如何做好艺术档案管理工作

黄璐璐

【摘 要】提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

【关键词】艺术档案；管理；思考

中图分类号：G275 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2016）08-0247-01

对档案工作要有高度的认识，要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。不断提高自己的专业素质和综合素质，善于交流，接受新信息，达到资源共享。

一、提高对艺术档案的思想认识

艺术档案工作，主管领导应十分重视，加强档案法制教育，建立规范的规章制度，配有专职档案人员，制定艺术档案管理办法和规定，开展艺术档案的收集、整理工作，实行艺术档案的集中统一管理，积极为本单位艺术生产服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。同时，还要清楚认识到现代化的管理是信息时代对档案工作的要求，不应该也不可能逃避、退缩，只有克服畏难情绪，才能够适应高速发展的社会需求。

二、加强档案统一管理的标准化、规范化

只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开。如果文件管理无章可循，混乱不堪，将直接导致档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，强化文件管理的标准化、规范化，严格规范解释文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。社会的进步、时代的发展，科学技术成果的日新月异，无时不鞭策和鼓励整个档案工作全面推进改革。文化馆艺术档案工作如何在这一历史发展阶段中注重自身的特色，并及早融入现代管理之中，既需要社会的关注、领导的重视、上级业务部门的指导，又需要具体从事本行业工作的同志加强学习，提高素质，以高度的敬业精神和脚踏实地的工作作风做好本职工作。

三、对艺术档案管理工作的思考

艺术档案是从搜集工作开始的，搜集是做好艺术档案工作的基础和前提。群众文化工作五花八门，千姿百态，源远流长，要把不同载体的档案材料搜集齐全，的确不是一件容易的事情。在日常工作中，档案员搜集材料可分直接搜集和间接搜集两种方式，直接搜集就是档案员在活动中亲自搜集材料；间接搜集就是他人搜集的材料，在活动结束后一定时间内交到档案室。由于人们的档案意识还比较淡薄，靠间接搜集往往搜集不全，或是搜集了不及时交给档案室，时间长了出现丢失现象；或是为了自用方便，根本不交；或是责任心不强，搜集一点应付了事；或是干脆没有认识，没有行动。以上无论哪种情况，都不利于艺术档案的正常建设，难免拣一漏十，顾此失彼，使搜集工作极为困难，所以，对档案的搜集工作，建立严格的制度和科学的网络是非常必要的。

艺术档案搜集材料的范围很广，仅就汇演或各种比赛活动来说，要搜集的材料包括：各代表队情况，演职人员情况，演出节目单，创编节目，获奖情况以及各类照片、音响、文书资料等等。在这些材料中，谁负责哪部分材料的搜集，于活动前要有明确分工，不用档案员盲目地到处搜集。对这些项目有明确分工，谁分工抓哪项工作，谁就是这部分材料的负责搜集人。工作结束后，材料很快集中到部主任手里，进行审阅、捡索、小结，然后将应存材料直接交给档案员，整理存档。以此类推，馆内各部都这样做，从而体现搜集工作的及时性、完整性和可靠性。

事实上，即使上述环节都能做到，某些活动的最原始材料还是无法保证全部归档。为了避免出现这种情况，建立相应的规章制度，明确各自职责范围，采取相应的强制措施，是使其有效运行的关键所在。为了避免各环节的负责人和档案员相互依赖，可以把档案材料的完整搜集、归档作为一项内容列入业务考核和年终评比，实行奖罚办法。这样，档案员就会积极催促交接艺术材料，各部负责人也会积极主动地与档案员联系。各部负责人，有权定期查阅材料是否齐全、完整，并作为对档案员奖惩的依据，而档案员也可以根据各部档案搜集的情况对各部负责人提出奖惩的依据。

最后，建立档案领导小组是实施档案搜集网络体系有效运行的组织保证。业务领导、办公室或档案室主任、档案员组成档案工作领导小组，积极监督、检查档案工作的各方面情况。这样，档案搜集网络就有了一个动力系统，以启动整个网络并正常运行。

以上所谈，是笔者的一些体会。文化艺术档案管理还需要一套成型的理论体系来指导，因此，档案员的开拓意识将成为这项事业前进的动力和基础。

参考文献：

[1]郝晓瑞.谈档案管理[J].山西档案，2006（S1）.

[2]陈岩.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程，2012，31（4）.