档案工作信息化建设的思考

何灏涛

新时代的档案工作面临着信息社会发展的全面挑战，档案工作正处于从传统模式向信息化模式转换的十字路口，档案信息化建设工作正在全国范围内全面展开。目前对于档案信息化的一个重要课题就是通过有效的统筹和资源共享与整合来推进全国的档案信息化工作，避免电子政务建设中出现的重复建设。从目前的档案信息化实践来看，笔者认为应在以下几方面加强档案信息化过程中的建设资源共享与整合：

一、设立专业的档案信息化工作专门机构

目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，但仅靠这样的领导机构还不能适应档案信息化的长远发展要求。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

笔者建议，在国家档案局层面设立常设的专门行政机构来加强对全国档案信息化工作的领导和管理，这一机构更多承担的是档案信息化建设的领导和管理职责而不是从事技术性工作；在地方各级档案局也应设立专门的常设机构来负责档案信息化工作，目前有些地方已经成立了信息化处、技术与信息化科等机构来负责这一工作并取得了很好的工作效果。通过成立专业的档案信息化常设行政机构，一方面可以将档案信息化纳入日常工作，强化对档案信息化工作具体实施的管理；另一方面也可以为档案信息化建设集聚专业人才，适应档案信息化工作乃至档案事业发展的长期要求。

二、强力推行全国统一的档案信息化标准体系

档案信息化标准体系包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。笔者认为，多层标准的存在不仅完全没有必要，甚至会对系统建设的统一推进产生阻碍，为此国家档案局应该采取有力措施，尽快出台有关政策，统一安排各类信息化标准的制订工作，逐步在全国范围内建立和执行统一的档案信息化标准体系。

同时，国家档案局要加强相关档案信息化标准的宣传和落实，对于新出台的信息化标准要加强在档案系统和机关企事业档案部门的推广，使相关标准能够切实指导档案信息化实践，避免在档案信息化实践过程中的盲目性，减少物质资源浪费和人力资源浪费，也让信息化实践能够充分利用前人和国际国内通行的规范，提升档案信息化的规范性和质量。

三、建立全国档案信息化项目协调与交流平台

目前档案信息化建设正处于起步阶段，为了在全国范围内统筹信息化建设工作，国家档案局和各省档案局应该及时掌握各地档案信息化项目的状况与进展，协调各地在新的信息化领域中的工作，避免各地在短时间内向同一新领域投入过多资源。为加强各地在信息化项目上的协调与交流，笔者建议：

（一）实行档案信息化项目备案制度

国家档案局负责省级项目的备案，各省档案局负责本省项目的备案，通过这种方式及时了解各地的档案信息化进展情况，为优化建设资源提供基本决策依据。除了备案制度的建立，这一备案体系还应该由网络平台来支撑运行，即备案通过网络进行，以此来保证信息的及时性。

（二）建立全国性档案信息化交流的内部网络平台

通过这一平台，各地档案部门都可以及时了解其他地方档案信息化的状况，交流经验，共享技术资源，进行跨地区的信息化建设合作，与传统的通过会议、发文、考察等进行交流的方式相比，基于网络平台的交流将更加及时、经济和有效。

（三）加强档案信息化项目的试点与推广工作

作为行业性信息化建设项目，各地档案信息化工作有着极大的相似性和可移植性。因此，国家档案局可以选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点并提供相应的资金和技术资源支持，在此基础之上充分总结并摸索出一套信息化建设的规律和可行的实施方案，并将这些经验和方案向全国推广，指导各地的档案信息化建设，避免档案信息化建设的无序和杂乱现象。通过国家档案局的统一指导和统一规划，信息化建设将更加的有序和规范，从而结束。各地各自为政、闭门造车的局面。

四、充分利用原有档案信息化基础和电子政务建设的成果

档案信息化工作并不是一项全新的工作，这项工作的开展不是推倒所有的一切重新开始，而是在原有基础之上进行的一项创新工作。除了利用电子政务建设的成果之外，档案信息化还应充分利用原有的信息化基础。计算机在档案行业中的应用在90年代已经开始，从档案计算机管理系统到现在的档案信息化建设，计算机的应用由浅入深，大大地改变了档案的管理和利用方式。在档案信息化过程中，要充分利用档案计算机管理系统中已有的成果，包括档案着录信息、已经扫描的档案、案卷目录、卷内文件目录等，避免重复性工作，减少不必要的浪费。相关单位在进行档案信息化时，要预先分析已有的档案信息化成果，在充分利用已有成果的基础上规划和开展档案信息化建设。

档案信息化建设是电子政务建设的一个有机部分，要利用有限的资源高效推进档案信息化，将档案信息化建设放在电子政务建设的大平台中来考虑。多年的电子政务建设已经建立起了较为完善的硬件设施和管理制度，并摸索出了一套经验，这些都为档案信息化建设提供了良好的基础，一方面，档案部门可以充分利用本地的电子政务基础设施，如网络基础设施、安全基础设施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鉴其他部门的经验和教训。为此，各地档案部门应该积极参与当地的电子政务建设，成为当地信息化工作或电子政务建设领导小组成员单位，进入信息化规划建设决策层，通过为政府提供有效的文档服务来获得当地政府的支持，争取更多的资源来开展档案信息化建设；同时档案部门要深入了解本地电子政务建设现状，摸清可供利用的各类建设资源现状，要坚持一个基本原则，即凡是可以利用现有电子政务基础设施完成的工作就不要再进行重复投入。