基于Web 2.0理念下的实验室新型沟通机制

周　琼, 熊兴耀, 邬克彬， 柳　蓉, 廖晓莲

(1. 湖南农业大学 湖南省作物种质创新与资源利用国家重点实验室培育基地, 湖南 长沙　410128;2. 中南大学 公共管理学院, 湖南 长沙　410012)



基于Web 2.0理念下的实验室新型沟通机制

周琼1，2, 熊兴耀1, 邬克彬1， 柳蓉1, 廖晓莲1

(1. 湖南农业大学 湖南省作物种质创新与资源利用国家重点实验室培育基地, 湖南 长沙410128;2. 中南大学 公共管理学院, 湖南 长沙410012)

建构高效的实验室沟通机制是提高实验室服务效率的重要环节,沟通机制的建立是为了更好地实现个人利益和团队利益之间的协调关系,是增加团队合作和凝聚力的关键。从实验室的现行沟通机制的阈限分析出发,介绍新型的Web 2.0技术,运用Web 2.0技术中强大的交互能力——即时沟通能力和知识分享能力,实现在新技术下的实验室新型沟通机制。

沟通机制； Web 2.0； 服务效率

高校实验室管理的观念创新是实验室管理人员在现代管理理论指导下,发挥主观能动性,突破原有的理念束缚和思维方式[1]。沟通机制的建立是为了更好地实现个人利益和团队利益之间的协调关系,是增加团队合作和凝聚力的关键。实验室主要是由工作汇报总结这种正式沟通方式和集体活动这种非正式沟通方式进行沟通,这两种沟通方式都存在一定的局限性。迫于等级身份的不同和时间、地点的限制,在沟通问题上势必会造成信息记录和收集不全,从而难以获得正确的信息。传统的沟通机制已经不能满足日益发展的实验室管理的需求,必须寻求新的信息交流平台和工具。利用新型的Web 2.0理念,对实验室工作当前沟通机制存在的问题进行分析,构建一种基于新理念的实验室沟通机制,实现团队内部交流和信息共享,提高实验室服务工作的效率。

1　Web 2.0网络信息技术

Web 2.0是一种新型的网络信息技术,它具有显著的特点,实现了多人参与,创造了以人为主的互联网新时代,冲破了以门户网站为主的信息垄断,从而使信息多样化和个性化[2]。它以社交媒体为交流平台,在实现团队内部交流和信息共享方面提供了有力的平台,采用信息共享公开、在线服务与沟通、不限时、不限地的新型沟通模式,打开了新型的沟通模式的新局面。Web 2.0 个性化、人性化的设计被很多国家用于政府和企业管理之中,打破了传统的交流模式,采用电子技术实现信息开放、共享、沟通和合作等目的。

2　实验室人员沟通的类型及其局限

科学研究虽然是对于客观事实的发现与阐释,但是发现者这一主体对于科学发现的作用也是十分重要的。霍桑实验打破了工人仅仅是为个人利益驱使的“经济人”假设,提出了工人之间客观存在着沟通和合作的社会人理论[3]。从实证研究中,研究者发现,提高工人的生产能力需要提高他们的工作满意度,而工作满意度的提高必须采用一种更加开放和参与程度更高的管理方式；而且,从人性的需求来看,底层工作人员参与到管理过程中来能让他们得到更大的心理满足和尊严[4]。因此,新的管理理念有赖于高效的沟通与合作,提高沟通质量是提高效率的必要条件。现代组织理论之父切斯特·巴纳德认为,共同的目标、协作的意愿和组织成员的沟通是组织存续的关键因素。而西蒙认为,没有信息沟通,组织将无法影响组织内的个人行为。因此,组织的沟通作为组织的要件之一对组织的正常发展有着举足轻重的作用[5]。

从沟通的类型角度来看,组织沟通可依对象分为内部沟通和外部沟通,也可依据沟通信息的流向分为垂直沟通和水平沟通等。本文从内部沟通和外部沟通的区别出发,聚焦于实验室组织的内部沟通,适当地通过内部沟通的设计来实现内外沟通的互动,并通过垂直沟通和水平沟通这两个向度出发考察组织的沟通质量。当前,实验室人员的沟通主要是基于两个途径:正式途径和非正式途径。

2.1正式途径

正式途径主要是通过领导牵头,通过定期报告和例会来进行交流和分享信息,或者是通过汇报的形式,由个人独自总结并向相关领导做单独交流[6]。

首先,正式沟通途径过于形式化,而且根据工作中的实际情况还有可能过于繁琐,容易招致工作人员的不满。其次,正式途径往往存在着信息不对称的缺陷,工作人员与领导之间掌握的信息透明化程度不足,存在着信息鸿沟,因此正式途径的交流与沟通无法达到理想的效果。第三,领导与工作人员存在着等级的差别,双方进行此类交流本身就存在着身份差异,导致沟通往往只有“下情上报”,缺少上下互动的机制[7]。

2.2非正式途径

非正式途径主要是一些情感方面的联络,如集体活动或者小范围的联谊等。非正式途径补充了正式途径的相对不足,但是这样一种沟通形式存在着很大的局限性。非正式沟通虽然对正式沟通有着极大的补充,沟通方便,具有很大程度的灵活性且沟通速度快,而且能提供一些正式沟通中难以获得的信息,但是其对沟通双方的约束力不强,对于信息沟通缺乏记录,容易出现沟通双方的争执、遗忘和对责任的推诿。两种沟通方式的对比见表1。

表1　正式沟通与非正式沟通的对比

因此,传统的方式对于实验室的良好沟通的建设贡献有限,必须要寻求新的技术和新的理念突破传统沟通机制的阈限,实现更好的沟通效果。

3　Web 2.0下实验室新型沟通机制的特点

Web 2.0是以社交媒体等传播媒介为载体的新型信息技术,它自诞生以来迅速风靡全球,不仅仅是一项新兴的信息技术,而且作为一种新的理念,迅速改变着人们的思想观念。Web 2.0技术,包括其所带来的技术,是一种即时的、高效的和便利的信息沟通机制,通过社交媒体的搭建,聚合着相关团体的成员在其中分享信息和交流信息,并通过这一平台形成自己的信息聚点和亚信息聚点,从而形成自己的共享文化和亚文化。这一信息平台也会给成员带来对新信息的前所未有的关注和兴趣。畅通的信息交流体验会使沟通人员提高对新环境和新状况的适应能力,而且重要的是,Web 2.0改变了以往的单纯发布信息的惯例,真正实现了话语权的下移,解决了因等级制或科层隔阂导致的下层实验人员的“失语”,因此,实验室信息的透明度和管理决策的信任感也会得到充分加强。双向沟通、信息的即时发布、平等的话语权以及信息流的动态性,构成了Web 2.0的主要特点。

3.1将沟通的向度发展为交互、拓扑式结构

传统沟通渠道与拓扑式结构对比见图1。从沟通的向度来看,垂直沟通和水平沟通实质上仅仅为十字形的沟通模式,信息的流动存在着技术上的盲区,无法将沟通信息向所有相关个体或者群体进行传播。而且个体在信息沟通的过程中,一方面需要解决信息沟通路径中的限制,无法及时寻找到急需交流的主体；另一方面,垂直和水平沟通无法聚合整个群体,形成一个信息分享的社群,不利于信息的交互式流动。

Web 2.0技术很好地解决了这个问题,用Web 2.0标准的点对点、点对面、面对面的无障碍沟通,使得传统的线性沟通成为了拓扑式的沟通角度,个人可以很好地在系统中完成沟通,提升了沟通的效率[8]。另外,个人在运用Web 2.0技术时突破了传统的路径依赖,实现了沟通路径的多样性和完备性。

图1　传统沟通渠道与拓扑式结构对比

3.2通过构建交互式用户群体实现即时沟通

Web 2.0的交互式特点,使得信息能够在节点之间实现交互式交换,破除了以往正式沟通中的报告与反馈的传统模式。即时沟通减少了以往定时正式沟通的弊端,而且能够在需要沟通时实现即时沟通,减少了沟通成本[9]。即时沟通能够更好地反映沟通的真实情况和真实需求。通过“网络标签”和共时分析,能够统计沟通的频繁程度和沟通亚群体,对组织文化和非正式组织都能掌握更多的信息,便于组织管理者进行决策。

3.3通过分享知识增加成员的决策理解度

Web 2.0技术提供的不仅仅是一个沟通的平台,实际上,它还具有知识存储、知识分享和知识管理的功能。实验室工作不仅仅是技术性的日常工作,而且是一个需要知识浸润和知识分享的岗位,Web 2.0技术能够存储大量的相关知识,而且重要的是对知识的集体学习和分享能够让组织成员更好地理解其他成员的行为和决策,增进决策的理解程度。

3.4Web 2.0技术加强了数据挖掘能力

Web 2.0交流平台和技术会记录下许多关于组织成员沟通的路径轨迹和数据,这些资源是了解组织沟通和工作方式的重要资源。因此,必须加强组织内部对于数据挖掘的能力,从交流路径的频率和强度着手,并运用共时分析等一系列分析技巧,对交流频率高的信息节点进行“标签”化处理,从信息角度发现存在于组织内部的非正式群体,为高层决策者全面了解组织的沟通特性和人群关联起到重要的参考作用。

3.5以内部沟通平台为契机实现内外沟通的互通

内部沟通平台的构建仅仅是为了解决组织内部沟通的问题。实质上,实验室是一个对外开放的平台,将内部沟通平台仅作为一个外部信息接纳者对整个系统的功能而言并未很好地发挥其作用。因此,以内部沟通平台为契机,逐步实现外部信息的内部发布。外部信息流与内部信息流的无障碍沟通,是保障整个实验室信息系统完整实现的标志,但是,内外沟通系统有赖于独立的外部沟通系统和内部共同系统的自身良好实现,因此,先建立好内部沟通系统,再将外部信息向内整合,是实现内外信息系统合流的重要前提。

4　Web 2.0技术在实验室沟通方面的应用

4.1建立基于Web 2.0技术的用户数字终端系统

要实现Web 2.0技术在实验室沟通方面的作用，必须首先搭建Web 2.0技术的信息沟通平台,见图2。Web 2.0主流技术包括BLOG、BBS和WIKI等几种主流技术。这几种主流技术集合在一起主要实现信息发布(BLOG)、信息交流(BBS)和协作信息(WIKI)等功能[10]。实际上,这些功能往往包括了Web 2.0沟通的几个关键部分。基于实验室信息沟通的现实需要,在早期可以依托于主流的信息交流平台和手段。以微信为例,可以将实验室成员加入群聊(BBS),并建立微信公众号来传播知识(团体BLOG),并由专人维护(WIKI)。随着信息交流要求的提高,可专门创立基于智能手机终端的网络内部交流的APP来实现信息发布、信息交流和信息沟通等目标的实现。

图2　Web 2.0技术下的信息沟通渠道

4.2设立知识发布、管理平台,增进学习和分享

在组织中,个人知识是组织知识的基础,协作知识是组织知识形成的基本形式,而知识交流是组织知识得以存在的动因。因此,组织沟通必须包括组织内知识的交流与传递。彼得·圣吉等管理学大师特别强调组织学习的重要性。因此,在实验室管理中,知识的传递和交流必须要有专门的发布和管理平台,通过平台的建立,有组织成员不断地增进知识的存量,并通过沟通不断修正组织已有知识,实现组织内的知识更新,促进组织内的知识增进[11-12]。重要的是,通过对知识更新和发布的关注,培养组织成员学习的能力和知识储备,使组织成员间的知识差距缩小,更有利于组织各层级的成员在掌握组织知识的前提下进行决策。

5　结语

通过分析传统实验室沟通模式,进而得出实验室两种沟通模式,一种为正式沟通,通过正式场合的工作汇报和总结实现,另外一种是非正式沟通,通过集体活动等方式实现。而这两种沟通方式都存在信息收集不完整、透明度不够和时间、地点的限制,从而达不到很好的沟通效果。因此,在现行的沟通模式上,通过引进Web 2.0这种新型的信息交流工具,建立新型的网络沟通模式,打破以往的垂直沟通和水平沟通的盲点,实现实验室沟通的多样性和完备性。

References)

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Discussion on new communication mechanism based on Web 2.0

Zhou Qiong1,2, Xiong Xingyao1, Wu Kebin1, Liu Rong1, Liao Xiaolian1

(1. Hunan Provincial State Key Laboratory Breeding Base Crop Germplasm Innovation and Utilization, Hunan Agricultural University, Changsha 410128, China; 2. School of public administration,Central South University, Changsha 410012, China)

To construct efficient laboratory communication mechanism is an important aspect in improving the laboratory services efficiency .The key to establish the communication mechanism which can better realize the individual interests and team coordination between the relationship and increase the team cooperation and cohesion. The new information exchange platform and tools must be seeked, because the traditional communication mechanism cannot satisfy the needs of the developing laboratory management.Based on analysis of the threshold of current communication mechanism, this paper expounds on the instant communication and knowledge sharing ability of Web 2.0 technology. It will improve the efficiency of internal communication and ability by taking application of new technology.

communication mechanism; Web 2.0; services efficiency

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.04.063

2015- 09- 11修改日期：2015- 11- 06

周琼(1986—),女,湖南永顺,硕士,助理实验师,主要从事实验室研究与管理

E-mail：zhouqiong86@126.com

熊兴耀(1961—),男,湖南桑植,博士,教授,博士生导师,主要从事植物资源利用.

E-mail：xiongyingyao@126.com

G482

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1002-4956(2016)4- 0226- 03