对县域民营企业档案管理工作的思考

文·张倩兰

对县域民营企业档案管理工作的思考

文·张倩兰

近年来，随着国家经济结构调整步伐的加快，县域民营企业异军突起，发展迅猛，逐渐成为经济增长的中坚力量。面对民营企业蓬勃发展的新形势，民营企业档案管理工作必须与时俱进，亟待重视和加强。而如何做好县域民营企业档案管理工作，就成为了档案行政管理部门和民营企业共同面对的重要课题。

一、县域民营企业档案管理工作现状

（一）档案管理意识淡薄

企业档案是效益，是财富，是现实的生产力，是企业无形的资产，它不仅关系到企业的科研管理和生产经营，而且关系到企业的发展与稳定，它往往是经过一段长时间隐性状态才能充分发挥其潜在的价值。而县级民营企业大多是中小型企业，自主经营，家族式管理，业主们通常有经营思想，无档案意识。企业的正常运转、经营和销售会给他们带来直接的经济效益，所以业主们就心甘情愿地在企业的生产经营、设备更新、高科技人才聘用等方面投入大量资金，但在档案管理工作方面却不舍得投入人力、物力、财力，档案管理工作基本处于无专职档案员、无专门档案室、无档案设施设备的“三无”状态。

（二）档案管理制度不够完善

县域民营企业档案工作随意性大，没有严格的规章制度，档案管理混乱，做不到集中统一，因而导致档案材料得不到完整、准确、系统的收集，重要信息得不到流通共享，档案信息资源得不到充分地开发利用。例如有的民营企业的人事档案、财务档案、科技档案、产品档案、基建档案分别由办公室、财务部、技术部、销售部、基建负责人管理，分散无序，监管机制不够到位。特别是一些民营企业独有的科技信息或未申请专利的档案得不到妥善保管利用，一旦有独自掌握这些重要信息技术资料的高科技人员另谋高就，势必会导致产品技术和知识产权严重泄密流失，自己企业花费大量资金好不容易开发研制出来的新产品技术白白拱手相送他人，那必将是一种无法挽回的损失。

（三）档案人员业务水平有限

档案管理人员的素质直接影响到企业档案的管理水平和提供利用效果。民营企业的档案管理人员大部分由后勤人员或办公室人员兼职，人手少，兼职多，业务繁杂，工作量大。他们大多没接受过专业档案培训，缺乏档案业务知识，无上岗能力，不知道如何收集整理档案资料，如何归档保管，难以胜任档案管理工作，一旦需要提供利用档案，他们就会手忙脚乱，无从下手，直接影响到档案的提供利用效果。另外，档案管理人员流动性大，变动频繁，很大程度上也影响了档案工作的开展。

（四）档案部门监督指导难度较大

由于民营企业具有高度自主的权利，民营企业业主有权决定自己企业的档案管理模式，同时受落后观念的影响，他们往往认为企业档案是自己内部的机密信息，档案部门无权介入监督和指导。由此来看，《档案法》对民营企业的制约力度不大，档案部门对民营企业的建档工作也就无权采取行政强制手段，想丢又不能丢，想管又管不了，档案监督指导工作只能处于被动状态，难度较大。

二、加强和完善县域民营企业档案管理工作的重要途径

（一）加强民营企业档案管理宣传力度，强化民营企业档案管理意识

民营企业业主对档案管理工作的重视程度直接决定了民营企业档案工作的管理水平。重视程度越高，管理水平就会越强。为增强民营企业业主的档案意识，激发他们的建档热情，我们可以从正反两个方面对他们进行心理引导。

正面引导就是对民营企业业主加强国家档案法律法规知识和国有企业档案工作经验的宣传，特别是对那些成功利用档案大力提升管理水平的企业大张旗鼓地进行宣传。例如我县的沂南金矿，历经市场经济的风险和沉浮，九十年代起就开始认识到企业档案管理工作的重要性，在沂南首开先河，组建了企业综合档案室，充分挖掘档案的潜在价值。近年来，随着沂南金矿的不断发展壮大，档案在实现以现代高新技术推动传统产业全面升级、规范完善现代企业管理机制，向专业化、规范化、集团化迈进中发挥了举足轻重的作用。实践证明，档案是企业积累的宝贵历史资源，是企业独有的无形资产，是企业可以挖掘和利用的战略资源。

反面教育就是列举个别民营企业由于不重视档案管理，导致企业发展受阻，困难重重的典型例子。例如县里某民营企业一直不重视档案管理工作，内部文件材料杂乱无章，管理混乱，为别有用心之人占有企业重要信息和档案材料提供了可乘之机，并以此来分割、侵占企业权利，作为索取高薪的筹码来要挟企业业主，造成该民营企业业主管理上的被动，而这些致命的管理漏洞正是由于企业档案管理混乱所引起的。因此，民营企业业主只有转变观念，充分认识到档案管理工作的重要性，高度重视和保管好档案，企业才能更快更好地发展。

（二）坚持集中统一管理，建立和完善民营企业档案管理工作体系

俗话说：“没有制度，不成方圆”。档案管理工作只有做到体制完善，有章可循，才能实现自我约束，自我监督。针对民营企业制度不够完善，档案资料管理混乱的现象，档案行政管理部门应根据《档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合民营企业自身特点，积极引导民营企业制定合理的档案工作规章制度，规范档案管理程序，集中统一管理档案。首先要从制度上落实好各职能部门及相关负责人的责任，要分工明确，责任到人。在各部门配备兼职档案员，具体负责企业各部门、各建设工程项目、科技项目中产生的相关文件、资料的收集移交工作。其次就是专职档案员要有高度责任心，对各部门兼职档案员报送来的的文件材料要认真整理，及时归档，确保档案材料齐全完整，科学规范。

（三）积极组织开展岗位培训，提高民营企业档案管理人员的业务素质

民营企业档案管理工作所面临的新形势对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要掌握基本的档案管理专业知识，还要与时俱进，学会应用计算机、扫描仪、打印机等现代化的科技设备来管理档案，早日实现企业档案管理现代化。档案行政管理部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的培训方法，加强对民营企业档案管理人员的培训。不但要加强专职档案员的培训，还要加强兼职档案员的培训，在各部门、各项目部之间形成档案共识，从而增强档案人员的责任意识，逐步提高他们的业务能力，为民营企业档案管理工作地顺利开展提供专业人才保障。

（四）做好民营企业档案管理工作实地业务指导

鉴于民营企业档案的私有性，既不能用行政手段强迫民营企业建档，又不能坐视不管。要想打破这种监督指导的被动局面，仅靠宣传发动和行政手段是行不通的，档案行政管理部门还要紧紧围绕民营企业中心工作，积极主动地上门服务，做好民营企业档案工作的实地业务指导。由于民营企业有别于国有企业，在指导民营企业规范建档时，要精简流程，简化各类文件材料归档整理要求，简单易懂，便于操作。只有正确引导，积极参与，将档案工作渗透到民营企业的方方面面，才能促进档案工作顺利开展，真正提升民营企业整体管理水平。

总之，随着国民经济的迅速发展，档案已经成为企业的信息参谋，成为企业走向成功的桥梁，成为企业固本强基谋发展路上的重要奠基石。县域民营企业只有重视和管理好档案，才能于激烈的市场竞争中立于不败之地，大踏步走向更加辉煌的明天。

（作者单位：沂南县档案局）