信息化时代下传统档案信息服务的挑战

2016-07-13 00:46杨薪平
科学中国人 2016年18期
关键词:档案室挑战档案管理

杨薪平

长春市信息中心

信息化时代下传统档案信息服务的挑战

杨薪平

长春市信息中心

随着近些年来我国经济文化事业的不断向前发展与进步,社会信息从客观上对档案资源的信息化提出了较之前更高的要求。笔者主要针对我国传统档案信息服务进行了分析与研究,并针对其中存在的不足之处制定了与之相适应的解决和优化策略,以期能为日后我国的档案管理事业做出一定的贡献。

档案信息;传统信息服务;挑战

在当前时代发展背景下,主要以计算机硬件为主要基础,这一技术为人们的生活带来了极大的发展与进步。与此同时,档案信息作为公益事业,在信息化时代下也受到了一定的挑战。

一、信息化时代下传统档案信息服务的挑战

(一)管理手段面对的挑战

随着当前信息化时代的不断向前发展与进步,信息化的管理手段已经遍布社会各个领域之中。在当前档案管理自动化的发展过程中,有较多数量的档案是以纸张原件或者复印件的方式保存着。在这个保存的过程中鉴于对一些使用频率较高的档案来说,将会在保存时间与数据保存等方面存在损毁的消极情况,这些都会直接影响到档案在后期的使用情况。

(二)管理人员面对的挑战

档案的管理工作是一项具有较强专业性的内容,这就对档案管理人员提出了较高的要求。虽然当前在档案管理方面有较多工作成熟的工作人员,但是纵观当前多数的档案管理人员,这些人员多数并未受到过较为专业的培训过程,这样就会直接导致他们在对档案进行管理的过程中存在着不专业等状况,这都会对档案的管理状况产生一定的危害。

二、信息化时代下档案信息服务水平的优化策略

(一)强化工作人员的管理意识

要想获得较为有效的对档案保存的效果,首先就要档案管理人员能够将过去陈旧的管理意识进行转变,一改过去传统的管理理念,将档案管理实现信息化管理,最好达到资源共享的效果。与此同时,工作人员还要加强对组织内部的领导,将这些内容规划到事业发展中去,将这一内容作为一个具有战略性的工作进行,还要加强对档案管理方案的规划与建设。最后,还要针对事业发展的实际状况,确定并建立一个完善的创建计划,有效的将投诉管理平台进行完善,对所投诉的内容和信息进行集中管理。[1]如若在管理过程中有一些突发状况,就要将监控设备进行调查与使用,并积极实现调查管理活动。

(二)规范档案管理的过程

要想有效的实现对档案的管理,还要制定完善的档案工作制度,对档案的借用、传递过程进行完善管理。在对相关材料进行核实与调查之后,对档案转出的内容进行详细填表,主要完成《档案转出登记表》,还要加强对纸质与电子版的查询目录进行修改,并要及时的对转出借阅的单位与时间进行记录,并要对档案管理所使用的费用进行结算。另外,要对纸质与电子版的目录进行查询方面的修改,并且在修改的过程中将档案转出的时间和单位进行详细的记录,与此同时要对档案进行密封处理,要对经办人进行盖章签字的流程。在对档案进行查阅的过程中要记得,不要随意将档案内容透漏给其他人,也不能随意将档案借给他人进行借阅,查阅档案务必要严格按照保密规定进行,禁止对档案材料进行勾画或者涂抹,更不得对档案进行违规抄录或拍摄。一旦遇到特殊情况,就要向领导汇报,在得到批准以后再进行下一步进程,务必要保护档案的安全。

(三)完善档案室的基础设施

要想在档案事业发展过程中取得较好的效果较高的成绩,就要加强对档案室的基础设施建设,做好档案管理这项工作,将这一项工作内容作为档案工作中较为重要的一部分。在对档案室进行建设与规划的过程中需要将档案室中一些设施的基本原则与建设措施等方面进行配置,并且要从档案室的实际情况出发,从最大限度上实现对档案的维护与保护,特别是在对档案室中的密集架,温度等息息相关的因素进行严格管理。如果是有一些污染源的环境,就需要在对档案室的地面进行特殊设定,其地面要高于室外地面20厘米以上,这样做的原因在于只有这样才能有效防止水流流入到档案室内部,与此同时还要加强对防火门、防盗门以及空调等相关基本设施的摆放。[2]另外,在档案室中还应当保持对室内地面与墙体上的整洁保持,不要容易产生并积压灰尘。在日常生活中,要保持档案室自身的清洁效果,还要对室内的温度进行严格的控制,严格要求并规定严禁吸烟等标语。为了更好的实现对档案的管理,相关的工作人员还应当定期实现对档案室的安全检查,主要对锁具进行认真的检查。在对锁具进行选择的时候务必要购买符合国家标准的密集架。其中,柜子的高度不能超过2.5m,而密集柜内分层数不应多于6层;其中,档案室中的重要档案要选择放置在全封闭的密集柜之中,。如果是档案室中有一些对安全性要求较低的档案,便可以选择一些半封闭的密集架,在安装的过程中要记得预留出空间,其距离可以掌握在大于0.8m范围内,而密集架顶部距离房顶的高度应当大于0.2m。

(四)实现档案管理的数字化

第一,实现对档案的高清扫描。为了能够更有效的实现对档案资源的保管,相关管理部门应当购买到专业的扫描器具,在应用过程中要进行联合应用的方式,其中最重要的就是,如果遇到扫描仪不能有效处理的文件,就需要利用高倍数码相机作为补充。与此同时,要按照文件的顺序并按照色彩给予其不同的处理。一般来说,档案主要分为黑白二值文件、灰度文件、全色文件等几种内容。第二,实现对图像的处理与存储。每当对档案扫描工作完成以后,需要相关工作人员对图像的处理,可以将其存储在数据库之中。在对图像进行保存的过程中,还要实现对图像的筛选。一旦发现了有问题的图像,要利用图像处理技术进行修改和标记,在处理以后再进行重新扫描。第三,在内部建立起数据库。在将纸质档案转化为图片之后,要建立起与之相应的数据库,还可以实现在网络上的查询作用,实现资源的有效共享。实现档案的电子化管理能够有效的缩小了存储空间,也很好的解决了与日俱增的纸质文件与存储空间二者间产生的矛盾。

在当前这个信息化时代发展背景下,传统的档案管理方法已经受到了严峻的挑战,需要在信息化时代背景之下加强相关措施的优化策略,以此来为档案的管理作出一定贡献。

[1]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯,2011(02).

[2]刘蕊.信息化社会对传统档案信息模式的挑战[J].神州, 2014(02).

杨薪平(1982-),女,汉族,吉林省长春市人,长春市信息中心馆员,档案系列中级,从事档案管理研究。

猜你喜欢
档案室挑战档案管理
关于企业档案管理体制改革的探讨
勘测设计单位数字档案室建设探讨
事业单位档案管理的难点及对策实践
档案管理模式改革在医院档案管理中的运用
加强综合档案室基础性工作建设初探
分析加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化
世界
第52Q 迈向新挑战
论档案室藏组织原则