浅谈高校档案工作人员必须具备的素质

周兵

摘要：档案管理人员素质的高低直接影响着档案工作的效率、质量和水平，是档案事业持续、稳定、健康发展的重要保证。

关键词：高校档案工作人员；素质

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案工作作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要事业，是国家各项建设事业必不可少的环节，做好它是一项功德无量的事。

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养的总和。具体说就是从事档案管理工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析问题、解决问题的基本能力等。档案管理人员素质的高低直接影响着档案工作的效率、质量和水平，是档案事业持续、稳定、健康发展的重要保证。下面本人结合自己的工作实际对高校档案人员应该具备的素质谈几点体会：

一、当前高校档案管理人员素质存在的问题

（1）没有意识到档案管理的重要性

很多人认为档案部门就是收集、整理档案，非常简单，谁都能干，不需要多少专业知识，或者觉得这项工作的好坏不会影响到本人或单位，从而在思想上不是很用心，从而造成档案管理比较混乱，而且没有意识到“档案管理不出事则已，一出就是大事”。

（2）档案管理的知识相对薄弱

目前许多档案管理人员学历不高、知识结构单一，导致档案管理的许多新技术难以使用和推广，或者管理中遇到新问题常常力不从心，而且有些高校工作人员频繁变动，严重影响到档案管理的持续性发展。

二、档案管理人员应具备的素质

（1）具有较高的政治素养

高校档案工作是一项政治性与机密性很强的工作。档案管理人员必须了解和掌握党的路线、方针、政策，熟悉学校档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确的政治方向，树立正确的理想和坚定的信念，要从对党和国家事业负责、对历史负责的高度来认识和做好档案安全工作，确保不丢失、不损坏、不传密、不泄密，不窃密，确保档案的信息安全，实现永久保存和利用。

（2）具有扎实的专业知识

档案工作是一门管理科学，是专业性、技术性很强的工作，要实现档案的科学化、标准化、规范化管理，高校档案工作人员除了具备良好的政治思想素质外，还要有扎实的专业知识素质。如档案管理学、文书学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等专业基础知识，档案管理各环节的流程和方法、各门类档案、各种载体档案的管理方法，应加大计算机知识的学习，重视网络知识学习，参加信息技术培训，以适应新时期档案工作的需要。除了这些专业知识外，还应该学习历史知识、古汉语知识及和档案工作有关联的图书馆学、情报学等知识。

（3）具有良好的心理素质

人事档案管理工作是默默无闻的，是为他人“铺路搭桥”“做嫁衣”的工作。它不同于其他工作，它是一项服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，这就要求档案人员要甘为人梯，耐得住枯燥和寂寞，还要具有严谨的工作作风，稍有疏忽就会为其他管理环节带来极大麻烦。

（4）具有良好的法制意识

我国《档案法》及其实施办法中要求档案管理部门及人员要必须依法管理档案，不能“来者不拒，有求必应”，应该按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系，不给档案违法行为提供可乘之机，勇于同档案违法行为作斗争。

（5）具有健康的体魄

档案管理人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好任何工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研，具有很强的系统性、连续性，这就决定了做档案工作要有一个能适应紧张高强度工作的精神状态，这就需要有健康的体魄。目前我国的档案工作不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，因此，健康的身体素质应成为档案管理人员的一个重要条件。

三、如何提高档案管理人员的素质

（1）加强学习，创新观念，树立服务理念

档案管理人员应该加强自学，解放思想，转变观念，实现“展示型”向“服务型”功能定位的转变，树立以用户为中心的信息服务理念，强化服务意识。使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，同时加强同其他单位之间的业务交流，了解他们的先进经驗来借鉴，取长补短，不断提高。

（2）树立终身学习的观念，加强继续教育培训

针对新时期档案工作的需要，通过“有计划、有重点、分层次、分类型、多形式、多途径”的继续教育，不断丰富档案管理人员的知识结构，树立终身学习的观念。。尤其近年来，随着现代化信息技术在高校档案管理中的应用，计算机已成了档案管理工作很重要的工具，建设信息化档案势在必行，作为档案管理人员必须掌握一定的计算机知识，才能够更好地应对新形势下所面临的考验。

（3）加强制度建设，建立运行机制。要建立和健全档案管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等。通过约束和激励机制促使档案管理工作人员产生紧迫感和危机感，主动地更新知识，提高业务能力和水平。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明，提高档案管理人员的工作积极性。为提高效率创造条件。建立档案管理领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

综上所述，随着我国经济和科技的发展和进步，档案管理人员只有不断完善、充实和更新知识，站在新的高度，用更宽广的视野、思路，与时俱进，才能担负起推动现代化建设的历史使命，才能够胜任本职工作。