新制度下的会计档案研究

山东中医药高等专科学校 郝菊玲 赵文蕾 李丽光

新制度下的会计档案研究

山东中医药高等专科学校 郝菊玲 赵文蕾 李丽光

会计档案是每个单位的重要资料。近年来，随着互联网的迅速发展、云计算以及会计信息化的不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在日常会计核算及管理中发挥着越来越重要的作用。为了适应经济发展和会计信息化建设的需要，各单位要规范会计档案特别是电子会计档案，以切实提升本单位的会计档案管理工作水平。

会计档案 研究

《会计档案管理办法》是于1984年发布实施的，并于1998年第一次进行了修订。近年来，随着市场经济的快速发展和信息技术的应用，老办法已不能适应当前的新情况及新变化。国家新的《会计档案管理办法》已于2016年1月1日开始实施。各单位由于业务规模、经费及经营管理者的观念和思维等方面的原因，加上领导者对会计档案管理重视的程度不够，导致某些单位的会计档案管理工作做得不到位不够规范，甚至处于无序状态。

1　目前单位会计档案管理中存在的问题

1.1对会计档案的作用认识不足

会计档案是单位发生经济业务重要的史料和证据，记录和反映着一个单位从成立到发展甚至衰败的运行轨迹。审计机关和税务等部门在对单位进行财务检查时，会计档案可以反映出这个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假和违法乱纪等行为的发生。另外，会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供一定的参考。

1.2对会计档案的保管重视不够

现实中，一些单位的领导只重视资金的管理，忽视了会计档案的保管查阅、监督销毁等工作；个别人还片面的认为会计人员只要算对账、管好钱就行了，至于会计资料随便找个柜子保管就可以了。有的单位只重视纸质档案的保管，对电子会计档案重视不够，存在人员配备和财力投入严重不足的情况。

1.3对新制度的宣传培训不到位

各单位应组织专门培训，引导本单位的有关负责人和会计、档案工作人员准确理解和把握新《管理办法》的内容和要求，对此次修订的重点内容进行详细讲解和说明，确保新《管理办法》的顺利实施。做好新旧衔接办法，指导本单位做好会计档案的新旧衔接工作。

1.4会计档案管理制度未及时补充修订与完善

目前，大多数单位会计档案的管理依旧沿用传统的经验或者习惯进行，仅是满足于不丢失、不散乱、不损坏的这种管理状态，没有根据国家相关规定，建立一套适合本单位的会计档案管理制度。特别是对于电子会计档案，很多单位没有建立这方面的相关管理制度。在新会计档案管理办法出台后，也未及时进行补充修订原有的档案管理制度。

1.5会计资料装订不够规范，归档不及时完整

在实际工作中，个别单位的发票粘贴不够规范、部分票据粘贴在装订线以外；在会计凭证装订方面比较随意，导致查账时有时无法看清票据的部分内容。特别是现在高校普遍推行会计电算化，虽然各单位为了适应会计电算化的运行环境等方面的要求已对相关会计软件进行系统升级，但换代升级以前的财务软件版本未能很好保存，造成电子档案无法调阅。

1.6会计档案的日常管理与监督不到位

在日常管理中，有的单位对已经归档的会计档案疏于管理，没有进行严格的控制。会计人员日常工作变动时，没有及时办理相应的会计档案交接手续；没有建立日常会计档案查阅登记，导致借阅复印档案十分随意；非财务人员查阅会计档案时也没有指派专门的财务人员全程跟踪，这样就很容易导致档案的丢失或擅自被改动，不利于会计档案信息的安全完整。

1.7会计档案资料的管理利用效益不高

会计档案管理的最终目的是强化开发利用会计档案的服务功能，部分单位对会计档案的管理仅仅是停留在日常的一般性工作上，如档案的收集、整理与归档方面，财务部门没有建立健全会计档案信息检索工具，导致查询会计档案信息时服务跟不上；单位没有建立起各环节的监管机制，限制了使用人员的身份，从而影响了会计档案充分有效的利用。

1.8会计档案管理的安全方面存在隐患

目前，各单位普遍实行会计电算化，电子会计数据被记录在光盘和磁盘等磁性介质上，这样的话，存储在计算机系统上的电子会计信息很容易被非法修改并不留痕迹，同时光盘磁盘也很容易损坏，如果备份不及时，一旦发生突发事件，会计系统软件很可能会受到计算机病毒的侵害，导致信息泄露，造成不可挽回的损失。

2　会计档案管理的解决措施

2.1单位加强重视，提高会计档案管理的认识

会计档案是单位重要的档案资料之一，各单位各部门领导要充分认识到会计档案对单位发展的重要作用及新《会计档案管理办法》修订的重要意义，提高对会计档案管理工作的重视，切实把对会计档案的规范管理、有效保护和利用作为当前和今后时期的一项重要工作来抓。

2.2加强宣传与培训学习，提高档案管理人员的业务素质

各单位应通过局域网、印宣传册等方式，加大宣传力度。同时针对本单位的相关负责人、会计和档案管理人员进行培训，准确理解把握新《办法》的内容要求，熟知会计档案的收集整理、保管利用、移交及鉴定销毁等方面的具体规定，明确修订前后的主要变化。

2.3及时修订完善现有的会计档案管理制度

针对新《会计档案管理办法》的出台，各单位应结合本单位的实际情况，及时修订完善本单位的会计档案管理制度，特别是电子会计档案管理制度，从而促进各单位档案整体管理工作的提高。通过建立严格的会计档案制度，防止出现档案丢失、泄密、毁损等情况的发生。

2.4做好新旧会计档案的衔接，实现平稳过渡

各单位应当按照财政部通知中的要求，认真做好本单位会计档案管理的新旧衔接，着重处理好不同类别的会计档案保管期限和电子会计资料归档问题的衔接，确保新旧会计档案管理办法的平稳过渡。

2.5加强会计信息系统的内部控制，做好风险防范

各单位普遍实行会计电算化后，会计数据主要存储于磁性介质上，一旦发生火灾、水灾或盗窃等突发状况，就有可能导致会计数据的丢失毁损。为此，各单位要由系统管理人员在网络或计算机单机上建立起软、硬件运行环境，并且严格按照制度规定使用会计电算化软件，确保会计信息系统的安全和正常运行。

2.6强化服务功能，发挥会计档案的潜在作用

单位会计档案是各单位发展不可缺少的信息来源，各类税务机关、审计机关等的监督与检查及财务的日常查询都需要会计档案资料的支持，因此各单位要加强会计档案的管理，明确管理人员的责任，优化档案的管理办法，充分发挥会计档案的潜在作用。单位的会计档案管理人员还要注意加强会计档案的收集与整理。

2.7强化监督检查，确保管理制度落实到位

各单位要加强对本单位贯彻实施新《会计档案管理办法》情况的指导和监督，制定专门的监督检查方案，适时开展自查自纠。针对实际实施过程中出现的重点和难点问题，及时与上级部门沟通联系。单位的内部审计部门也要积极参与，充分发挥其应有的作用，确保新《办法》落实到位。

[1] 梁茜.新时期高校如何加强会计档案管理[J].经营与管理,2014 (06).

[2] 关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知[EB/OL].财政部,2016-3-16.

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[4] 王彬.浅谈会计档案管理中的问题及解决对策[J].企业改革与管理,2014(20).

[5] 会计档案管理办法[EB/OL].财政部,2015-12-11.

[6] 刘雪晶,焦崧源.浅析会计信息化档案安全与维护[J].财会通讯,2008(12).

[7] 魏琦.信息时代电子会计档案管理浅探[J].企业改革与管理, 2014(4).

F606.6

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2096-0298(2016)10(b)-083-02