高职院校档案管理信息化运用分析

黄春蓓

[摘要]由于档案管理工作量大、繁杂，采用信息化技术在档案工作中的运用，无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。目前，已有较多高职院校在档案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平台开发了档案管理系统。文章介绍已有系统的不同特点，并分析了如何根据各自档案管理工作的需要选择不同的开发平台。

[关键词]档案管理；信息化；高职院校

[DOI]101.3939/jcnkizgsc20162.7205

1引言

高职院校在近年来因教育教学改革需要、招生就业工作的日益繁杂，档案文件日益增多，档案的分类也更为精细化。作为档案员，处理如此繁杂的档案文件将费时费力。为此，加大信息化技术在档案工作中的运用，无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。

2各类信息化软件在档案管理中的运用

目前，各高职院校多基于不同的软件平台开发适合自身使用的档案管理系统，之所以称为管理系统，是因为它有登录界面，有菜单，并且具备了增、删、改、查功能。其中最为广泛应用的软件为Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等。

2.1Excel软件在档案管理中的运用

Excel办公软件是最为常见和使用最普遍的软件之一，Excel在档案管理上最大的优点是制作档案管理目录，然后根据内容查找档案编号及页码。

多数高职院校在使用中多采用以下步骤建立数据库，具体过程如下：

①先建立一个空表，表内按照各档案文件分小表。②建一个文件包，包内再设置多个文件包（以各档案文件命名）。③完成第1步操作后，登记文件，并将文件标题，时间等基本信息填好。再使用超链接将此文件与存放在文件包中的文件对应。

由于Excel软件具有易学、易制作和便于管理等特点，为此得到了高职院校广泛运用。然而，检索条件过于单一及分类不便等问题是Excel软件在档案管理中的软肋。

2.2VB+Access在档案管理中的运用

Visual Basic是一种由微软公司开发的模块化的、结构化的、面向对象的、包含协助开发环境的事件驱动为机制的可视化程序设计语言。VB拥有快速应用程序开发（RAD）系统和图形用户界面（GUI），可以轻易地使用DAO、ADO链接数据库，快捷创建Active X控件。

VB+Access档案管理系统结合VB软件能开展个性化设计及Access软件便于管理的优点而设计。该管理系统主要完成系统用户管理、档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理以及档案信息查询等。使用VB+Access作为数据库，可使档案管理系统更智能化，此外设计界面也更美观、精巧。

2.3VB+SQL Server在档案管理中的运用

Microsoft SQL Server 是一个全面的数据库平台，使用集成的商业智能（BI）工具提供了企业级的数据管理。VB+SQL Server对于开展档案联网录入、查询、管理具有较大优势。运用该技术所创建的档案管理系统基于档案文件信息进行管理，同时掌握档案文件的简单信息，将有效降低档案管理人员的工作负担。结合VB和SQL Server实现了档案管理、档案文件分类查询等功能。通过该管理系统，实现档案信息管理的电子化，真正为档案管理人员提供一个电子平台。

2.4ORACLE在档案管理中的运用

Oracle Database是甲骨文公司的一款关系数据库管理系统。Oracle Database是在数据库领域一直处在领先地位的产品。该数据库系统是目前世界上流行的关系数据库管理系统，具有良好的可移植性、使用方便等特点。此外，该数据库是一种高效率、可靠性好的、适应高吞吐量的数据库解决方案。

当前，在一些档案数据繁杂、录入信息量大的高职院校档案部门中，会采用联合WINDOWS NT网络及VB开发工具进行的档案管理系统。对于一些对档案管理工作要求更细致的场合，还会在WEB服务器上用 IN-TRANET方式，开发档案管理网络系统，该系统模仿WINDOWS的资源管理器风格，使用查询生成器，从而使整个档案管理网络系统的窗体风格保持一致。

2.5Myeclipse在档案管理中的运用

Myeclipse，是基于Eclipse开发的功能强大的企业级集成开发环境。该系统提供了对UML、Ajax、扩展数据库以及各种应用服务器的集成支持。

采用Myeclipse开发环境，结合高职院校档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理的需求分析，能开发出功能强大的档案管理系统。该档案管理系统具有操作简便、灵活、实用、界面友好等特点。一般涵盖如下功能：可实现对档案资料进行有效的修改、录入、删除，根据文档编号或文件名对符合条件的档案文件进行编辑以及根据文档编号或文件名对符合条件的档案资料进行删除，根据文档编号或文件名查询符合条件的档案资料，同时具有打印查询结果等功能。

2.6LabVIEW在档案管理中的运用

LabVIEW是一种程序开发环境，由美国国家仪器（NI）公司研制开发，该开发环境类似于C和BASIC开发环境。NI为LabVIEW用户提供了一个专门和数据库链接的工具包：Database Connectivity。安装好工具包后，Database Connectivity工具包的VI将会在函数选板的附加工具包列中出现。

从已有资料可见，已有高职院校利用LabVIEW的Register变量和分离链地址法实现了HashTable的档案信息存储功能，并有效开展档案信息的快速搜索和树形文档组织结构的便利搜索。通过LabVIEW8x提供的类控制VI的访问权限，可保护在设计档案管理系统中不正确参数调用。采用LabVIEW平台，结合NI的Database工具包设计的档案管理系统，能方便实现对档案文件的添加、删除和修改功能。

使用NI所提供的数据库工具包Database Connectivity只能操作数据库，但是无法创建数据库，因此需要借助第三方数据库管理系统，如Access等来创建数据库，但由于LabVIEW软件有着很强的兼容性，档案管理人员还可以很方便地将已编号的档案管理系统嵌入到Access中使用。

3结论

已有较多高职院校在档案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等平台开发了档案管理系统。各开发平台有着不同的特点，采用信息化技术在档案工作中的运用，无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。

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