室内覆盖工程设计项目沟通管理流程分析

文｜广州集美组室内设计工程有限公司 徐婕媛

引言

项目沟通管理是项目设计和施工过程中的基础部分，同时也是最重要的环节，沟通管理的质量将会直接影响整个项目的进程。高质量的项目沟通管理工作能够保障项目设计和施工过程中对相关信息的合理收集和传输。沟通是成功的基础，其贯穿整个项目。在实际工作中，大型室内覆盖工程设计项目通常具有突出的一致性、独特性和临时性特征。其中一致性特征要求所有参与项目设计和实施的人员在项目开始之前进行有效的沟通，保证项目目标的一致性；独特性特征主要是项目参与人员通过充分余，分析项目的特点和设计、实施方案，来保证整个项目设计和实施的合理性；组织的临时性则要求参与人员通过沟通了解各自的任务和实际需求，从而完成对内部资源的合理调配。因此，只有通过科学合理的沟通管理，才能保证整个项目的顺利进行。

图1 项目计划阶段沟通流程

1 大型室内覆盖工程设计项目特征

在大型室内覆盖工程中，设计工作通常需要面对大量与以往不同的新问题，这主要是由于大型室内覆盖工程本身的特点导致的，下面对大型室内覆盖工程设计项目的特征进行了讨论：

（1）工程覆盖面积大，用户数量多

大型室内覆盖工程小则数千平方米，大的能够达到数万平方米，而工程在投入使用之后，无论居住还是商用，必然会容纳大量的人员[1]。而大量人员需要系统具有更高的并发能力，导致系统的设计更加复杂，考虑的因素也更多。

（2）室内结构复杂，覆盖方式多样

大型室内覆盖工程不仅具有较大的覆盖面积，同时由于建筑物本身内部结构复杂度较高，同时提供了多种功能。因此，项目设计过程中，设计人员应该针对区域各自的特点选择对应的覆盖方式，以满足多样化的服务需求。

（3）设计难度大，质量要求高

在工程设计过程中，大型室内覆盖工程由于其本身目标设定，也需要根据目标提出相应的设计和施工要求。业主通常会对部分安装工艺和施工方式进行明确详细的规定，并要求项目设计人员和施工人员与其它人员相互沟通，以满足楼宇整体工程建设的进度。现代大型楼宇由于本身结构和功能变得更加复杂，通常需要更加复杂的布线方式，进一步提升室内覆盖工程的设计难度。

（4）项目参与人数多，沟通协调难度较大

大型室内覆盖工程由于总体工作量较大，各个环节需要大量人员残垣，在项目的设计和实施阶段，设计人员需要与多方人员进行全面的协调沟通[2]，导致沟通难度大幅度提升，对工程的快速准确推进产生了较大的限制。

（5）部分区域结构无法确定

在过去，室内覆盖工程通常按照先设计，后施工的顺序进行，而现代大型室内覆盖工程由于一般需要与建筑整体工程进度一致，因此，通常会面临非常紧的工期。在这种条件下，传统的先设计、后施工必然会对项目的进度产生严重影响。对此，应该首先由设计人员完成对室内覆盖系统整体天线布局的布局图，然后将设计图交给现场施工人员完成馈线和公共天线的安装。在确定整体设计方案之后，在对主干线路进行安装和调试，通过这种边设计边安装的方式，可以保证工程在短期内高质量完成。但在实施的过程中，由于设计人员和施工人员需要保持持续沟通，导致设计人员的工作量大幅增加。

2 室内覆盖工程设计项目沟通管理

（1）项目立项阶段的沟通管理

在项目立项阶段，设计人员在接到勘察任务后，应该按照具体的勘察目标与客户经理进行沟通，并执行勘察任务。在大型室内覆盖项目中，设计人员需要将勘察结果数据详细的记录下来，并将记录表提高给客户经理和业主签字确认。勘察记录表不但能够为后期发难设计工作提供依据，同时还能用以向设计人领导汇报现场勘察结果。

（2）项目计划阶段的沟通管理

当室内覆盖工程设计任务书下达给设计人员之后，设计人员需要结合任务书中的详细要求，与领导人员进行具体的方案讨论[3]。面对设计过程中遇到的各类问题，如果需要进行设计方案的修改，则设计人员还需要协调厂家技术人员，寻求问题解决措施。沟通过程具体如图1所示：

①在设计阶段，当提新的问题时，首先应该由技术人员1向设计人员提出设计方案修改建议，然后由设计人员将建议提交给领导审议，在通过领导审议后，需要在方案实施之前对方案的可行性进行测试。

②设计人员分别和技术人员1和2进行联系，希望技术人员可以协助开展测试工作，但是由于技术人员本身没有决定权，需要向技术负责人提出申请。

③设计人员与厂家技术负责人进行沟通和协调，希望厂家技术人员可以配合进行测试。

图2 项目执行阶段沟通管理流程

④设计人员在多次与厂家技术负责人沟通无果的情况下，并向领导汇报沟通结果。

⑤领导与厂家技术负责人沟通，并强调测试的重要性。

⑥厂家负责人在经过一定的考虑之后，同意派出技术人员配合测试，并安排人员残疾测试工作，最终解决问题。

在整个沟通过程中，设计人员两次向领导汇报情况，首先是在与厂家人员沟通之后，将沟通结果向领导汇报；另外则是在测试工作结束后，向领导汇报测试结果。设计人员在沟通的过程中采取了强制性的方式，通过领导向厂家施压之后，要求厂家配合方案测试工作，然后在测试完成之后，再感谢厂家的配合，从而进行安抚，以建立良好的长期合作关系。

（3）项目执行阶段的沟通管理

为了与业主提出的施工进度要求进行配合，设计人员需要与建设经理共同决定施工方式。在工程总体设计方案只完成一部分的情况下，工程施工人员和监理人员需要根据已设计的方案提前施工。在交底的过程中，设计人员需要将工程的详细施工方案以及需要注意的问题详细述说给工程施工和监理人员。具体沟通流程如图2所示：

①为了配合业主提出的施工进度要求，在未完成总体设计方案的情况下，由经理人员提出边设计边施工的方式。

②设计人员根据经理的要求向领导进行汇报，通过讨论确定可行的方案之后，领导提出需要注意的内容。

③设计人员与工程建设经理沟通协调方案的具体实施细节，双方达成统一。

④项目在现场交底时，首先由经理提出实施方式，然后由设计人员将方案实施的具体步骤和注意事项准确地传达给施工和监理人员。

⑤项目执行阶段，设计人员需要持续与施工现场人员进行沟通和协调。同时，设计人员还需要与客户经理进行持续沟通，加快设计方案的进程。

由于大型室内覆盖工程参与人数较多，工程施工周期较长，在工程中存在大量突发状况。对此，需要积极与建设经理进行沟通，详细分析突发情况的原因，并讨论解决措施。在一些特殊情况下，需要打破传统的方式，对设计和施工方式进行一定调整。同时，还应该建立应急沟通机制，从而保证沟通工作能够在任何时候流畅进行。

3 结语

在现代室内覆盖工程中，逐渐引入了现代项目管理理论，工程的进度和质量管理水平进一步提升。但是从当前的现状来看，工程项目沟通过管理工作存在明显的缺陷。大型新建楼宇通常会成为地标性建筑物，因此，其通常会提出较高的基础配套设施要求，这就对其室内覆盖工程项目提出了更高的设计和施工要求。然而由于其本身规模较大、覆盖面广、结构复杂等特点，使得沟通管理工作的开展具有较大难度。对此，需要协调各方面人员，及时制定沟通计划，加强沟通协调，进而推动工程各个环节的高质、高效完成，提升工程质量。