对于档案资料民间征集的一点思考

文·邢保华 周杰

对于档案资料民间征集的一点思考

文·邢保华 周杰

档案资料的征集是一个老生常谈的话题，虽然我们对此做过诸多努力，但当中的问题仍然不少。比如，对档案资料征集的主要力量和对象大都集中在机关、企事业单位、社会团体等，且多为文书档案，忽略了民间档案资料的征集，从而导致入馆档案种类单薄，门类失衡。虽然馆藏档案数量逐年提升，但由于结构不够合理，档案资源的综合开发利用也常常处在尴尬境地。因此，档案资料的民间征集工作势必成为今后各级档案部门工作的一个重点。下面，笔者就这个话题结合实际工作中的粗浅尝试谈一点自己的认识，抛砖引玉，与同仁商榷探讨。

一、寻求线索，确定目标

民间档案资料的征集不同于一般的机关及企事业单位的档案。后者有国家统一标准，且每年定期对档案进行整理归档，并根据时限要求统一组织移交进馆。只要单位有了全宗号，完成了首批档案移交进馆，其后的工作便顺理成章地做好增量档案的接收管理就可以了。而民间档案资料则散存于社会各个领域，种类繁多且大多没有进馆经历，更多地需要去发现、去挖掘。因此，要想做好这些档案的征集工作，必须要突破常规，主动出击，在纷繁复杂的各类信息（电视、网络、报纸、简报、刊物等）中筛选出有价值的档案线索，进而确定目标，为下一步档案资料的征集做好前期准备工作。拿滨州来讲，如今馆藏的滨州古建筑照片档案线索，就是来自本地报纸《鲁北晚报》的一个栏目——《滨州百年古建筑》，所有照片均出自本市一位摄影爱好者之手。抓到本条线索之后，市档案馆领导非常重视，先后派人同报社及作者本人联系，最终以合作的方式经过近两年的补充与完善，将所有照片征集进馆，并整理形成了照片档案，填补了滨州建筑类档案的一个空白，收到了良好的效果。

二、进门入户，协调沟通

大家知道，确定线索和目标这只是开展档案征集工作的第一步，接下来的问题就是对档案资料内容的进行摸底掌握和与档案所有者沟通对话，这是档案征集的一个门槛。首先，必须要对所要征集的档案资料有一个全面的了解，判断是否有征集进馆价值。因为通常我们所得到的线索往往都是一些零散的素材，未必有代表性或者仅限于此。其次，要同档案所有者本人进行沟通，听取本人意愿，做通做好思想工作，让其对此有一个正确的认识和明确的态度，这档案征集的一个重要前提。滨州市档案馆得到古建筑线索后，通过鲁北晚报社联系到图片作者，随即同本人进行接洽。通过交流，我们得到了几个信息，一作者手中已有部分图片，拍摄对象全部出自滨州且有详实文字材料；二本人有意向继续拍摄，不断完善；三希望报社继续提供平台；四照片档案整理进馆可以考虑，但需进一步详谈。掌握情况后，经作者同意，市档案馆制定了相应工作方案，并及时与报社联系，随后又多次进行沟通，签订了合作协议，最大限度地确保古建筑照片齐全完整。

三、以例言实，抛砖引玉

民间档案资料的重要特征之一，就是其拥有者本身多数与档案部门没有太多的业务联系，档案知识相对匮乏，没有较强的档案意识。对于档案移交进馆的程序、形式及档案进馆后对自己有何影响等都存在一个模糊的认识，尤其是书画、摄影作品等涉及到版权及市场化等诸多因素，因此大多有所顾虑，这也是民间档案征集的一个瓶颈问题。要解决这个问题，除了进行耐心细致的沟通交流外，更重要的是要以例言实，抛砖引玉，通过“做”让对方更好地认识档案工作，为做好下一步的工作打好基础。《滨州百年古建筑》栏目结束后，形成了完整的一个古建筑系列，是滨州目前为止最为齐全的古建筑照片材料，也是摄影者本人最为满意的系列作品之一。有过拍照经验的朋友们都知道，数码相机拍照往往都是一景多拍，一次活动下来都会形成大量照片，可以想象，一名摄影爱好者其原始作品更是海量。而且照片的一个重要特点就是按照编号排列，除去时间、位置、尺寸等必要要素外，其它与内容相关的信息一律没有。《滨州百年古建筑》系列照片也不例外，从杂乱无章的原始资料库中提取心仪的图片往往要找上半天才完成，对此，照片作者本人也深感困扰。为了让照片作者本人更好地体会到档案的便利和快捷，工作人员从作者本人在网上发布的系列照片中按照不同种类的建筑筛选了80余张小图，并按照标准做成《滨州百年古建筑》照片档案。当档案册交到作者本人手上时候，一切都不再是问题。用他自己的话讲，就是对档案工作有了“顿悟”，从那一刻起，决定将自己的一切摄影作品捐赠市档案馆。之后一周内，先后拷贝了他20多个G的照片作品，并给摄影者本人颁发了收藏证书，本专题照片素材全部移交档案馆。

四、广收细筛，整理建档

民间档案资料由于其特殊性，对其征集接收也要特殊对待。相对于机关、企事业单位档案整理完毕后进馆，民间档案资料则需要先进馆，后整理。说白了，就是先把东西收进来，再按照特性进行不同的整理建档。前面我已经谈过了，由于民间资料提供者的特殊性，这些材料的征集本来就不是一件容易的事情，再让对方整理进馆则更是难上加难，不符合实际。就拿照片资料来讲，一旦形成照片资料那都是海量的，而且，照片档案的整理一般非档案工作者都不会熟练掌握。无论是从照片的挑选还是照片档案的整理上来讲，提供者一般都不会完成后再移交。档案馆工作人员拿到手的往往更多的是照片的原始素材，这就注定了需要更多的时间和劳动量。当然，整理期间，照片提供者的参与是必不可少的。

目前，《滨州百年古建筑》专题照片共涉及到42种建筑，5000余张照片8.3G。按照每种建筑5张角度不同角度照片来讲，共需选取210张左右照片入档。在摄影作者刘杰的帮助下，市档案馆工作人员用了两天的时间完成了照片的选取及照片档案的整理，形成了“滨州百年古建筑”专题照片档案3盒，连同作者声明一并收藏入馆，至此，本项工作圆满结束。

除了上述举措外，还可以通过开发已征集的民间提供的档案资源来扩大影响，达到双方共赢的效果，形成积极的社会效应，为民间档案资料的征集工作开辟道路。滨州市档案馆近两年来充分利用征集的档案资源，先后举办了“滨州百年古建筑”“生态滨州鸟儿美”“红色教育展览”等专题展览，吸引了大批人员进行参观，并编印了《滨州百年古建筑》《生态滨州鸟儿美》等书籍，除去正常分发外，无偿赠送给部分学校图书角，得到了社会的一致好评。这些活动的开展，在宣传档案工作的同时，也让捐赠者及周围人员感受到档案工作的独特魅力，为下一步的合作奠定了良好的基础。

千里之行，始于足下，民间档案资料的征集工作是一项复杂而又任重道远的工作，只要我们有信心、有耐心、有毅力终将不断取得新的硕果。

（作者单位：滨州市人力资源与社会保障局/滨州市档案局）