浅谈不动产登记档案的有效管理

文/孙文伟 泸县不动产登记中心 四川泸州 646100

浅谈不动产登记档案的有效管理

文/孙文伟 泸县不动产登记中心 四川泸州 646100

随着《不动产登记暂行条例》的出台和实施，不动产统一登记工作在我国示范点已率先启动，将原来分散在国土、住建、农林等部门的登记职能整合到不动产登记机构，作为不动产登记重要基础性工作的不动产档案工作也面临新的抉择，管理模式也在不断的探索过程中。笔者就当前不动产登记档案如何有效实施管理谈谈自己的看法。

不动产；管理方式

1 不动产登记档案的形成

不动产登记档案是不动产登记簿记载相关信息后，各类不动产申请登记的原始凭证，以及登记机构的内部调查审核文件收集、整理、归档而形成，不动产原始登记凭证包括不动产权利登记申请审批表；申请人、代理人身份证明材料、授权委托书；相关不动产权属来源证明材料、登记原因证明材料、不动产权属证书；不动产界址、空间界限、面积等不动产权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据，以及申请人提交的其他资料。

2 不动产登记档案的分类和管理方式

2.1 档案分类

整个不动产登记机构以不动产登记工作为中心编制分类方案，明确文书、不动产登记登记、照片、光盘、实物五个类别，按保管期限的不同分别给予1-9的目录号。为方便不动产登记档案的整理、保管、利用，将不动产登记档案按保存期限的不同划分为3类，永久、定期、短期。涉及权属类登记的（所有权预告档案视为不动产权属档案）为永久，抵押档案（抵押权预告档案视为抵押档案）为定期，地役权档案、查封档案、异议档案、查询档案为短期。

2.2 不动产登记档案的管理方式

不动产登记档案管理应建立在以计算机技术为核心的现代信息处理技术为基础的数字化管理，实现不动产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索。

3 不动产数字化登记档案的内容

3.1 目录管理

对归档的不动产权属文件材料进行分类编目，编制检索工具。因为采用计算机系统进行登记发证，目录管理就实现了从簿式目录、卡片式目录向电子目录的转变，只要定义好电子目录与图像库数据库记录的连接条件，便可根据需要检索到要求的资料。

3.2 档案数字化

是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案。扫描建档过程与目录管理实现无缝连接，扫描图像的存储宜选择数据库方式的高性能、大容量的存储系统。

3.3 档案管理网络化

网络化（包括局域网和互联网）应用是不动产登记档案利用的主要形式，只有实现档案管理网络化，才能真正体现档案数字化的真正优势。及时为公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等各项工作提供服务，加强不动产登记有关信息互通共享。

4 不动产登记档案的整理

4.1 不动产登记档案的装订方式

不动产登记档案中的永久档案以卷为保管单位，编写页号，编制目录，按封面、目录、一个不动产单元权属登记内容、封底的顺序装订；不动产登记档案中的定期和短期档案则以袋为保管单位，将一个不动产单元抵押、查封、异议、地役权、查询登记的内容按顺序装入定制的档案袋中，由于保管时间相对较短，不再编写页号、编制目录。照片、光盘、实物档案按相应的专门档案整理方法整理。

4.2 不动产登记档案号的编制及归档

4.2.1 永久档案

4.2.1.1 档案号的编制。不动产登记档案结合登记信息平台，权属类的永久性不动产权登记档案采用9位数字（如000000123），不按定作物类型进行区分，即房、地、农、林等的不动产权登记档案统一存储，如下图所示：

注：

①档案采用统一存储管理，如上表，1柜1 格1盒存放了4个档案，分别有土地、房屋、林地和承包经营权。

②每个档案号内按业务链关系合并存放，比如房屋档案000000002包含该套房屋产权链上对应3手业务（首次登记、变更登记、转移登记）的档案资料，其他定作物的档案合并方式与房屋类似。

4.2.1.2 永久性不动产权登记档案采用合档模式，即同一个不动产单元的不动产权登记链上的多手业务应存放在一个档案保管号中。

4.2.2 定期档案

4.2.2.1 档案号的编制。抵押档案、（抵押权预告档案视为抵押档案）为定期，采用8位数字（如00000123） ，不动产抵押业务的档案，包括土地抵押、房产抵押、林权抵押、在建建筑物抵押等。

4.2.2.2 定期档案采用合档模式，不同类型的定期档案均采用合档模式，比如抵押设定登记产生新档案号后，该抵押的转移、变更、更正业务件均归入抵押设定业务件所在的档案号内。

4.2.3 短期档案

档案号的编制。查封档案、异议档案、地役权档案、查询档案为短期，采用7位数字（如0000123）。查封档案：预查封和查封登记的档案，包括土地查封、房产查封、林权查封等。异议档案：异议登记的档案。 地役权档案：地役权登记的档案。查询登记档案：查询登记的档案（由于资料少，一般没有归档）。按办理生存时间的顺序，一直使用大流水号，不倒号。

［1］孙军，姬广鹏.房产登记档案查询制度在法治社会中的承载——从“房妹”、“房叔”、“房姐”到“限制以人查房”的思考［J］.档案学通讯，2013，（03）.

［2］郭慧敏.关于如何规范房产信息查询的法律探索［J］.法制与经济（中旬），2013，（03）.

［3］刘红梅.对房产管理信息化建设的研究和探索［J］.黑龙江科技信息，2012，（31）.