高校人事管理信息化建设如何跳出效率“天花板”

范明++陈佳秀++郑琎

摘 要：在信息化大数据的背景下，高校人事管理信息化建设想要跳出效率“天花板”，需要着重关注流程再造、数据集成和系统优化，致力于教职工体验、构建校院两级人事系统链接、统筹规划顶层设计等高校事务管理的改善。

关键词：高校人事管理；信息化；系统优化

“效率”只是人事管理信息化的初级目标

1.初始阶段—人事档案电子化、数据化阶段，能够提供基本的查询和统计功能

在人事管理工作中，高校教师专业技术职务评聘、工资变动等工作需要大量的信息存储和统计。在此背景下，高校人事管理工作的特点催生了人事管理信息化建设的开端，旨在将繁杂的人事档案电子化、数据化，初步形成可以提供基本查询和统计功能的数据库。虽然，通过数据库的建立可以简化人工查找信息的工作量，实现了高校人事专员的第一次解放。但在这一阶段，人事管理的信息化还停留在信息的数据化，人员管理系统化还是一个模糊的概念，在人事管理的分析决策方面还是要依靠人事专员，数据库只起到辅助查询的作用。

2.发展阶段—过程管理规范化、流程化阶段，能够提供辅助决策功能

这一阶段的管理工作逐步趋向于过程管理，流程化的特点能够在一定范围内实现高效率的管理，使原本依靠人事专员的管理工作更加简便、可操作，并且能够提供辅助领导层决策的功能。它最明显的特征是人事管理系统的建立在很大程度上规避了原来由特定人员管理的效率低、易出错的问题，大幅度提高了人事管理工作的效率。目前，我国高校人事管理信息化大多停留在这一阶段，有的高校甚至还处于初始阶段。

3.成熟阶段—融入教育管理服务平台建设阶段，为管理和决策提供媒介功能

在这一阶段，信息管理的系统化能够辅助教师解决常规事务，从根本上实现从初始信息化向大数据功能的转变。提高效率的同时，高校的人事管理工作还应进一步思考信息化的根本目的，即作为一种手段辅助高校的人事管理和决策，所以信息化建设不能仅停留在建立管理系统的阶段，数据信息还可以在管理系统中发挥更深远的作用。信息内容固然重要，但更重要的是通过信息载体所传达出的决策信号，在这个过程中，信息管理系统就成为辅助管理者决策的重要支撑。

在人事管理信息化建设的过程中，由于可能存在人为因素或信息化建设平台维护因素等，从而暴露出一些影响流程管理和协调发展的瓶颈问题。例如：在实际操作中存在人事专员对信息化系统建设认识不足、学习和执行不到位；业务跨部门合作不畅，信息共享受到阻碍，管理流程有序性不能充分发挥；系统管理或流程优化不能及时跟进业务发生改变的现状等问题，这些对人力和物力资源管理来说都是一种拖延和浪费。

人事管理需求导向设计和信息化建设难点尚需突破

1.人事管理工作特点的多元导向性作用给信息化建设带来一定难度

高校人事管理业务具有特殊性、复杂性、动态性特征，学科领域差异明显、教职工个性化需求多样、成果业绩体现多元，很难形成标准化的衡量体系。人事管理工作由管理者主导转向真正意义上的制度化规范运行还有一个调适的过程，相对灵活的政策设定、人才特区服务决策等，在一定程度上打破了传统人事政策框架，形成了人事常规业务转型升级，对于信息化系统建设整体性和稳定性来说是一大挑战。可见，高校人事管理工作的特殊性不仅体现在工作人员对技术操作的熟练程度上，更应体现在把握人事工作系统化整体管理的意识上。

2.人事工作精细化管理要求信息化建设由粗放式向集约式转型

随着高校人事工作综合改革不断深入，管理者逐渐认识到分类管理和精细化管理的重要性，高校的人事管理也逐渐完成了从“管人”向“管事”的过渡，越来越多的事务性工作可以借助信息系统实现简化和有序管理。分类管理注重的是有序的分类化，精细化管理则是在分类管理的基础上，更加注重个体间的差异、更加注重细节和沟通。例如：高校人事管理信息化建设中引入师资评价模块，从分类管理的角度侧重于评价对象的岗位类型划分，从精细化管理的角度侧重于成果评价的手段和标准，从而更易于体现发展性评价效果。

3.业务能手和技术行家存在需求—研发工作壁垒

目前，一些具体人事工作业务标准与信息化技术衔接不畅的问题仍然存在。高校作为一种相对特殊的组织，人事管理的标准、手段和方法不能完全套用企业人力资源管理模式，高校间同一项业务的差异性也非常明显，存在信息技术人员不了解人事工作、人事专员不了解技术的问题，所以基于用户个性化需求的信息系统研发工作就会存在较大的难度，推行进程相对缓慢。可见，技术问题是高校人事管理信息化工作的一个壁垒，想要缓解这个问题，需要提高人事专员的系统学习和运用能力，同时也要完善与技术研发人员的沟通工作流程。

4.注重交互和用户体验是信息化管理和使用的发展趋势

计算机科学领域的迅速发展使信息化的含义早已不再是单纯将数据的分析处理自动化，发展方向和趋势将更加注重人与系统之间的交互和用户体验。高校人事管理信息化建设的最终目的是通过应用现代的信息化管理工具，实现高校人事人才管理的进一步优化，从而更好地服务于高校发展。现有的人事管理系统能够完成教职工信息的查询、整合、统计，但在信息的实际应用、信息交互与共享等方面，还有很大的发展空间。

立足顶层设计拓展人事管理信息化建设内涵

1.以信息技术手段应对业务和功能扩展

构建信息化管理系统的目的是运用信息技术手段辅助支持业务管理工作，可以实现：一是优化业务流程，明确业务端口的权责，同时增设预警提示功能，面对繁杂的人事工作，提高工作效率和降低出错率，同时降低由于工作人员岗位变动对工作质量的影响；二是发现管理不规范、业务连接不紧密的问题，使信息达到有序化、透明化、可操作化、有参考性；三是为业务和功能扩展预留可持续发展的空间，在过程管理中能够及时修正，满足业务发展的需要。

2.以校院两级管理模式实现数据信息交互使用

20世纪90年代以来，随着国内高校合并重组和逐年扩招，高校资源规模和招生、人员录用规模逐渐扩大，在一定程度上给高校内部管理增加了难度。规模扩大后，管理环节会增多，沟通及协调困难加大，对信息处理和流程优化造成一定影响。从目前国内高校内部管理方式和内容来看，校、院两级管理的目的是帮助高校管理者较好地细分和区别对待管理对象，采用不同的管理手段，有针对性地提高优化配置资源的效果。人事信息管理与使用的校院两级管理模式可以通过分类管理和精细化管理，进一步将管理权限细化分工和下放，员工自助、院级常规业务提交审核、校级审核和增值业务办理形成流转闭环，更全面服务于教职工需求。

3.以信息化建设顶层设计统筹优化人事业务管理

人事管理信息化建设服务于学校总体战略发展目标。信息化建设是人事管理的手段，不是最终目的，而是借助于信息化技术完成人事业务优化和流程再造，优化传统业务形成的条块分割、各自为政、重复建设、信息孤岛、应用水平低等问题。人事业务的更新、增减和业务范围的拓展，必然会形成大量相关信息的组合和聚集，这些信息通过信息系统平台与业务部门链接，构成更大范围服务教职工校内流动、职务晋升、考核测评、工资待遇、增值服务等业务办理。通过网络的互联互通、数据集成、信息访问以及业务管理上支持跨部门协同，根本目的是为了不断增强电子化、信息化业务的实用性，通过技术应用实现制度和管理的创新。所以，信息化建设并不是万能的，单凭信息技术解决不了业务的本质问题，加强业务管理规范和制度化建设是关键，同时还要注意加强信息化建设的安全性。

本文系北京市社会科学基金研究基地（首都工程教育发展研究基地）项目“首都高校工科教师专业化发展绩效评价体系构建研究”（项目编号：15JDJGB013）阶段性成果

（作者单位：北京工业大学人事处）

[责任编辑：陈 栓]endprint