耗材申领采购系统的设计和实现

黄建琪+郑佳佳

摘要：随着时代不断变迁，企事业单位对物资管理的要求也日益提高，精细化管理势在必行。耗材申领采购系统属于物资系统的一个子系统，针对耗材申领和采购两个业务环节进行信息化管理。结合物资系统的领料和入库模块，可实现业务闭环。使用耗材申领采购系统可实现申领单提交和审批、采购单自动生成、采购确认和到货，提高采购管理的工作效率和信息准确性。

关键词：耗材申领；采购订单；采购管理；物资系统

中图分类号：TP313 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）16-0008-03

Abstract： With the change of the times， enterprises and public institutions have raised an increasingly high requirement for materials management， making it imperative to implement fine management. As a branch of material system， consumable requisitioning & purchasing system can help realize information-based management on consumable requisitioning and purchasing. A combination of the warehousing and picking modules in the material system can attain the closed management of business. The use of this consumable requisitioning & purchasing system can realize the submission and approval of requisitioning lists， the automatic generation of purchase orders， the confirmation of purchases， the arrival of goods， to improve the efficiency of purchasing management and the veracity of information.

Key words： apply for consumable； purchase order； purchasing management； material systems

1 概述

信息技术不断发展，信息系统逐渐成熟，为耗材申领和采购的精细化管理提供了条件。本文提出的耗材申领采购系统，取代了传统的纸质申领单，通过电子化提交和审批申领单，实现科室领料。物资部门再根据科室的申领单内容进行配送，库存不足时通过自动生成采购单和后续采购管理，提高了工作效率和信息准确性。本系统基于.NET开发，数据库采用SQL Server 2008。

2 需求分析

2.1 系统功能结构

本文描述的系统为耗材申领采购系统，科室物资申领人可以通过系统提交耗材申领单，经科室负责人同意后审批，物资部再根据申领内容，配送耗材到科室或当库存不足时进行采购管理。本系统可取代纸质申领单，规范物资申领流程，物资统一配送优化领料过程，并为后续采购计划提供数据基础，实现耗材的精确采购管理。系统功能模块主要分为基础设置模块、申领模块、采购模块，具体功能结构图如图1。

2.2 系统用例分析

本系统的用户分为科室领料人、科室负责人、物资部负责人、仓管员和采购员。科室领料人可以设置个人或科室的申领模板，提交耗材申领单；科室负责人可执行申领单审批；物资部负责人可设置申领权限；仓管员操作生成采购单；采购人员对采购单进行确认，并执行到货确认。具体用例图见图2。

2.3 业务流程分析

耗材申领和采购的业务流程如图3。首先科室领料人通过申领模板或查找筛选耗材，提交耗材申领单；科室负责人对提交的申领单进行审批，如果审批不通过则终止申领单；如果库存充足，仓管员对已审批的申领单操作科室领料执行出库；如果库存不足，仓管员每周定期生成采购订单；然后采购人员对采购单的耗材进行确认，并完善采购单信息，按照供应商对采购单物资进行分组采购，采购到货时登记到货数量。最后，仓管员执行入库和配送。

3 系统设计

3.1 基础设置模块设计

3.1.1 申领权限设置

耗材申领之前，必须先设置好申领权限。权限分为两种：科室申领权限和科室审批权限，科室领料人可以具备申领权限，但不能拥有审批权限；科室负责人可以同时具备申领和审批权限。一个科室可同时存在多个领料人和负责人，方便申领业务开展。具体设计是将科室的员工列表中增加申领权限和审批权限属性，对需要的员工标志相应的权限。当一个员工登陆申领或审批界面时，系统可查询判断员工归属的科室及具备的申请和审批权限。

3.1.2 申领模板设置

由于耗材名称众多，申领时筛选比较会花一定的时间。为了加快申领时填单的速度，可以将科室经常领用的耗材设置一个申领模板，申领填单时，只筛选模板内的耗材，大大减少了检索范围，提高筛选结果命中率。模板的种类可分为个人模板和科室模板，个人模板只限本人使用，科室模板可供科室所有成员使用。当打开申领界面时，系统自动显示申领模板列表可供选择，包括归属本人的个人模板和本科室的科室模板。

3.2 申领模块设计

3.2.1 申领单状态控制

整个申领过程中，申领单的状态会经历从未审批、已审批、采购中，最后变成已领料或已终止状态，状态迁移如图4。生成领料单时，状态为未审批；科室审批后，状态为已审批；生成对应的采购单时，状态为采购中；科室领料后，状态为已领料。在未审批、已审批、采购中3个状态时，可以终止申领单。

3.2.2 申领单生成

科室需要申领耗材时，需要填写电子耗材申领单，业务流程如图5左。使用耗材申领功能，需要申领人具备申领权限，并只限提交本人所在科室的申领单。用户只需要输入申领耗材、申领数量，其他信息由系统自动生成。已领数量用于记录本次申领已领数量，允许分批领取；申领状态用于控制申领流程和显示申领进度；申领单号的编码生成规则是2位字母+8位日期+3位数字顺序号。

3.2.3 申领单审批

申领单审批，是指科室负责人对已提交的申领单进行审批，业务流程如图5右。使用审批功能，需要审批人具备审批权限，并只限审批本人所在科室的申领单。审批时，系统根据审批人所在科室列出本科室未审批的所有申领单，审批人可以选择申领单的部分或全部耗材执行审批，审批后申领单状态为已审批；如果审批不通过，申领单状态为已终止。

3.3 采购模块设计

3.3.1 采购单生成

科室申领单提交后并且库存不足，仓管员需要生成采购单，提交到采购人员进行采购，业务流程如图6左。采购单内容允许系统自动生成或手动添加生成。自动生成采购单的条件是：申领数-库存数-采购中数量<低储位警戒线。按照采购到高储位的原值，系统自动生成的采购数量=高储位警戒线-（申领数-库存数-采购中数量）。在自动生成采购单后，仓管员可以在这个基础上修改数量或添加其他耗材到采购单。

3.3.2 采购单确认

采购单生成后，需要采购人员进行采购确认并完善供应商、单价等采购信息，业务流程如图6中。采购单确认时，系统按采购单生成时间范围查询未确认的采购订单列表，采购用对每个耗材选择供应商和单价，如果上次已有采购记录，则自动显示上次采购的信息，减少采购员的输入操作；输入完成后，保存采购单状态为已确认；最后按照供应商打印已确认的采购订单。

3.3.3 采购到货

供应商送货到仓库后，需要清点核对货物，记录到货数量，业务流程如图6右。由于存在分批发货的情况，采购到货功能需要支持多次记录到货数量，每次只记录本次到货数量，系统自动计算累计到货数量。当累计到货数量>=采购数量时，更新采购单状态为已采购。如果出现停产等情况无法继续采购，采购员可终止或修改采购数量完成采购。

3.4 系统数据模型设计

本系统的业务实体分别为以下7个实体模型，其关系如图7。申请单、采购单、申领模板都采用主从方式实现一对多关联。申领明细与采购明细采购多对一关联，耗材ID相同的多个申领明细内容会生成一个采购明细。

4 系统实现

4.1采购单生成的实现

采购单包括采购主单和采购明细。采购主单号生成的规则是2位字母+8位日期+3位数字顺序号，例如CG20160422001。规则和申领单号类似，2位字母代表不同的业务。从指定业务表中查询当前日期生成的最大订单号，并在此基础上增加1。以下是生成采购单号的主要实现代码。

4.2 其他业务的实现

结合系统设计的要求，对本系统进行详细编码，实现了权限设置、申领模板设置、申领单生成、申领单审批、采购单生成、采购确认和采购到货功能。

5 结论

本文针对耗材申领和采购业务进行需求分析，设计实现了耗材申领采购管理系统。文中首先阐述了耗材申领采购系统在申领采购管理工作的意义，以及系统的开发环境。其次，对系统进行用例分析、业务流程分析。然后对系统进行总体功能设计和详细功能设计。最后进行详细功能实现。本系统结合物资系统的入库和领料模块，可实现申领、采购、入库和领料的业务闭环。

参考文献：

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