浅论行政执法档案管理工作方法

安六十七

摘 要 本文围绕行政执法档案管理工作的组织领导、设施配备、流程规范、管理考核等各个环节进行浅论

关键词 行政执法 档案管理 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A

行政执法档案是指行政执法机关在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法活动过程中形成的具有一定保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等分类保存的原始材料。行政执法档案的管理严格与否直接影响到执法行为资料以及原始文书资料的完整和安全，具有十分重要的现实意义。

（1）必须要加强对档案管理工作的组织领导，明确人员职责。行政执法档案要求原则性强、真实性强、专业性强、保密性强，这就决定了参与行政执法档案工作的人员要熟知本行政执法部门各类法律法规知识，并具有相应的档案专业知识和业务能力，最好是取得档案学专业大专以上文凭。一是，要配备具备较高政治素质和业务素质的档案管理人员，成立行政执法档案管理组织机构，鼓励和选拔优秀人才参与档案管理工作，不断提升档案管理人员整体素质；二是，要加大对档案人员的培训力度，制定年度专题培训计划，重点学习《中华人民共和国档案法》及本部门行政执法法律法规和规章制度，借鉴档案管理先进单位的经验和做法，不断向行政执法工作比较成熟的其他部门学习，严格执法档案的收集、整理、鉴定工作，通过分析具体案例、座谈交流等方式，提高档案管理人员的统筹规划和应变能力，真正做到依法建档、依法治档、依法管档。

（2）要加强档案设施配备，确保环境安全。行政执法档案因为具有一定的法律性、原则性、连续性和保密性，需要配备完善且安全的硬件设施、软件设施和信息化基础设施。一是，要配备硬件设施。要有单独的行政执法档案室，配备具有防磁化、防碰撞、安全稳固的档案橱和文件柜，分类、有序、整齐地进行排列档案，并配备齐全的安全防护设施和一次性鞋套等卫生设施，由专职档案人员管理，随时做好档案室的防火、防盗、防虫、防霉变等工作，定期对各类设施进行维护保养，提高安全防范能力；二是，要配备软件设施。行政执法档案室要建立《行政执法档案出入库规定》、《行政执法档案借阅登记制度》、《行政执法档案销毁制度》等规章制度，要求制度上墙，并严格遵守。要设立行政执法档案室借阅登记台、监督台等，为档案入室、管理、借阅、归还提供便利；三是，要配备信息化基础设施。档案管理人员要充分利用信息化资源，对档案进行全方位、多功能、多层次的现代化管理，利用多媒体功能，在确保档案信息安全的前提下，通过磁盘存储、光盘备份、局域网传输、触摸屏查询等方式，多媒介存储，多方位查询，切实做到行政执法档案的原始资料完整化、电子载体清晰化、检索利用便捷化、保管价值最大化。

（3）要加强档案流程规范，提升过程控制。行政执法档案由行政执法单位在结案后两个月内归档，装订归档时要一案一卷、一卷一号，如果涉及国家机密、商业机密及个人隐私，可以单独设立副卷，归档为两卷。卷内资料应当制作目录，放在资料首页，去掉金属物，破损修补完整，并用阿拉伯数字在卷内资料右上角编写页码。声音及影像资料也应在储存介质上逐件编号，单独存放，并单独造册登记。行政执法档案封皮应用碳素笔或蓝黑墨水书写或电脑打印，简明扼要，能反映卷内资料内容。要根据档案保管年限分门别类进行保管，涉及重大影响以及向司法机关移送的档案要永久保存、妥善保管。档案归档后需要借阅的，应当填写《档案查阅登记簿》，办理借阅手续。借阅结束后，应当及时归还，不得涂改和标记。对超出保管期限且无保存价值的行政执法档案，应当由鉴定小组提出具体意见，填写行政执法档案销毁清册，经单位主要负责人批准后，至少两人参与在指定地点销毁，并在销毁清册上签名备案，确保档案安全。

（4）加强档案管理考核，健全督导机制。一是，要建立健全完善的行政执法监督法律体系，制定操作性强的法律规章和相关监督条例，加强内部监督与外部检查相结合的制约机制，强化督导功能。成立行政执法档案考评小组，定期对档案管理工作进行考核评比，从而引起职能部门及档案管理人员的高度重视，加大对行政执法档案依法管理工作的促进，确保行政执法档案的安全有效；二是，要完善行政执法档案内部考评制度，严格执行各类管理标准，规范执法档案管理，专人专室保管，同时，定期组织行政执法案卷评查会议及档案室安全检查，由行政执法档案考评小组具体进行监督考核，强化档案管理制度的贯彻落实，发现问题及时整改。对于在档案考评中表现突出、责任心强、有创新意识的档案管理人员实行表彰奖励，对发生损毁、丢失、涂改、伪造或擅自出售、泄密等重大不规范问题实行“一票否决”制，旨在提升档案人员积极性，进一步规范档案操作流程，提升档案质量；三是，要建立外部监督制约机制，协同司法、监察及档案行政管理部门等外部行政执法监督部门，对行政执法档案工作进行指导和检查，加大督导考核力度，努力将不规范行为消灭在萌芽状态，从而促进行政执法档案工作的健康有序发展。