云存储平台的整体测试，发现联想的云存储平台在部门划分、部门共享以方面十分方便，但在文件在线互动编辑方面相对功能较弱，因而提出了如下的设计改进思路：

易用性。云存储平台面向全部科室及一线班组，考虑到用户水平参差不齐，因而改进的设计应特别注意易用性，最好以简单的客户端程序或虚拟盘符的形式体现，简单易学。

互动性。新的存储系统应能方便的进行技术管理文件共享和归档，重点解决传统存储方式存在的大文件共享困难等问题。

课题组成员与联想技术开发人员一道，对提出的个性化要求进行了整合，并对整个的软件功能架构进行划分和调整，并对整体功能进行了梳理，确立了整体框架。

2.3“云存储”桌面个人终端接入

步骤一：升级安全策略

本次“云存储”采用网络存储的方式，故保证技术管理文件在网络中的安全性就成了一个至关重要的工作。因而，在实施过程中采用了AES-256算法等高强度加密和严格的权限管理。对FTP、Samba等以明文进行文件管理的网络共享方式，进行了安全方面有针对性的改进。

使用 128、192 或 256 位密钥，并且用 128 位数据块分组对数据进行加密和解密，极大程度上提高了技术管理文件网络共享存储的安全性和可靠性。

步骤二：桌面客户端接入

根据软件整体架构，完成桌面客户端软件编写和测试，经公司运检部审批通过，向公司的相关岗位进行推广，指定管理员进行存储空间和权限管理，对试运行期间发现的问题和不足进行反馈。

“云存储”可以十分便捷地对个人和公共存储界面进行访问。菜单栏上有一系列的上传、下载、分享、新建等按钮，方便用户对相关文件进行一键式操作。

2.4设置同步和备份

步骤一：备份准备

在“云存储”桌面客户端上和计算机本机上各新建一个文件夹，分别命名为“云端文件夹”和“本地文件夹”（可自定义），将需要备份的技术管理文件放置在计算机本机上的“本地文件夹”中。

步骤二：同步绑定

打开“云存储”桌面客户端进行同步绑定，将桌面客户端上和计算机本机上的“云端文件夹”和“本地文件夹”两者进行关联，互作备份使用，其设置界面如下：

同时还可以按需求对备份的方式进行选择。“双向同步”为“云存储”与计算机的实时文件同步；“单向上传”为“云存储”向计算机取数据；“单向下载”为计算机向“云存储”取数据；其举例如下：

步骤三：备份设置

绑定完成后，在“本地同步”界面中还可对“云端文件夹”进行设置。可以对备份的时间进行选择，也可以就指定技术管理文件类型，如word、Excel、PowerPoint等，其中的一种或几种格式进行定向备份。

计算机终端用户通过合理的使用“云存储”进行网络定期备份，有效的避免了因计算机本地存储介质故障造成的办公重要文件丢失。

2.5班组部门技术管理文件实时共享

“云存储”为个人提供16GB的存储空间，同时根据公司组织机构图，为各个部门班组提供了32G的共享存储空间，方便员工之间的技术管理文件交流、交互，形成技术管理资源共享存储。

在共享平台上，可以存放员工学习培训资料、专业要求标准、安全工作规范、归档案例资料等技术管理文件。优化了公共文件存储机制，使新员工可以快速适应岗位，也可以让老员工进一步温故知新，提升素质素养，形成开放、共享、互通的工作氛围。

2.6 技术管理文件在线互动修改

用户可以在“云存储”平台上，对班组专业基础台账进行实时更新修改，解决技术管理文件本地存储时可能出现的“人人都有帐，帐同数不同”尴尬问题，并对技术管理文件修改的历史版本及其相应的编辑人和编辑时间进行记录，保障技术管理文件的可追溯性。

同时考虑到技术管理文件维护可能需要多位成员共同完成，“云存储”为多人次的协同文件处理提供了平台。

在文件处理中如果遇到困难，可以附上相应的文字说明，将文件链接分享给某个人或某几个人一起协作处理，且可以对链接文件进行相应的访问权限、保护密码和有效期等安全设置，提高技术管理文件的安全性，增强办公信息的互动性，提升办公的智能化水平。

三、结果及其分析

2015年9月至2015年10月课题组检查了实施后的效果，对电子文件丢失量进行了回访调查，结果如下：

表1 电子文件丢失量调查表

制表人：韦方正 制表日期：2015年10月30日

由调查结果统计可以发现，2015年9月电子文件丢失量为16个/月，2015年10月电子文件丢失量为14个/月。平均电子文件丢失量为15个/月，电子文件丢失情况大有好转。

若按照电子文件的丢失的类型进行了统计，可以发现技术管理文件丢失量为0个/月，有效地解决了公司电子文件丢失量大的主要问题，达到了47个/月的既定目标，对比之前的119个/月，有了明显的减少。

经济效益：

2015年9月至2015年10月，公司IT服务管理系统中关于存储介质损坏造成电子文件丢失的月工单数量从原先的9条下降为0条，显著减少了信息运维专业工作量。

存储介质损坏造成的数据恢复需寻求专业机构的帮助，数据恢复费用约为4000元/次，费用高、耗时久且存在信息泄露的风险。通过本次课题活动，不仅节约了不菲的维修费，更确保了企业信息安全。

无形成果：

1、安全效益

本次课题成果填补了公司在电子文件存储方面的管理空白，将原本零散存储在个人计算机的电子文件集中起来，汇聚成了公司电子文件的“保险库”，大大提升了数据安全性和可靠性。在“大数据”背景下，数据就是财富的概念已深入人心，企业中长期以来积累的班组管理、技术资料等办公数据也是我们企业生产经营和持续生产发展的重要财富

2、精细化管理

实现的电子文件共享存储、在线修改等功能为提高了办公效率、提升了精细化管理水平，为班组管理、学习培训等方面提供了有力的技术支持，增强了企业学习氛围。

四、结束语

本次课题组成员来自通信运维、信息运维、行政管理三个不同的专业领域，不同的观点想法相互碰撞激发，大家精益求精、通力合作，达到的效果远远超出了预期。课题组将继续观察本次课题对公司信息桌面运维带来的积极作用和后续影响，对于其确有成效的一面，我们将积极推广；对于其中还存在的缺陷，我们将会持续地改进和关注，进一步提高其可靠性和可用性；同时，不断钻研和发现信息桌面终端运维中任何一个值得进行研究的部分和问题，不断完善网络构架，加强其的功能性和可操作性，更好和更有效地为公司的信息数据工作服务。