以文件管理为抓手提升企业管理水平

文/于 力



以文件管理为抓手提升企业管理水平

文/于 力

随着第三代核电APlOO0技术的引进，这种安全、稳定、高效的清洁能源在我国形成了快速发展的势头。新技术的引进对核电企业的文件管理，提出了更高的要求。作为核电企业管理的重要组成部分，文件管理工作的核心在于文件管理人员，在整个文件管理体系模式建立的基础上，辅以适用的管理软件，实行有效的文件管理，来提升企业的管理水平。

文件管理简述

核电项目建设作为一个系统性工程，其建设过程涉及设计、设备采购、施工、调试等诸多领域。工程设计文件贯穿整个建设过程，是工程建设各环节各领域工作开展的依据。核电工程文件管理是对文件和信函的编码、出版计划、接收检查、信息登录、文件分发、保存、立卷归档等实施的全过程管理。文件管理涉及设计审查、变更文件跟踪、施工安装承包商的文件审查、设备和采购文件管理、调试文件、竣工文件管理、生产移交等一系列工程技术活动。

核电工程文件量巨大，对所有工程文件进行梳理、分类、统计，从而进行有效的管理及保存，同时又要保证所有文件能及时为工程提供必要的、准确的设计依据。因此，文件管理是项目的进度及质量的重要保证，是企业管理的重要基础。核电设计过程文件包括：项目程序文件、成品文件、现场文件、接口文件、设计文件审查意见单、会议纪要、来往函件等。

文件管理的特点

传统文件管理方式存在诸多不足：一是和外界沟通的邮件没有统一的管理，容易造成信息的丢失；二是现有的设备和通信方式不能实现大信息电子文件的传递；三是大部分文件为纸制，不便于检索和查询；四是由于原有电子文件的保存都为单机方式，没有统一的管理，文件不能实现共享；五是没有有效的文件跟踪处理机制；六是没有严格的文件编码体系和数据安全机制。

核电站工程是一项庞大而复杂的工程，对安全和质量有着特别严格的要求，文件管理具有不同于一般工程项目文件管理的特点：一是文件数量巨大，种类繁多。根据核电站质量要求，工程各项工作都必须依据法规、标准、规范编制相应的文件和程序并根据文件和程序来实施有关工作，导致工程中产生各种类型繁多的文件。二是文件的相互关系复杂。由于工程涉及单位多，各种接口非常复杂，工程文件关系也相应复杂，相互之间具有一定的相关性。三是文件的版次多。为了保证核电站工程的质量，工程各项工作必须执行有效的文件，根据核电站质量保证要求文件有任何的变更，都必须及时修改升版，以确保各项工作使用最新版本的文件。四是需要进行有效跟踪。对于大量接口文件、施工设计文件、技术变更文件等，需要对其进行有效的跟踪，了解技术问题从产生到关闭的全部细节。五是有序存放，保证查阅。大量不同类别的工程文件需要按照一定的规则有序存放，以便随时查阅使用。

企业文件管理，必须做到信息完整、管理有序、处理快捷、便于跟踪、动态清晰，因此利用现代文件管理模式来加强文件管理工作，可以有效保证工程顺利进行，作为工程设计的有利支撑。

文件管理模式

核电工程文件管理模式由文件管理制度体系、文件管理工作流程、文件的接收和分发三大模块组成。

1.文件管理制度体系

核电工程的文件管理制度体系，是由法律、法规和标准规范、工程项目程序、内部工作程序三个层面的管理性文件构成。

第一层次的核电工程建设需遵循的法律、法规和标准规范。对核电工程建设单位及项目管理过程中文件控制、记录管理以及知识产权管理提出总体要求。通常包括以下内容：《核电厂质量保证安全规定》（HAF003）、《核电厂质量保证记录制度》（HAD003/04）、《中华人民共和国专利法》及其实施细则等。

第二层次的工程项目程序，是核电工程建设总承包单位，为管理核电项目而建立的，这些程序在文件管理方面对核电工程建设各参与方的文件提交、审查、修改、编制、变更处理及文件编码、格式等，要求做出规定。一般包括总承包企业制定的工程项目，设计和建造阶段质量保证大纲，工程通信方面的管理规定，工程文件的编码体系管理，文件的编、审、批的管理规定，施工及安装文件管理、变更文件管理等方面的内容。

第三层次的企业内部工作程序，则包括核电工程建设企业的内部各项工作细则，其中文件管理工作细则，主要规定企业内部文件管理，各项业务工作所应遵循的要求、责任和处理流程。通常包括文件管理总则、文件管理组织机构设置、文件接收和分发处理规定、文件著录和检索、工程文件的存档以及企业知识产权申报、管理、保护和奖惩等方面的内容。

上述法律、法规、标准及管理程序与工作细则，对核电工程文件管理的指导性文件，第一层次和第二层次的制度程序，适用于核电工程建设的设计、设备供应、施工、调试等各参与方，第三层次的制度程序，适用于核电工程建设企业内部各机构。

2.文件管理工作流程

核电文件管理，主要围绕文件体系中各类文件的接收、分发、归档与移交几个环节进行。

作为文件管理部门，首先从本企业各部门和合同商，以及其他外部单位接收项目文件后，分发至项目管理有关单位及部门，同时对所接收的文件，向现场文件库及本企业档案馆进行归档，在整个项目结束时向业主进行移交。

文控部门，对企业工程文件的接收、录入、分发、保存、立卷归档到档案移交，实施全过程控制，并将档案管理要求落实到文件的各项前端管理，使文件从开始便符合档案管理的要求，实现文件管理一体化，并通过采用统一的计算机管理平台，实现文件信息化管理。

图：项目文件的生成和处理过程

3.文件的接收和分发管理

文件是工程建设各参与方和企业各部门正式沟通的渠道，是维系工程建设有序进展的纽带。作为文控管理部门，应当迅速、准确地将收到的文件，分发给相关业务部门处理。

核电工程建设过程中，形成的文件一般分为函件和技术文件两大类。这两类文件都必须建立科学的编码体系，赋予每一份函件和工程文件独立的编码，以便于管理。

建立过程函件的编码体系，是为了保证总承包方与业主方，以及总承包方与工程各参与方（设计院、施工承包商、设备供应商）之间的通信往来有序。函件编码体系，一般由项目代码、通信方代码、通信流水号区间组成。不同通信流水号区间，反映不同的函件内容。文件管理人员以及未来的利用者，可以依据函件编码规则，清晰地判断各份函件所反映的作者、函件基本内容、所从属的项目等主要信息。

技术文件的编码相对复杂。总承包方按核电工程建设各项活动的特点，将整个核电厂建设过程，划分为项目前期工作、工程控制与协调、安全执照、概念设计、质量保证与质量控制、土建（设计与施工）、电厂布置（包括安装文件）、设备（设计、制造、安装）、电厂和系统的功能设计与运行等九大类主要活动，在每一类主要活动项下，又划分为若干分项活动， 结合文件所适用的项目及机组、文件种类、作者代码（文件的形成者）、文件流水号等信息设定一组代码。无论是何种编码方式，每一个代码均是技术文件的唯一标识。技术文件的编码，可以及时反映核电建设过程中各项活动，有利于核电项目文件的分类归档、组卷以及查找利用。

核电企业文件的收发处理有内部分发和外部分发。

内部分发包括对收文的处理和对外发文的内部抄送。文控部门的人员，应当先对所收到的文件进行文件签署完整程度、清晰度及内容完整性等方面的检查，再按文件处理程序规定进行分发。外部收文的分发方式有三种：一是指令分发，二是标准分发，三是按照分发清单分发。指令分发用于工程函件的一般函件分发，这类函件由于涉及的内容和专业比较广泛，需根据项目负责人的指令进行分发；标准分发是由文档部门根据工程函件的编码所确定的专业内容，结合内部各部门的职能分工，由文档人员根据事先确定的分发范围进行文件的分发；按清单分发是文件产生部门为控制文件的扩散范围，事先设定文件的分发范围，由文控部门据此分发范围进行文件的分发，适用于有一定的阅读限制的文件，如合同类文件、保密文件的分发等。

文件的外部分发，应当建立完整的编审批流程，文控部门的处理人员，应当从文件的格式、渠道代码及其流水号区间的使用、是否签署完备、内容的完整性等方面进行质量控制，以保证文件有效和准确。

无论使用何种分发方式或何种类别文件的分发处理，准确分发到合适对象是其基本的工作原则。

鉴于上述分发工作的流程和内容相对固定， 在信息化应用比较普遍的今天，可以通过开发工程文件电子分发系统实现不同类型文件的运转，并可以进行文件分发、利用的授权管理，确保文件信息的安全。

文件管理系统的应用

专业的文件管理系统是针对项目管理的特点而专门设计的，分两步构建：（1）搭建工程文件管理平台，为工程文件安全传输和保存提供保证；（2）建立工程文件数据库管理系统，有效地管理工程文件。

1）文件管理平台

文件管理平台的设计，是为了安全地传输和保存文件，它有五大作用：一是建立内部网络。通过公司网络与外部联接，实现内部与外界的连接。二是建立文件服务器。保存文件，并且为进一步管理文件建立基础。三是建立备份设备。从数据安全方面考虑，定期自动备份文件。四是建立统一的邮件系统。邮件是工程人员与外界联系的重要工具，因此使用统一的邮件系统，统一分配邮件地址，避免邮件管理上的混乱。五是建立远程存储设备。由于大容量的电子文件无法通过邮件进行传递，因此，需要建立一个远程的存储设备供大容量的文件进行传输。

2）工程文件数据库管理系统

在工程文件管理平台基础上，进行软件开发，以有效地管理工程文件。建立数据库管理系统前，首先，根据文件之间联系的紧密程度，将工程文件分为两大类：分为工程函件和工程技术文件两大类。这两类文件在数据库管理系统中分开管理、相互独立。

a 函件的管理

为了有效管理此类文件，需要从工程文件中，提取出有用的信息加以保存，从而方便文件的检索和处理。管理系统主要从以下几个方面实现有效的文件管理：

（1）根据收发函件单位建立多个文件夹分类保存电子文件。管理系统根据不同单位收发函件，自动将文件保存到相应的文件夹中。

（2）提取文件信息，在数据库中建立主题、文件类型、日期等多个字段，方便检索。

（3）管理系统加入验证通道号的功能，确保通道编号的唯一性。并且针对发函，管理系统加入自动算号功能，确保发函通道编号的顺序和完整性。

（4）管理系统的“录入工程文件”在数据库中建立了“动作要求”、“动作状态”、“回复时间”、“相关信件”等多个字段，用于信件跟踪。管理系统的“文件检索”模块，则通过输入各类查询条件，最终将得到想要的结果，并且通过查询结果，能方便地查阅电子文档，以及实现对函件的跟踪。为了便于查询，设置了多种查询方式和模糊查询方式。

b.技术文件的管理

为了适应核电工程技术文件的特点，在数据库中将技术文件分为两部分：技术文件固定信息，记录文件在整个工程期间将不会改变的信息；技术文件变动信息，记录在工程期间将会随着升版而变化的信息。针对技术文件类的特点，数据库管理系统考虑了以下因素：

（1）根据发文单位建立多个文件夹（与信件类文档管理系统类似），管理系统将不同单位的文件，自动保存到相应的文件夹中。

（2）为了方便检索，从文档中提取信息，建立了多个字段。针对工程文件固定信息，建立了项目号、内部号、文档类型、单位、设备等字段；针对文件变动信息，建立了文件状态、日期等字段。

（3）技术文件虽然不断升版，但每份文件有唯一的文件编号与其对应，管理系统加入验证编号的功能，确保其唯一性。同样，每份传递单和审查意见单都有唯一的通道编号与其对应，针对发函管理系统加入了自动算号功能。

（4）由于技术文件传递和审查过程繁琐，时间跨度大，并且会经历多次升版，而使得对技术文件的跟踪成为一个难点。数据库建立了“审查状态”、“审查单位”等字段，通过管理系统中的录入模块和检索模块，很好地解决了这个难点。

●录入模块。由于录入技术文件类文档时，不仅需要将技术文件的信息录入数据库，同时需要建立技术文件与传递单和审查意见单之间的联系，因此录入模块分为两部分：技术文件录入；录入传递单和审查意见单，建立与技术文件的联系，修改工程技术文件状态。

●检索模块。可以输入各类查询条件，实现对文件的跟踪，并且能够通过超级链接直接浏览各个文件。

3） 其他功能模块

除了上述功能外，为了满足业务人员的需要，加入了多个功能模块，如用户权限控制模块，多种类型的检索模块，与外部程序的信息接口等。这些功能模块不仅方便了文件管理，同时也提高了企业项目管理的效率。

当前文件管理存在的问题

随着我国核电事业的进一步发展，计算机网络技术、多媒体技术和数据库技术等现代信息技术的广泛应用，改变了传统的文档管理理念。文档信息量的剧增和电子文件等新载体的大量出现，使文档信息存储方式发生了深刻变革。现代化的文件管理，对文件管理人员提出了新的更高的要求。

然而文件管理工作却没有得到相应的重视。目前部分企业以工程助理作为主要管理者，将文件管理工作纳入秘书性质的工作，企业经理及专业工程师参与甚少。另一方面，文件管理人员过分依赖文控管理软件，简单地认为计算机软件就可以解决所有问题，过分强调软件的引入，而忽视后台工作。文件管理人员，作为信息资源的掌控者，如果不能利用信息管理工具，使信息资源更好地服务于项目建设企业管理，则是对企业信息资源的隐性浪费。传统的文件管理系统主要是基于文件本身的管理，没有考虑到项目整体的全周期管理，尤其在全球一体化管理的项目中，文件管理的孤岛现象，严重延滞了企业的快速发展，也使文件管理在企业管理中，处于被边缘化的尴尬境地。

目前文件管理工作存在的问题既有人的主观因素，也有现实的客观因素。但不论何种因素，均不能抹杀其对企业管理的负面作用，只有进一步加强对文件管理的重视，加强核电企业文件管理人员的培养，是做好文件管理工作和保障文件服务质量的决定因素，也是在提升整个企业的管理水平。

进一步提高文件管理的建议

1.文件管理软件目前在社会上被很多企业广泛应用。但同样的文件管理软件，在不同的企业、不同的人员手中形成的成品是不同的。所有的软件都只是工具 ，管理的流程、方法、体系才是解决管理问题的核心。文件管理软件需要文控管理人员的操作及系统搭建才能完成企业文件的管理。核电企业文档管理信息系统构建，要打破原有的只限于管理“文档”的思维模式，实现系统从文档管理上升到企业整体管理的转变，使文件管理和企业管理之间形成良好的互动关系。具体来说，构建核电文档管理系统，应以实现传统文档管理向现代企业管理工具转变为指导思想，将人机交流、文件配置管理、支付控制、绩效考核、知识产权保护等作为系统的组成部分，使系统具备企业管理的全新功能，以有效推动核电工程项目管理各项活动顺利开展。企业项目文件管理系统能够实现文件管理的一体化要求，并能取得从文件管理角度管理企业项目的经验。

2.文件管理水平以及文件服务质量，直接取决于文件管理人员的整体素质。文件管理水平和文件服务质量的提高，以及今后文件工作全面实现专业化、规范化、标准化管理，特别是现代化、数字化管理，都需要拥有一定数量的高学历、高素质、多技能的复合型文档专业人才。他们还应树立文件一体化管理模式和全面质量管理意识，熟练掌握新技术产品和文件管理软件的使用技能。

3.领导高度重视，加大支持力度。随着文件一体化的不断加强，文件管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求企业领导进一步加强对文件工作的重视，在人员、资金及政策上给予大力支持。

4.加强质量管理体系在文件管理中的应用。文件的质量是文档的生命线，文件质量的好坏直接影响其效用。文件管理人员必须树立文件质量管理的思想，不断提高文件质量。文件质量管理要全程控制，从文件的起草、审核、批准，到文件的扫描、传递、分发、执行，以至文件的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都要严格执行体系中各自的岗位职责。通过加强文件的质量管理，促进整个企业质量和效率的提高，从而实现文件管理的真正价值。

结束语

核电工程的文件控制及管理是企业管理的重要组成部分，涉及到整个企业的各方面。加强文控管理工作，可以有效保证企业的顺利发展，作为企业发展的有利支撑，高效的文控管理对企业的整体管理提升，起到尤为重要的作用。

作者系华东电力设计院有限公司