神华集团物资集中采购管理标准化的实践与思考

徐 涛（神华集团有限责任公司，北京市东城区，100011）



神华集团物资集中采购管理标准化的实践与思考

徐 涛
（神华集团有限责任公司，北京市东城区，100011）

摘 要以神华集团物资集中采购招标文件示范文本以及技术文件标准化工作为例进行分析，说明标准化工作对于提高物资采购效率，规范物资采购操作行为，提升神华集团物资管理水平等方面起到的重要作用。

关键词神华集团 物资采购管理 标准化

1　神华集团物资集中采购管理现状

神华集团业务涉及煤矿、电力、铁路、港口、航运、煤制油、煤化工等几大业务板块，多年来物资管理一直坚持集中采购、统一管理的方向。目前，集团集中采购度已达到64%，近3年集中采购额均超过了300亿元。2014年神华集团合同总额达到319.79亿元。

除业务板块多外，神华集团集中采购覆盖的地域也很广阔，点多、面广。此外，随着国际化步伐加快，国外项目的物资采购如何管理也需要考虑。同时各分子公司的历史与现状、企业文化等呈现多元化，发展水平、管理水平、人员素质等参差不齐，所以集中采购难度大，管理难度更大。经过多年努力、多次优化，神华集团在规模、效益、规范性方面取得了很大成绩，但效率问题一直为大家所关注。尽管经过多次优化，平均采购周期从124天降到77天，但子分公司仍然有反映集中采购效率低的声音，而且招标文件编制、合同谈判等具体操作过程的规范性也有待加强。

2　神华集团物资集中采购管理标准化的实践

2.1 招标文件标准化

2013年之前，神华集团招标文件没有统一管理，也没有统一的标准。各招标采购人员在编制招标文件时根据经验编制，歧视性条款或不合理条款经常出现，导致招标文件质量不高。尤其各使用单位提报的技术规格书格式上五花八门，质量上参差不齐，同一技术条款在招标文件里具体要求或标准都不统一。比如，神东煤炭集团提报的井下移动变压器技术文件里，大柳塔和补连塔两个矿对变压器外壳的要求都不一样，一个要求必须为方形，另一个要求为T（桶）形，且在同一个招标文件里，直接导致招标失败。上述类似问题导致一次招标成功率不高、采购效率低，也影响了神华形象。

2012年底开始，神华集团物资管理部着手研究并组织招标文件示范文本（简称范本）的编制及使用。经过科学组织和不断努力，现已完成了5批共127种集采目录内重要设备和物资的招标文件范本，并发布实施，见表1。

表1　神华集团已编制招标文件范本汇总表

2.1.1 范本编制及实施的方法和步骤

（1）针对招标采购存在的问题分析原因，提出编制招标文件范本构想。

（2）与工程公司协商，进行工作部署，安排专人具体负责，组成工作小组。

（3）工作小组对集中采购目录内物资的特点按板块进行梳理，将采购金额大、数量多、采购频次多或重要、关键性的物资列入首先编制招标文件范本的清单。

（4）编制招标文件范本初稿。工作小组主要负责商务部分，技术部分委托板块内实力最强的子分公司（如神东煤炭集团、准能集团、国华电力等）负责编制。商务部分按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》和神华集团招标采购相关制度，进行逐条梳理，从谴词用句、法律术语到每种物资的资质要求等都进行讨论、细化，按统一的格式进行整理，还聘请了专业咨询公司进行指导。技术部分也要求按统一的格式，对每种设备提出规范的、标准尽可能统一的要求，当然具体参数或指标要求根据实际情况留白。工作小组最后将每种物资的招标文件商务和技术部分进行融合，形成范本初稿。

（5）将编制好的初稿按板块发至板块内所有子分公司和行业内前3名的供应商，广泛征求意见。

（6）收集整理反馈意见，逐条修改整理后形成讨论稿。

（7）召开由集团总部管理部门、使用单位、招标采购执行机构、外聘专家和供应商参加的招标文件范本讨论暨审查会，达成广泛共识，形成范本最终稿。

（8）以集团公司正式文件和通知的形式，将范本最终稿在全集团发布试行。

（9）建立意见反馈机制和渠道，收集范本在使用过程中的修改意见，不断修改完善。

2.1.2 推行招标文件范本取得的主要效果

（1）缩短了招标文件编制时间，提高了工作效率。比如一种设备的招标文件，物资集团、工程公司的工作人员使用范本编写招标文件（编制商务部分、核稿技术部分）只需约1个小时，没有范本时至少需要3个小时。对各使用单位来说，效果更明显。对于大型设备，有些单位在有范本和没有范本的情况下，编制时间相差近1周，过去甚至要多次返回使用单位重新编制。经测算，使用范本后，招标文件编制时间平均节约了5～10天。

（2）提高了招标文件质量，提高了招标成功率。范本从商务条款到技术要求，从格式到内容，均进行了梳理和规范。一改过去招标文件尤其是技术文件五花八门、参差不齐的混乱局面，大大提高了一次招标成功率。以瓦斯抽放泵站和井下蓄电池电机车招标为例，见表2。

表2　使用范本前后效果对比表

（3）统一了评标标准和技术要求。使用范本前，不同的招标采购部门，甚至同一部门不同的项目经理，对同一设备的评标因素、权重设置都不同，甚至评标办法都不一样，导致同一厂家的物资在不同的项目中有时评审为优，有时评审为差，甚至有的中标有的废标。使用范本后，同一设备全集团内评标标准统一了（见表3），也一定程度上统一了不同使用单位对相同设备的技术要求，避免集采项目中包含不同招标人采购的同型号设备时，因技术要求或者技术指标相差较大，给投标人编制文件以及评标带来困难。

表3　范本对评标办法及评标分值的规定示例

（4）统一了招投标过程的细节要求，也降低了投诉风险。例如，对投标文件密封及包装的要求，有的文件规定密封及包装形式均为否决条款；有的并非否决条款。再例如，对投标价的认定，使用范本前，有的文件规定投标函的总价就是投标价，不能变更；有的规定以单价修正总价，修正后的投标价可以与投标函的总价不同。使用范本后统一规定为以单价修正总价后的价格为投标价，使招标人员有了统一的标准，减少了投标人因不同标准对项目的质疑。

（5）提升了神华形象。消除了供应商对神华采购工作的误解，招标采购环境更加公开、公正、公平。同时招标文件范本编制过程中有供应商的参与，因此这些范本也成为了买卖双方共同遵守的行为准则。

（6）填补了集团公司管理空白。目前除了国际招标项目有标准文本，而且主要侧重于商务部分外，国内货物的招标采购，国家尚无组织或单位进行统一管理。因此，神华集团对招标文件进行系统的整理、规范，在煤炭行业甚至在国内都是首创。

（7）招标文件的标准化，为实现招标文件管理电子化提供了条件，对实现采购流程公开化、采购过程透明化、采购风险最小化具有重要的意义。

2.2 技术文件标准化

因为招标文件范本对应的是一类设备，比如采煤机，因此范本中的技术文件除了格式、章节设置、一般技术要求等内容相对固定外，具体的技术参数等内容仍然是留白的。那么在具体设备采购时，还要具体填写，也就不能从根本上彻底改变不同使用单位、不同技术人员所编制的技术规格书的质量差异较大的问题。具体表现为:

（1）参照范本编制的最终技术文件缺乏统一参数标准的指导。

（2）各单位个性化技术要求或条款无法在范本中进行体现。

（3）无法形成集团统一的技术文件模板管控平台以保障集团范本的刚性执行。

（4）EAM/ERP/SRM系统独立进行技术文件管理，造成重复劳动及资源浪费。

因此，2013年底，物资管理部开始研究技术文件标准化工作，就是对范本技术部分进一步细化和规范，经过结构化梳理形成技术文件模板，固化到集团公司已经建成的寻源及供应商管理（SRM）系统里，而且具体到设备的规格型号。希望做到每个设备提报采购计划时，系统自动生成技术规格书模板，需求单位技术文件编制人员在该模板基础上根据现场实际需要进行简单修改后，即随计划进入到SRM系统，并按计划提报和审批流程最终进入到招标采购环节。当然在形成新的技术文件的同时，会形成一个新文件与模板的差异表，以便各级审批人员审查及采购人员使用，见图1。

2.2.1 技术文件标准化的具体做法和步骤

（1）2013年9月，集团公司提出技术文件标准化工作设想，并决定先期在技术管理水平、信息化水平都比较高的神东煤炭集团进行井工矿设备的试点。

（2）物资管理部、煤炭生产部、神东煤炭集团、神华信息公司等分别派专人组成工作小组。

（3）小组讨论后，选取了采煤机、带式输送机和组合开关3个试点品类，进行技术文件模板梳理。

（4）在神东煤炭集团大批专业技术人员帮助下，编制出3个试点品类的22个技术文件模板。比如采煤机在一个招标文件范本基础上编制了采高分别为1.3～3 m、2.2～4.4 m、2.5～5.4 m、3.5～7 m的4个技术标准模板。

（5）信息技术人员在SRM系统基础上进行平台设计和测试，2013年底完成了22个模板的上线试运行。

（6）根据试运行情况，2014年4月物资管理部组织煤炭、电力、铁路、港口等板块技术管理人员讨论确定了井工、露天、电力、铁路、港口各板块编制技术标准模板的设备清单，提出了信息化平台开发及建设的需求。

（7）截至2014年底，神东煤炭集团完成了220个井工矿设备技术文件标准模板的上线工作；准能集团在完成平台搭建、系统测试以及培训工作后，完成了49个露天矿主要设备技术文件标准模板的系统上线工作。

图1　技术文件模板梳理及标准化平台系统建设示意图

2.2.2 技术文件标准化的优点

（1）通过技术文件标准化项目的推广实施，实现了技术文件格式、内容结构的统一，技术条款要求的清晰合规，技术参数的取值范围、管控要求的准确规范。

（2）通过信息化手段固化技术标准模板，保障了技术文件按要求、按流程提报，推进了采购技术文件模板的刚性执行。

（3）能够安全存储积累物资技术资料，支持大数据分析。

（4）能够实现采购全流程共享技术文件，减少招标、采购过程中的沟通障碍和成本，提升采购效率。

（5）能够使统一设备规格型号和零备件配置成为可能，实现关键零部件统一互换，提升集团物资调剂水平，减少物资库存配件种类和数量，为深化物资集约化建设，发挥集采经济效益创造条件。

3　进一步做好标准化工作的建议

为了全面提升神华集团集中采购管理水平，除了继续做好招标文件和技术文件标准化工作外，还可以从以下几个方面开展标准化工作。

3.1 设备选型的标准化——政策层面

设备选型做到规范、标准统一，有以下几方面的有利之处。

（1）提高采购效率。可避免或减少招标采购过程中技术反复变更造成的时间浪费；可加快合同谈判、签订的速度；利于生产商建立标准化的生产流程，提高生产效率，缩短生产周期，加快交货时间。

（2）降低采购成本。利于集中采购，形成批量采购优势。

（3）利于库存管理。减少设备及备件的备用量或库存量，供应商会大大提高储备标准化备品备件的积极性，从而减轻集团的库存压力。

（4）利于集团内部进行调剂。例如，2006年金烽煤炭分公司寸草塔煤矿液压支架最终选型ZY8600/17/35D，与神东煤炭分公司一致，2009 年5月金烽被并入神东煤炭分公司。

（5）利于供应商管理。供应商可进行系列化、批量化的研发及生产，提高生产积极性，以及售后服务的积极性；可以减少供应商数量，利于实现采购管理的“二八法则”目标。

因此，建议集团公司从政策层面上对选型标准化工作做出要求，新建项目设备的选型设计要站在集团角度统筹考虑。将标准化作为设备选型最重要的原则，不仅设备本身要考虑标准化，设备的外协件、备品备件也要考虑。目前集团煤炭生产部出台了《神华集团公司煤炭生产技术与装备政策（暂行规定）》，提出了设备选型的“大功率、重型化、高可靠性；统一类型、统一型号、利于互换”的原则，其他板块尚无类似政策要求，建议推广。

3.2 管理制度标准化——制度层面

目前集团公司现行的涉及物资管理的制度共有22个，其中企业管理部、物资管理部和纪检监察部各制订了一个大制度，见表4。

表4　神华集团现行的涉及物资管理的大制度

神华物资管理部门在这3个制度的基础上又制订了19个二级或三级制度，分别是:《神华集团公司物资招标管理办法》、《神华集团公司物资采购管理实施细则》、《神华集团公司供应商管理办法》、《神华集团公司总部集中采购物资计划管理办法》、《神华集团公司总部集中采购物资紧急采购管理办法》、《神华集团公司总部集中采购物资合同管理办法》、《神华集团公司新产品试用及采购管理办法》、《神华集团公司物资调剂管理办法》、《神华集团公司总部集中采购物资目录（2015年版）》、《神华集团公司绿色采购管理办法》、《神华集团公司物资集中采购收费管理办法（试行）》、《神华集团公司物资主数据管理办法（试行）》、《神华集团公司物资管理绩效考核办法（试行）》、《神华集团公司物资统计管理办法（试行）》、《神华集团公司物资采购质量管理办法（试行）》、《神华集团有限责任公司进口物资管理办法（试行）》、《神华集团有限责任公司物资储备管理办法（试行）》、《神华集团公司固定资产投资项目物资采购管理办法（试行）》、《神华集团有限责任公司物资管理系统员工廉洁自律守则》。

应该说，这些物资管理制度确实都很有必要，但是否真正发挥了作用，却不是那么乐观。通过了解，发现至少存在以下问题。

（1）许多子分公司对制度关心程度不够，甚至有些制度连物资工作人员都不知道。

（2）集中采购执行机构的一些具体工作人员对制度也没有很好的学习，遇到具体问题时不是去看制度，而是直接打电话到集团公司询问怎么办。

（3）有不少人反映制度太多，记不住，有的干脆只看其中某一个制度。

（4）有些人反映同一个工作事项，不同的制度规定有差异，很容易发生解读歧义。

（5）还有些条款，由于执行人的理解不到位、有偏颇，结果与制度制订的本意或初衷相违背。

上述问题都说明光有制度还不行，还要做好宣贯和准确解读。除此之外，要想让大家易记、易执行，一个很重要的措施就是搞制度的标准化，建议分四步走。

第一，合并制度。能合并的尽量合并，使制度尽可能的少。比如后面19个制度，可以按管理内容合并，最终形成计划、采购、供应商、储备等5～7个制度。

第二，简化制度。通过书面问卷或现场走访等方法，广泛征求各使用单位的修改意见，将重复的条款、不必要的套话、不易执行的条款都去掉。

第三，将制度的每一条款进行规范化、模块化处理，并做成集团公司内部管理授权手册那种模式。

第四，采取多种形式，在集团上下反复宣讲改进后的制度，让大家都能“看得懂、记得住、做得来”，从而打心里接受这些制度，自觉使用制度，也就是“内化于心、外化于行”。

3.3 工作内容的标准化——操作层面

操作层面的标准化，是集中采购管理标准化工作挖掘的重点。目的是将采购人员及管理人员的日常工作规范化、模块化，以迅速提高工作效率和规范性。在这个层面，除了招标文件和技术文件标准化工作外，还有以下一些工作内容可以挖掘，从而逐渐实现集中采购管理由业务引领向标准引领。

（1）评标报告标准化。现在神华集团招标项目很多，每年5000个以上，包括集中采购和自行采购，有国际招标也有国内招标，有设备招标还有备件招标，其最终结果都体现在评标报告里。因此，评标报告质量的好坏，既反映具体项目评标工作的好坏，又反映神华集团物资管理整体水平。而实际工作中，不同的项目经理，不同的项目，评标报告质量都不一样，甚至报到集团的时候检查出错误、低级失误等情况。因此，评标报告标准化工作很有必要，可以责成工程公司组织专人开展该项工作。

（2）合同管理标准化。2011年，物资管理部编制了设备、一般物资、进口设备和进口备件共4个标准合同模板，但显然还不够。合同模板可以做到和技术文件模板一样，具体到物料明细。要从商务到技术、从贸易术语到法律责任进行规范化梳理，再进行结构化或模块化处理，固化到SRM系统模板库里。采购人员在每次合同谈判结束后，按照物资编码进行检索，直接在SRM系统里提取模板迅速创建一个新的合同。这是一项既提高工作效率又减少采购工作人员失误的标准化工作。

目前物资管理部和法律事务部正在推动这项工作，但要想取得预期的效果，还需要集团公司重视，更需要物资集团及各使用单位积极配合，做大量的模板梳理和SRM流程再造工作。

（3）此外，还有供应商考察报告的标准化，进口物资清关手续的标准化，不同采购方式下采购流程的标准化，以及采购项目后评价的标准化。

4　标准化工作应注意的问题

4.1 应循序渐进

标准化是基础性的工作，枯燥但任重道远。要设立好目标，循序渐进。比如技术文件标准化工作，神东煤炭集团按物料编码整理出10万个左右需做技术模板的物资，但经过半年多的努力，才梳理出不足1000个技术文件标准模板，当然这1000个都是比较重要的物资，但这也足已说明这项工作的艰巨复杂和长期性。

4.2 防止过度标准化

在开展标准化工作前，要对管理内容进行盘点、梳理，梳理出哪些适合做标准化，哪些不适合做标准化，以及做到什么程度。同时，要认识到标准化并不是完全的、绝对的标准化，因为项目是有生命的、是不可重复的，每个具体项目、具体物资的采购都会有不同之处。

4.3 防止教条使用

在任何事项开展标准化时，都要向相关人员做正确的解读，要求其在参照范本或模板时，做到具体问题具体分析，既坚持标准，又实事求是，防止教条使用。

4.4 须动态管理

标准化是一个动态的过程。比如技术模板，设备是要升级换代的，所以要及时进行调整，否则就会影响使用，导致标准化工作达不到应有的效果。另外要对试用情况、试点情况进行调查，广泛听取使用人员的意见和建议。

4.5 做好宣贯

标准化工作真正落地的关键，是要让人们都能理解、接受并自觉执行，做到知行合一。否则，就可能成为管理垃圾甚至管理毒素。

5　结语

标准化工作虽然没有战略管理、文化管理那么高大上，但却是一个企业基业长青的不可或缺的管理手段，无论是提高企业管理水平，还是提高企业软实力，标准化工作都会发挥积极作用。标准化工作作为一个系统工程应该坚持下去，对于持续提升神华集团物资管理水平具有重要的现实意义。

参考文献：

［1］ 张晓春.关于完善煤炭集团公司物资采购集中管理模式的探讨［J］.中国煤炭，2011（1）

［2］ 刘志文.现代煤炭企业物资采购信息化研究［J］.中国煤炭，2003（3）

（责任编辑 宋潇潇）

Practice and thoughts on management standardization of centralized purchasing materials in Shenhua Group

Xu Tao
（Shenhua Group Co.Ltd.，Dongcheng，Beijing，100011，China）

AbstractTaking bidding documents text of centralized purchasing materials and standardization of technical documents as examples，the author analyzed the examples and illustrated that standardization play a vital role on enhancing effective of purchasing materials，standardizing operant behaviors of purchasing materials，improving level of materials management and other aspects in Shenhua Group.

Key wordsShenhua Group，purchasing materials management，standardization

中图分类号TD－9

文献标识码A

作者简介：徐涛（1974－），男，山东人，硕士研究生，高级工程师，注册招标师，现在神华集团有限责任公司从事物资采购管理工作。