水电水利勘测设计企业档案管理信息化

罗晓燕

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

水电水利勘测设计企业档案管理信息化

罗晓燕

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 四川成都 610072）

水电水利勘测设计企业有着大量的地质勘探基地、办公用房以及住宅用房，因此加强对房产档案管理，有效提高它的利用率，是档案管理工作的重点。结合以往的工作经验，从建立健全房产档案的信息化管理着手，探讨建设水电水利勘测设计企业档案管理信息化的具体措施，供水电水利勘测设计企业的从业人员参考。

信息化建设；水电水利勘测设计企业；档案管理

引言

加强水电水利勘测设计企业地质勘探基地、办公用房以及住宅用房的档案管理，提高它的利用率，是档案管理工作的重点。随着市场经济体制的不断完善及住房制度改革的逐渐深入，水电科技地档案管理工作也渐渐步入正轨，但是属于档案管理范围的房产档案管理工作目前尚处于停顿滞后的阶段。随着计算机与网络技术的普及应用，利用信息化的管理手段对房产档案进行管理，是提升房产档案管理水平的重要途径。

档案是一种信息资源，而房产档案作为档案众多门类之一，是房产权属的登记管理工作中最真实的记载和最重要的依据。现今，在管理工作中计算机与网络技术被普遍应用，如何把现代信息的处理技术和房产档案管理工作相结合，有效提高房产档案的利用效率和利用价值，依然成为目前最迫切等待解决的问题。

1 档案信息化的管理工作中存在的困难

1.1 重视不够，档案管理意识较落后

对档案管理重视不足是目前影响建设房产的档案管理信息化工作的首要问题。多年以来，一直将房产的信息管理工作视为是水电水利勘测企业的一个副业，隶属行政后勤的范畴，没有引起相关领导的重视。很多的管理人员对档案管理信息化的重要性认识不够，许多的档案资料长期处于堆放状态，没有及时进行整理归档，更加谈不上利用。而部分人员不习惯从网上了解信息，无法接受网络办公形式，依然采用传统的管理观念及方法，习惯于用传统手工操作的方式处理档案信息。

1.2 管理方式陈旧，技术手段相对落后

目前，许多房产档案管理部门在办公自动化方面仍停留在文字处理与财务数据处理上，无论是信息化的基础设施建设与应用，还是对网络的认知度及参与度都低于其他的部门。多数房产信息管理部门基本上采取是接收档案、编册立卷、储藏入库、查阅调卷、移交档案等工作方式，档案管理好似资源仓库。绝大部分管理介质仍然是纸质档案，虽然已运用光盘技术和机读，但是十分有限，对数据库的建设比现如今信息的传输技术要求相差很大，档案部门的作用未能有效发挥出来。究其根本原因，就是员工对信息化管理没有给予重视，简单认为安装了电脑等软硬件便是信息化了。

1.3 档案管理人员的专业素质不高，网络办公难度相对较大

目前，档案管理人员的专业水平差异比较大，而且缺乏相互协作的精神，采用网络化方式办公之后，部门之间需要互相提供信息，才能够达到方便快捷的办公目的，假如其中有一个部门没有及时对信息进行更新，没有专人进行维护，就无法查阅到最新的资料。如果各个部门的信息化水差异较大，人员的素质参差不齐，则很难达到信息的共享。

2 档案管理信息化建设的措施

2.1 提高建设档案管理信息化重要性的认识

要想建立健全档案的信息化管理，首先必须充分认识加快房产档案的管理信息化建设的意义。随着科学技术的飞速发展，档案的载体发生了变化，档案的内容也多样化起来，计算机、网络、多媒体以及缩微技术的广泛应用，使得传统管理模式和手段已经不适应时代要求。我们应当认识到，以计算机以及档案的管理软件等这些管理应用为主，有效利用计算机、扫描仪、缩微机、甚至是互联网等工具对档案进行检索、存储与管理，依然成为档案管理手段发展的趋势。房产档案的信息化是当代社会发展的客观要求，必须朝现代化方向发展，否则将无法适应社会的发展要求。运用现代的信息处理技术对房产的档案信息资源进行开发，必然可以很大提高档案资源的利用效率，使房产的档案管理在各个方面产生深刻的变化，促进房产的档案管理得以提高，最大程度发挥利用房产档案的价值。

2.2 推进档案数字化进程

实现档案的数字化进程是建设房产的档案管理信息化的基础及前提。想要建立健全数字房产档案，需要利用技术手段，将重要的固化信息进行数字化的加工与整理，并且把握好节点的有偿访问。一般性的查询、检索，不管是传统服务还是远程服务都可以进行无偿的提供，但是网上的深入查询或者是特殊的专题检索、下载等应当变为有偿的服务，特别是对于科技成果等还应当收取一定的成果转让费。此外，关于档案的开放范围以及权限问题，需要设置相应的访问权限，对那些可以对外开放的档案，公众可以在公共网上对信息进行查询、利用，而只能对内部人员开放的档案，则只可以通过内部的局域网进行查询利用。开放数字房产信息档案必然会进一步提高房产档案的教育、宣传、服务以及经营功能。

2.3 完善档案信息的归集、检索系统

为了能够准确全面地收集信息，要将房产的档案信息系统同房产的交易系统有机结合起来，把房产交易过程当中所产生的房屋产权的信息自动地归入房产的档案信息系统当中，形成文本信息；另外，可以利用数码相机、扫描仪等先进的设备把相关资料以图像信息的方式归入到房产的信息档案系统中去；原始的档案数据在进入计算机以后，利用计算机中的分类、组合、检索、调阅、复制等强大的功能建立起准确完整的数据库。因为房产产权存在频繁易动的特征，房产的档案更新速度非常快。所以，对档案数据库的管理、维护、更新方面要必须进行实时控制，以确保房产的档案信息和房产的产权状况同步变动，这也是房产档案信息管理工作的核心。房产交易的涉及面很广，这就要求我们要建立起高效的检索系统用以检索房产的档案信息。由于房屋租赁、房产交易、司法查封等的业务特点存在很大的不同，对房产的档案信息的要求也不尽相同，所以必须建立起一个可以多角度检索的系统。充分的利用好强大的计算机检索功能，将房屋的坐落、面积、产权人的姓名、交易的时间以及产权情况等等这些产权管理工作中的每一个要素都设置为检索点，编制各种类型的检索工具，形成手工与计算机检索相互补的档案检索体系，实现万能检索，为工作提供便捷的高效的查询服务。

2.4 建立房产的档案数据分析系统

房产的档案信息不仅仅要能够满足产权人进行产权交易的需要，并且还应当为职能部门进行房产的宏观调控提供有利科学的决策性依据。这便要求我们必须建立起一整套的房产档案数据分析系统，以便于管理人员可以从多个角度对房产产权以及产籍数据进行整理、分析。通过档案数据分析系统对整个房产市场的现状以及发展态势做出最为准确的判断；以便于有关职能部门可以及时运用有关调控手段，使得房产的需求基本保持平衡、在结构上基本科学合理，以达成科学决策，规避风险这一目的。

2.5 提高信息管理人员的综合素质

档案的信息化管理的完善，要依靠掌握好现代化技术以及管理方法的档案专业工作人员来实现。档案管理工作人员不能满足现状，应当正视自己组织能力、管理能力等方面的欠缺，及时主动地提升加强自己的档案学知识与相关科学文化知识，切实做好依法治档，使档案信息得以科学利用和安全保管。要努力学习各级档案的专业刊物以及业务文件，充分了解档案管理工作的法律法规，贯彻落实相关档案管理工作的新规定，切实执行新规范，要密切关注国内外档案管理工作的发展态势，借鉴先进的技术与管理经验，不断提高档案管理水平，促进档案管理事业逐渐实现规范化，法制化，推进档案管理工作的发展。将新的归档方法推广并使用，设法减轻档案管理工作的工作量以及劳动的强度，有效提高工作的效率及工作的质量，完成档案管理工作的信息化现代化目标，使我们不能回避的责任与义务。管理人员要学习并掌握新的技术，充分利用计算机的档案管理软件，对档案的收集、储存、查找、借阅以及统计等都实现计算机信息化的管理，为相关部门提供方及时、快捷、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3 结语

档案管理的信息化是先进的科学技术手段及管理方法与传统的房产档案管理方式的有机结合，是新形势下房产事业发展的必然趋势。运用现代信息处理的技术手段对房产档案信息资源进行开发，将极大提高档案资源的开发利用。

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G270.7

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1004-7344（2016）04-0032-02

2016-1-2

罗晓燕（1986-），女，本科，主要从事水电工程档案管理等相关工作。