基于ERP的全面预算管理系统设计与实施

裴　奇，陆海龙

（浙江中烟工业有限责任公司信息中心，杭州310009）

基于ERP的全面预算管理系统设计与实施

裴奇，陆海龙

（浙江中烟工业有限责任公司信息中心，杭州310009）

传统预算系统与业务系统脱节，存在信息传递滞后、执行不力、反馈迟缓等缺陷，难以真正发挥预算管理有效配置企业资源、确保企业经营目标的作用。为此以浙江中烟工业有限责任公司为例介绍了烟草工业企业基于ERP平台的全面预算管理系统的设计和实施。系统运行后，通过全面预算系统与业务系统的无缝集成，大大提高了预算编制和调整的效率，实现了预算实时灵活控制和多角度执行分析，为企业经营决策提供了有力支持。

ERP；全面预算管理系统；设计；实施；集成

0　引言

全面预算管理在企业战略目标的指导下对公司内部各种资源进行分配、控制、考核，有效调整企业生产经营活动，确保企业经营目标的实现。传统预算系统作为一个独立系统，与实际业务脱节，导致执行力度不够、预算反馈滞后，对企业业务缺乏指导性和约束力，预算管理的效果不能真正发挥。为此，在研究烟草工业企业预算管理特点的基础上，结合ERP系统设计并实施了全面预算管理系统，通过全面预算管理系统与业务的全面集成，解决了预算管理实践中普遍的效率低、成本高、效果差等问题，为全面预算管理的实践提供参考实例。

1　基于ERP的全面预算管理系统的设计

1.1建立多维的预算指标体系

与传统的二维预算表格模式相比，多维的预算体系模型能够满足全面预算系统面向分析与决策的需求，并更好地与核算信息和业务信息集成。多维的预算体系模型由预算指标和维度组成，预算指标是指预算管理所关注的各项经济业务产生的资源消耗和产出的量化指标，如销售收入、物资采购支付金额、费用金额等，维度是分析预算指标的不同角度。从多个维度对预算指标进行描述和分析，便于多角度、动态的查询和分析。根据不同业务类型的业务特征和管理要求，建立了销售与生产、物资采购、费用三个子模型，共同构成完整的多维预算指标体系。图1是销售与生产预算指标体系。

图1　销售与生产多维预算指标体系

预算维度的各个特征与业务系统中的基础数据是一致或者有对应关系的，如组织维度、客户维度、物料维度、单位维度下各个特征完全是共享了业务系统中的基础数据，而在预算结构维度中业务计划与核算科目是多对一的对应关系，总账科目、功能范围、成本组件等也是与业务系统中基础数据完全一致。只有在数据一致的基础上，才能实现预算系统与业务系统的紧密集成和大量数据传输，为预算控制和预算分析铺垫良好的数据基础。

1.2预算编制

1.2.1以企业经营目标为起点、税利测算为终点、业务逻辑贯穿始终的预算编制模型

企业不同的价值活动之间存在着一定的业务逻辑，对业务逻辑关系之间“强关联”如销售、生产、物资采购等各项业务之间具有的较强关联关系，通过信息化技术手段将其固化，使下游业务能够自动利用上游业务的预算数据，通过内在的业务逻辑关系自动计算出相关数据，使预算编制的科学性、准确性和效率都大大提高。

以企业经营目标为起点，将经营目标体现在销售预算中，结合销售预算、库存预测和产品单位制造成本预算，生产预算、采购预算编制紧接其后。随后在业务预算的指导下，进行投资预算和财务预算。出于企业对税利的关注，最后根据各项相关预算对税利进行测算。业务预算过程中尽可能对资金预算做出合理的评估与预测，保持业务流和资金流的一致。图2为预算编制模型及勾稽关系示意。

图2　预算编制模型勾稽关系图

1.2.2“全员”的预算责任主体

预算实施范围和责任主体扩大到所有部门及其下设科室，真正体现了全面预算的“全员参与”性。预算责任主体与公司组织结构中的部门和科室一一对应，按照业务流程与部门职责划分，每一个具体的预算都有明确的编制和审核责任主体。除此之外，还增加了虚拟的调剂部门和每个部门下的调剂科室，用于上级调整下级上报的费用预算。

1.2.3可定制的多级审批流程

按照公司的4级审批层级（即科室、部门、归口职能部门、即预算管理办公室）设计了4种预算审批流程：①部门—公司；②科室—部门—公司；③部门—归口职能部门—公司；④科室—部门—归口职能部门—公司。不同类型的预算根据实际管理需求选择相应的审批流程，统一预算类型年度与月度审批流程也有可能不同。随着管理要求的变化，如果某一类型预算的审批方式发生了变化，也可以进行调整，或为其定制所需要的审批流程。系统通过固化审批流程，实现预算编制从上到下下达、从下到上汇总、预算编制在行业内“两上三下”的管理程序。

1.3预算执行

1.3.1实时传输实时控制

全面预算系统与业务系统虽然都属于ERP的不同模块，但部署在两台不同的服务器上，是两个相对独立的系统。全面预算系统的数据可以实时传输到业务系统中，为预算控制提供数据依据。

1.3.2刚性控制与柔性控制相结合

预算数据一旦确定后，在企业内部就具有高度权威性，各个业务部门在各项业务活动中都要严格遵守，以维护预算的权威性和执行力；另外，全面预算是基于一系列假设上对企业经济行为的科学量化预测，业务活动不可避免会与预算有偏差，为了快速适应企业外部经济环境和内部经营状况的变化，避免预算成为业务活动的约束，允许在一定范围内企业经济活动的灵活调整。因此采用了刚性控制与柔性控制相结合的方式，随着公司对资本性支出不断加大控制力度，在采购订单环境对固定资产采购数量和在财务凭证环节对资本性支出投资总额上采用了刚性控制，固定资产采购数量不能超过预算数量，资本性支出投资累计执行总额不能超过预算投资总额10%。借助ERP系统这一信息化技术手段，严格保证预算控制强有力执行。除了资本性支出借助系统进行强控制外，其他的业务采用柔性方式，各个业务部门通过报表不断实时监控预算执行状态，调整生产经营活动。同时公司建立有一套科学的预算执行考核体系，依托全面预算系统中的各项预算执行报表为数据基础，来实现对预算执行的约束和激励。

1.3.3灵活选择预算控制点

对于采取了刚性控制的资本性支出，根据不同的业务特点，各类业务的控制点也有所区别。对固定资产而言，系统在采购申请单环节严格控制固定资产数量不超过预算数量，控制点处于业务发生的源头，真正做到了事前控制。对其他资本性支出而言，在财务凭证保存环节对累计投资总额进行校验，使业务具有一定的灵活性。

1.4预算分析

1.4.1预算报表体系

在分析业务需求的基础上设计了三大类型报表，共同构成全面预算系统的完整报表体系，满足公司内部和上级单位的各类管理需求：①预算报表：包括年度预算各类报表、月度预算各类报表、预算调整各类报表以及其他上级管理单位要求的格式化报表等；②核算报表：包括年度、月度的核算三大报表、产成品库存报表、生产成本相关报表、销售成本相关报表等。主要为月度税金预算、生产成本预算等预算编制时提供参考数据；③预算执行对比分析报表：包括费用、资本性支出、原料与主要材料收付存、成本、税利等各类执行对比报表，分为年度执行进度报表和月度执行报表。

1.4.2预算分析方法

各类报表可以实时刷新数据，并根据打开报表的用户权限展现不同的数据。每个业务部门预算员都可以看到本部门到昨天为止的预算数据和执行情况，超越一定阈值可以进行预警。全面预算管理系统提供了灵活的预算分析方式，提供拖拽、过滤、钻取、公式制作等多种数据处理和分析功能，可以实现多个角度的分析。有电脑基础的财务人员还可以自己动手修改报表格式或制作新的报表，满足业务需求变化时新的分析需求。

2　基于ERP的全面预算管理系统的实施

2.1系统架构

全面预算管理系统是部署在BW（Business Infotmation Watehouse，商务信息仓库）系统上、基于数据仓库的。数据仓库的特点决定了全面预算系统具有处理海量数据、面向分析的能力。全面预算系统与ERP系统间之间采用了自有的数据集成机制，摒弃了中间件或接口的集成方式，数据传输处理效率大大提高，真正实现了无缝集成。通过全面预算系统与ERP系统的无缝集成，可以实现：①预算指标与业务基础数据数出一门，保持一致；②预算数据实时下发，实时控制；③预算执行数据实时收集，实时反映预算执行情况。图3为全面预算管理系统与ERP系统中业务模块的关系示意图。

图3　ERP中全面预算管理系统与其他模块之间的关系

2.2技术工具

本次全面预算管理系统的实施采用了SAP公司的BW（Business InfotmationWatehouse，商务信息仓库）为软件工具。BW是SAP公司的一个数据仓库软件，它从SAP的各个业务系统、非SAP的其他业务系统、本地文件或者其他数据仓库软件抽取数据上载到数据仓库中，用Exce1、网页等各种方式进行展现。BW由多个组件组成，本次全面预算系统用到了BW的下列工具。

2.2.1BW-DataWatehousing（DW，数据仓库）

DW提供了数据抽取、清洗、转换、加载、数据建模、数据管理等功能。全面预算系统中的多维度预算指标体系的建立，从ERP系统中抽取主数据、业务数据和预算执行数据，下发预算等都通过DW来实现。

2.2.2BW-Business P1an and Simu1ation（BW-BPS，业务计划模拟）

BPS是BW系统提供的一个全面预算管理工具，它提供了计划、预算、预测、监控、报表和分析等多种功能，用户可以用它建立预算模型，实现自上而下的计划和自下而上的汇总，在过程中提供了汇总、摊销、重估、复制、自定义公式等一系列功能，同时也可以自定义个性化的各种功能，上文提到的多层级的审批流程，就是通过自定义而实现的。

2.2.3BW-Business Exp1otet（BW-BEx，业务浏览器）

BW-BEx是BW的一个组件，提供了一系列报表工具对数据仓库中的数据进行灵活的查询、展示和分析。可以基于网络或Exce1方式展现各种查询和报告，能够通过拖拽、过滤、钻取、公式制作等多种数据处理和分析方法实现多层次、多角度的数据查询和分析。借助BW-BEx，可以实现多维度的预算分析。

3　结语

基于ERP系统的全面预算管理系统实施后，预算编制周期缩短，预算编制精细化水平得到提高，预算执行的实时控制、事前控制得以实现，各类预算报表自动生成，实现了预算多角度分析，预算分析的及时性、准确性、全面性大大提高，真正做到全面、全员的预算管理，确保了预算执行力和约束性。企业由做报表转换到分析报表，获得业务重点的转换和管理上的提升，使公司管理层能够及时监督业务执行情况，及时发现执行偏差并进行调整，促进企业资源的合理分配，确保企业经营目标的实现。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.031

F275；TP311.52

A

1673-0194（2016）13-0060-05

2016-03-26

裴奇（1981-），女，江苏人，硕士，浙江中烟工业有限责任公司信息中心工程师，主要研究方向：信息化项目建设、信息化技术应用。