企业档案信息化管理的重要性

文/何玉红

企业档案信息化管理的重要性

文/何玉红

随着以办公自动化、社会信息化为主流的档案管理模式的快速发展，传统的企业档案管理模式已然不能适应当今社会条件下档案管理工作的需要。为了使档案管理工作更加便捷化、规范化、现代化，从而适应现实条件下企业档案管理发展的要求，进一步提升企业档案管理工作水平，从而更好的为企业经济建设服务，因此，以信息化促进企业档案管理的建设在新形势下就显得愈发重要

企业档案是企业各种形式活动的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式真实记录着企业经营活动、企业管理、领导决策、人事调动、资金周转、技术改进等各方面的宝贵信息。

企业档案信息化是指在企业档案管理活动中全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效地采集、管理和利用提供服务。传统的纸质文档在管理过程中具有不易保存、易损坏、易遗失等缺陷，档案目录分类不明确，这就给高效利用档案带来诸多不便。当今，企业对档案的需求已由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图纸、实物等检索的综合需求，这就给传统的档案管理理论和模式提出了新的挑战，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式的转变已刻不容缓。档案信息化管理的终极目标是：以科学化、现代化的管理理念为指导，运用先进的网络技术、信息手段，将企业的文书、会计、档案材料等综合信息进行系统整理、开发、归档、保存，并经过技术处理实现数字化、网络化，实现资源共用、共享，使企业档案利用率最大化，为企业的可持续发展提供有力保障。

中铁大桥局集团一公司隶属于世界500强企业中国中铁股份有限公司旗下全资子公司——中铁大桥局集团有限公司，创立于1953年4月。中铁大桥局集团一公司自成立以来就很重视企业档案收集、保管工作，是建设部核定的湖北省AAA级档案管理企业，最早进馆的档案到新近入馆档案真实详细地记录着企业发展经历的点点滴滴，公司档案管理工作不断适应时代要求，改善工作技能，创新管理方法，对增强企业员工自豪感和责任感有着积极的促进作用。将档案系统整理，制作成企业文化史，也会在对外交往合作中起到很好的宣传效果，这也间接地推动了企业经济效益的增长，有利于企业的长足发展。

一、档案信息化管理的基本特点

所谓信息化就是把传统的纸质文件信息资源转换成电子计算机录入能够识别的数字信息并对这些数字信息进行管理，因此档案管理信息化的特点可以概括为以下几个方面：

1、档案信息的数字化。档案信息的数字化是实现档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立这一基础之上。传统档案管理的内容是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。首先，要把以前形成的传统档案通过现代化手段转换为数字形式，如电子扫描，以便实现信息的数字化管理。其次，要在日常工作中全面推行自动化办公，确保以后形成的档案以电子形式为主，在接收档案时就实现数字化。

2、档案信息查阅的网络化。以往查阅档案时，服务对象必须亲自到档案保管室检索、查找并办理正规的档案外借和归还手续，这就要求服务者和服务对象必须进行面对面的接触。这种方式不仅浪费了服务对象的时间和精力，而且给服务者增加了更多的工作量。引入信息化管理模式之后，服务对象欲调取档案信息，可方便地利用网络预先申请，在档案管理人员通过审核后就可以进行查阅了，这样做不仅方便了服务对象，还能大大提高档案管理人员的工作效率和档案的利用率。

3、档案检索的自动化。在传统档案管理模式中，需要把所有档案归类，赋予每份文件一个编号，制作成检索卡片，服务对象在查找档案时要在众多的检索卡中查找出特定的编号，其效率必然是很低的。通过客户端从数据库中进行检索，其准确性、效率自然是传统检索工具无法比拟的。

二、推行档案信息化管理的重要意义

随着计算机及网络技术的发展和广泛应用，人们获取或利用档案信息不再满足于传统纸质档案的查阅，还需要利用网络平台获取自己需要的档案信息。档案管理部门在传统的档案管理模式基础上引进了档案管理的信息化，通过网络高效、准确地为企业各部门提供需要的档案信息。档案信息化管理是企业今后开展档案工作的趋势，是改善档案服务质量的基础工作，能更好地服务于企业生产经营管理需要的主题。

1、档案信息化是企业档案工作自身发展的需要

改革开放以来，随着市场经济的快速发展，新开发产品的日益增多，人们的档案意识日益增强，归档的数量急剧增加。由于档案需要长期保存，而存档的库房空间及装具却是有限的，这就加大了保管档案的压力。实行档案保管的信息化管理，才能有效地节省库房空间、装具设备，同时也能使档案保管的更加长久和完整。档案信息化大大推动了企业档案管理的发展，人们可以利用计算机进行快捷、高效的检索，这就促使传统的档案管理模式加速迈向数字化、信息化时代。

2、实行档案信息化对室藏档案原件有一定的保护作用

众所周知，存放在档案室里的纸质文档在强光、潮湿环境下容易受到损坏，而且还不时遭受虫蚀、鼠咬的威胁，复印文件也会在一定程度上损坏文件原件，这在日常工作中似乎是不可避免的，我们既要利用档案资源又要尽可能减少对档案原件的损坏，如何解决这一矛盾呢？现代科技的发展适时地解决了这一难题，利用网络科技平台将档案内容进行信息化处理，在电脑中将档案信息进行备份，以便今后多次复制使用，这就能对档案原件起到很好的保护作用。

3、实行档案信息化，大大提高了档案利用效率

实行档案信息化管理，对档案系统整理后分类编排，及时进行电子录入及信息更新，建立档案信息网络共享平台，以便借阅者可以快捷地自用网络查阅利用档案信息，而不必像查阅传统纸质档案那样受时间的限制，大大地提高了工作效率。

4、档案信息化为档案创新利用提供可能，更有利于加强企业文化建设

在一些企业中不乏存在着档案管理工作与企业发展历史不一致的问题。解决这一问题，就须结合自身企业文化建设的特点，深入挖掘企业档案资源，创新利用方式，力求把“死”档案变成活信息。为此，档案管理人员应当把握企业文化建设主题，系统梳理，提炼档案中有价值的信息资源，创新利用方式，比如，通过分类整合一些文字、图片及数字信息，制作成“企业发展史”、“先进人物工作记”等形式进行展示宣传，提高员工使命感和集体荣誉感，增强员工向模范人物学习的热情，努力为企业发展贡献自己的力量。

5、档案信息化为保障员工利益提供全面性依据

传统的纸质文件存档大多仅限于文字档案的保存，图片以及视频等信息资源缺乏，这就使档案利用上受到了很大限制。加之有些企业员工流动频繁，转档过程中纸质文档在时间上会出现延迟等缺点，如果企业档案实现信息化管理，就可以很好地规避这一问题，并且能更好的确保档案的安全性。

综上所述，企业档案工作信息化作为企业现代化建设的重要组成部分，是促进企业信息资源全面收集、系统整合、有效开发的重要条件，加强档案信息化建设，集中管理企业信息资源，提高了档案资源的利用效率，全方位地为企业各项决策和各级信息服务，使档案工作与企业生产经营、组织设计、综合管理、文化建设等工作流程相衔接，促进档案信息资源管理科学化、机构高效化、形式现代化，创建一个具有现代化特色的企业档案信息化管理平台。

（作者单位：大桥局集团一公司）