浅析高校财务报销体系的构建

文/罗燕琴



浅析高校财务报销体系的构建

文/罗燕琴

摘要：随着我国高等教育规模的不断壮大，高校经费来源呈多样化发展，经费总量也不断增长，加上各级政府部门对经费使用监管进一步规范，经费“报销难”已成为不争的事实，如何构建完善的财务报销体系，提升经费报销效率已成为高校财务管理亟待解决的问题。文章以高校财务管理环境的变迁为基础，道出高校经费“报销难”的现状，并进一步深入分析影响高校经费报销效率的具体因素，最后，从系统论的角度构建了完善的高校财务报销体系，从整体的视角提升高校经费报销效率。

关键词：高校经费；经费报销；报销体系；报销效率

2015年12月一则“高校报销年关：学生替导师办报销手续，凌晨四点半排长队”的新闻报道在高校圈中引起了轩然大波，一时间各种经费“报销难”的话题在高校师生群体中持续发酵，面对高校师生解决“报销难”的迫切愿望，如何构建完善的财务报销体系，提升经费报销效率已成为高校财务管理亟待解决的问题。

一、高校财务报销现状分析

“年关现象”是高校经费报销现状的一个缩影，其爆发固然有临近假期因素的影响，但近年来高校经费管理环境的变化，对高校财务报销现状的影响更为深远。

第一，在财政持续加大对高等教育经费的投入的背景下，高校经费总量呈不断攀升的趋势，高校财务部门作为经费收支管理部门，兼具经费核算与监督的重任，经费报销的工作量也随之倍增。

第二，随着中国教育改革步入深水区，各项财经制度规定相继出台，内控制度建设得到进一步加强。特别是新《高校会计制度》的出台对高校经费精细化管理的要求越来越高，经费的核算及管理方式面临重大调整。另外，国家对差旅费、会议费和招待费出台全新的管理规定，建立健全了公务出差审批制度、规定了会议分类开支标准和审批制度，招待费的开支更是史无前例的严格，由此进一步规范了内控制度的建设。

第三，科研领域出台系列加强科研经费管理的文件，逐步规范和加强对科研经费的管理，政策体系日益完善。从总量上看，科研经费的报销量占据了高校经费报销的绝大部分，是提高高校经费报销效率的关键所在，科研政策体系的完善，有效解决了责任不明确、监督不得力的问题，也规范了资金的使用，避免扩大开支范围、挤占挪用经费、虚列支出、以及套取侵占科研经费等等。

第四，2013年全国审计工作会议上刘家义审计长明确提出“实现审计监督全覆盖”后，高等教育领域加大了对高校财政性资金监管力度，除了常规的经济责任审计外，包括资产管理、会计信息质量、科研经费、各类财政专项等审计项目逐步深入高校，真正实现了高校经费使用事前、事中、事后全过程的监督。

从整个高校的财务运作环境上来看，高校经费总量持续增长，无形之中加大了财务前台审核工作量，且按新《预算法》的规定，包括科研经费在内的各类财政专项资金，连续两年未用完的结转资金，应该作为结余资金管理，资金面临被财政收回的情况，这也加速了经费的集中使用，报销人员对财务报销效率有了更高的要求。另外，政策环境的进一步完善以及审计监督的强化，对财务人员的业务能力和经费管理水平提出了更高的要求，财务人员需花费更多的时间对票据的真实性、合规性、合理性以及是否按经费预算、进度执行等进行严格审核，同时，也要求报销人员更加关注报销程序的规范性以及报销内容的合理性，财务报销不再是单纯的“找票报销”，财务报销“难度”剧增。

二、高校财务报销体系影响因素分析

现有的文献对高校经费报销效率的研究集中在高校经费报销模式或报销流程的优化上，不利于从根本上解决高校经费“报销难”的状态，本文将系统地分析影响高校经费报销效率的各具体因素，为高校财务报销体系的构建奠定基础。

（一）财务报销模式

随着高校经费总量的不断增多，高校经费报销模式作为财务报销的根基所在，也由简单向复杂的模式过渡，包括排队取号模式、投递式预约报销模式、报账员预审模式和网上报销模式［1］：

1.排队取号模式

该模式是将排队取号系统引入财务报账大厅，为报销业务办理的先后顺序提供客观依据，在高校经费报销业务量较少、业务内容简单的情况下，该模式切实有效的缓解了高校财务报销的无序状态，但是随着高校经费总量的逐渐增多，经济事项的日益复杂，在每日号源有限的情况下，排队取号模式往往演变成教师、学生提前排队等号，报销高峰时更是出现学生彻夜排队的现象，而成功排队取号后又面临现场作业因报销流程、审批手续等不合规被退回重填的情况，一次性顺利报销则是极少数的，因此，该模式对于日益繁忙的财务报销工作存在明显的局限性。

2.投递式预约报销模式

投递式预约报销模式是指财务部门通过特定的场所收集预留联系方式的财务报销单据，由财务人员自行根据工作量调节经费报销进度，在不见面的方式下财务人员先对单据进行审核，审核结束后财务人员将审核结果告知报销人员，并预约现场办理时间，该种报销模式的好处在于能避免面对现场排队的巨大工作量带来的沉重压力，给予财务人员一定的自主空间，同时，也能照顾报销人员的空闲时间，摆脱“蹲守”财务部门的情况，但是，这种模式也存在一定的缺点——即对财务审核人员的自律性要求比较高，审核的进度完全掌握在财务人员身上。

3.报账员预审（财务秘书）模式

为了既能最大限度的保证教师及科研人员的本职工作时间和效率，又能保证财务报销的质量和效率，通过在各院系、部、处设立报账员（或称财务秘书），对所在学院部门经费、科研经费以及其他业务报销进行指导并对业务相关票据进行财务事前预审，提高财务审核的准确度，减少退单处理的工作量，有效缓解教师及科研人员和财务报销制度之间的矛盾。同时，报账员可充当财务部门与院系之间的沟通纽带，减少双方之间的信息不对称，实现部门间的横向协作与互通互融。该种模式的关键点在于学校财务部门必须定期对报账员进行业务培训和指导，更新财务报销知识。

4.网上报销模式

网上报销模式从理念上彻底的打破了传统的报销模式，实现了整个报销流程的电子化，包括单据填写的网络化、财务审核的网络化，并通过和财务、网银等系统的互联互通，形成了一套完善的财务核算再造流程，极大提高了财务报销效率。通过网上报销系统建立规范的报销流程和信息填报，报销人员不受时间和空间的限制，可在任何一台联网终端进行申请、预约、打印等操作，而财务部门可以提前了解、安排报销办理，对原始凭证审核后，自动生成记帐凭证，并于审核通过后通知报销人员到财务部门的指定窗口办理报销业务，无需排队，直接办理。该模式因通过网络的方式实现了与财务系统、银校互联的完全对接，因此网络信息安全问题成为首要考虑的问题，另外，网上报销模式也并非“全能”，例如针对医药费报销、借款等简单的业务如果采取网上报销模式，反而显得累赘。

不同模式的财务报销模式存在着各自优势与不足，日益复杂的经费管理环境，制约着单一模式的持续使用，这便要求高校结合自身经费管理特点整合不同财务报销模式的优势，提升财务报销的效率。

（二）财务报销流程

传统的财务报销流程包括票据整理、分类、粘帖、签批、审核、录入、复核、报销款支付等多个流程，各流程之间环环相扣，影响着整体的报销效率，因此，优化报销流程成为影响财务报销效率的关键因素。从现有的报销流程来看，票据的整理、分类和粘贴是报销流程的前端，往往要求报销人员要掌握财务报销的管理规定，按规范要求对发生的经济事项进行整理；签批流程是财务报销的关键环节，各类不同的经费签批权限各有不同，又多涉及到职能部门或校领导，报销人员要完成签批流程需耗费一定的时间成本，而财务人员必须熟知流程审批的层次，对签批流程进行二次复核；最后是财务人员的账务处理以及款项的支付环节，账务处理环节则有赖于核算软件的应用，款项的支付环节随着信息技术的应用各类电子支付将是发展的大趋势。

（三）信息技术变革

信息技术的变革是财务报销业务发展和持续提高效率的源泉。信息技术的变革，使会计核算摆脱了手工阶段，实现了会计电算化，在报销业务量日益增多的情况下，大大提高了财务报销的效率，且伴随着财政体制的各项改革，信息技术的进步，使财务报销业务处理能及时更上改革的步伐，如政府部门相继推行零余额账户、国库集中支付、公务卡结算等都有赖于信息技术的支持，既优化了报销手续，又确保了报销资金支付的安全。另外，网络信息技术的广泛应用，也为高校财务管理的信息化和网络化提供了重要支撑，为高校财务报销模式的选择奠定了基础。

（四）信息沟通机制

可以说经费报销就是财务人员与报销人员沟通的过程，在报销业务办理过程中双方所处的立场不同，对经费的使用、办理流程和审批制度等理解存在偏差，容易导致双方出现冲突和隔阂，造成报销效率的低下，因此，要缓解报销双方的矛盾，提高报销的效率就必须建立有效的信息沟通机制，减少双方信息的不对称性，具体来说，财务报销的信息沟通机制包括最新财经法规知识和报销指南的传递以及报销人员业务办理过程中存在的难点问题的反馈，财务报销信息沟通越顺畅，越能减少双方之间的摩擦，有利于构建和谐的财务报销环境。

三、高校财务报销体系的构建

为进一步提升高校财务报销的效率，现结合高校财经环境的变化，综合考虑影响高校经费报销各因素之间的联系，构建完善高校财务报销体系，从整体的视角提升高校经费报销效率。

本文构建的高校财务报销体系，分为三个环节，分别是促成要素环节、过程要素作用和结果形成环节（图1），其中促成要素包括财务人员和以师生员工为代表的报销人员，他们既是报销业务办理主要人员，也是目前高校经费“报销难”的问题矛盾根源所在；过程要素包括信息技术的变革、财务报销模式以及报销的流程；结果要素则是财务人员与报销人员对高校财务报销体系效率的直接感受，因此，该体系是以促成要素作用环节为基础，过程要素作用环节是核心，结果要素作用环节为终点。

图1 高校财务报销体系

首先，促成要素作用环节是基础。该环节以高校的外部体制、制度环境变革为诱因，外部体制、制度环境变化包括经费来源的多元性、外部监管的持续压力以及经费精细化管理要求等，这些信息变化以不同渠道传导给财务人员与报销人员，为他们的工作内容与业务量带来新的挑战，调节双方对外部环境的适应能力显得至关重要，具体措施可通过加强财务人员业务培训和团队交流学习，主动适应外部制度环境变化，破解经费管理的热点、难点问题，进而提升财务人员的业务处理能力，同时，协助经费报销人熟悉经费最新报销流程和经费管理规定，缓和报销人对外部经费管理环境发生变化的抵触情绪，积极提升报销服务质量。此外，该环节的主要矛盾还在于信息传递的不对称性容易造成双方的误解，因此该环节报销效率优化的重点也在于双方之间建立有效地沟通交流机制，减少信息的不对称，即要求财务部门摒弃被动接受的传统报销理念，主动适应报销新常态的发展，包括深入学院部门主动宣讲最新财务报销知识，获取经费“报销难”的反馈意见、通过校园网传播最新制度管理要求及报销注意事项，并开通留言板块获取报销人员反馈信息、以及利用现代网络通讯工具建立QQ、微信群及时解答教工报销疑难等方式拓宽财务知识传播途径，有效接受反馈信息，实现多渠道双向沟通机制。

其次，过程要素作用环节是核心。过程要素包括信息技术、报销模式以及报销流程，由于会计核算真实性、严谨性要求，客观上财务报销存在多个流程，每个流程的不顺畅，都会影响到报销的效率，而能从根本上对经费报销流程产生影响的则是信息技术的变革和学校报销模式的选择，信息技术的变革一直是推动财务报销业务不断向前发展的动力，它也不断推动着我国报销模式的不断演进，从取号系统模式、投递式报销模式到报账员预审模式和网上报销模式，不同报销模式的选择都是对报销流程的一种再造，因此该环节以信息技术要素为依托，报销模式的选择为根本，最终决定报销流程的繁简。也就是说，该环节作为经费报销体系的核心环节要求学校根据结合自身的技术环境、报销氛围、报销的业务量等因素，选择合适的报销模式至关重要，往往来说财务报销模式的选择并不是唯一的，通常组合的方式可以更具效率，如财务部门可以针对借款、医药费报销等部分简单业务设立绿色通道保留传统的排队取号模式，其他的报销业务可以采取网上报账的模式，同时，为保证报销人填报准确性可以辅以报账员预审模式［2］。

最后，结果要素形成环节是终点。该环节主要是绩效的反馈，为使财务报销体系形成良好的轮动发展态势，财务部门应该定期组织财务人员与报销人对财务报销体系进行绩效评价，评价内容包括前面环节所采取的信息沟通、报销模式和报销流程的选择等措施的实施效果，以此判断“高校财务报销体系”的完善程度。前面环节各影响要素的共同作用最终影响经费报销效率高低的评价结果，如绩效反馈财务人员工作量大大减少、财务管理体制机制进一步优化、报销人员经费规范管理意识得到提升及办事效率大大提高，则表明“高校财务报销体系”是高效的，反之则容易陷入“报销难”的困境，此时，财务部门必须根据绩效反馈内容对之前环节各影响因素进行动态调整，形成经费报销体系良性的轮动。

综上，高校经费报销体系作为一个整体，由不同影响因素环环紧扣，其动态调整的要求，也决定了财务人员的创新与学习必须贯穿经费报销体系的全过程，从而实现高效的财务报销体系的构建。

四、结语

高校财务报销体系的构建，注重财务人员与报销人员的能动性，以双方业务办理过程中的矛盾关系为切入点，从整体的视角综合考虑影响报销效率的各具体因素，为高校提升财务报销的效率找准了着力点，有利于缓解高校经费“报销难”的现状，提升高校财务的管理水平。

参考文献：

［1］林琴珍， 孙思惟. 高校财务报账模式发展转变与对策［J］.会计之友，2015（3）：87-89.

［2］仲云珍.网上预约报账模式对高校财务管理的影响探讨［J］.会计之友，2013 （10）：121-123.

基金项目：1.中国教育会计学会地方工科院校分会2015-2017课题“基于信息化手段下的高校财务报账业务流程构建研究”资助；2.广东工业大学“创新强校工程”体制机制改革项目“高校财务监督机制创新研究”资助。

作者单位：（广东工业大学财务处）