基于“互联网+”时代背景下的档案管理分析

姚艳

（湖南省地质矿产勘查开发局407队 湖南怀化 418000）

基于“互联网+”时代背景下的档案管理分析

姚艳

（湖南省地质矿产勘查开发局407队 湖南怀化 418000）

随着互联网+时代的到来，信息技术的发展使得数据以几何级速度迅猛增长，大数据已经成为国家的基础性战略性资源，对各行业都产生了重要影响。当信息化遇上互联网+，使得档案管理面临大数据时代的挑战机遇，更使得档案电子化不再是简单的扫描编辑、查询共享了，而是提出了档案实施立体化管理、充分发挥档案价值的更高要求。本文主要阐述了基于“互联网+”时代背景下的档案管理存在的问题和发展对策。

互联网+；档案；管理；信息化

引言

伴随着电子文件的广泛运用，实体档案正在向虚拟档案转变，互联网+时代的到来，使档案工作面临前所未有的机遇与挑战。近年来，档案管理工作逐步向自动化、信息化、网络化转变，该转变能够把档案管理嵌入到企业人、财、物管理的方方面面，集中管理、科学整合档案资源，突破时空限制，最大限度地共享资源。

1 “互联网+”的发展背景

“互联网+”指的是进行互联网化组织构建，对互联网工具进行创造性的使用，从而促进企业和产业进行更加有效的商务活动。“互联网+”就是将互联网作为工具，信息流通与共享程度更高，创造性地将互联网与传统企业、产业相融合，生产经营活动更高效，提供更精准、个性化、人性化的服务的一种经济活动形态。互联网+档案意味整个档案事业发展水平的一种提升。档案管理从本质上说是一种信息管理，互联网时代归根到底是一个信息时代，档案事业的发展更应该感到如鱼得水，而不是蹑手蹑脚。互联网+档案会产生一个什么样的状态呢？也许是一个庞大的数据库、信息中心，通过对信息孤岛的连接，全国乃至全世界公开档案信息的共享与融合，使公众对档案信息的获取更便捷，所获取信息的壁垒最大程度减少甚至减为零，这也许是档案事业发展的一个新方向、新可能。

2 档案管理存在的问题

“互联网+”战略是利用互联网的平台，利用信息通信技术，把互联网和包括传统行业在内的各行各业结合起来，在新的领域创造一种新的生态。根据我们的调查数据显示，企业档案管理工作中仍存在很多问题：

2.1 对档案的重视程度不够

相当一部分人员包括领导对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

2.2 管理力量薄弱，手段落后

大部分人员没有经过专业培训，对档案的重要性、材料的收集、整理、等业务不太了解，意识淡薄。而且大多数人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案柜，或电子存档，没有及时整理，造成一些归档的材料不够真实和准确，查阅起来非常困难。

2.3 缺乏对非结构化文件的管理

相关调查数据显示企业被有效管理的数据只有20%，也就是我们通常所说的结构化数据，这些数据基本都存储在各大应用系统中。另外80%的数据是被忽视的，这些数据也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据：如office、word文档、电子邮件、合同，单据、人事档案等等。公共免费云网盘服务无法满足企业办公需求、协同办公能力差，文件安全无法保障。当企业开始认识到有效管理这些非结构化文件的重要性时，通会发现缺乏一个有效的软件对其进行管理。

3 在“互联网+”背景下，对档案工作的新思考

3.1 转变观念，创新思维

档案工作者应培养互联网网络思维，特别是移动网络思维，善于将自身工作与网络结合来开展工作。在互联网背景下，档案机构积极应对新形势，利用网站、微博、微信公众平台等方式开展档案服务，利用网络开展远程的业务指导、教育培训、经验交流、学术交流等。利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍。

3.2 加强数字化建设，进行数字资源整合

3.2.1 “指尖上的档案馆”

随着移动互联技术的快速发展，以及各类网络终端、手机APP技术的快速应用，越来越多的生活服务功能通过“指尖触碰”便可以完成，这给传统互联网以及电脑PC客户端带来了巨大的冲击与挑战。但这样一种发展现状，对于数字档案管理却意味着更大的发展机遇。“互联网+”思维下的智慧档案建设完全可以朝着现阶段其他手机终端的发展模式，实现“指尖上的档案馆”，实现移动办公、即时服务。①推进“指尖上的档案馆”就要转变传统档案使用过程中“必须到档案馆”这样的一种需求心理。只有以开放的心态积极开启互联网思维，摆脱固有思维观念的束缚，“互联网+”思维下的智慧档案馆建设才具有意义。②移动APP客户端的界面设计要秉承简洁、功能齐备、跨平台等原则，保证社会民众在有档案使用的相关需求时，能够通过移动终端实现对于档案借阅、预约查询、自助查询的需要。

3.2.2 云端档案

所谓的云端档案是指基于云端计算而生成的档案网络，即在现有的技术条件下，通过将各地既有的数字档案或档案业务统一部署在“云端”，利用虚拟技术来分配云端存储空间，展开“云服务”。相对于传统的档案管理，其不仅有助于全面提升档案管理业务的工作速率，还能缩减其原有过程中所需的软硬件设施投入经费。同时通过云端服务，还可以将位于不同地区、拥有不同属性的档案管理机构其内部的档案信息进行彻底整合与共享，推进信息一体化和场馆一体化建设，形成档案管理发展的大格局，推行一站式、全方位、立体化的档案查询管理服务。

3.2.3 基于大数字技术的档案利用开发

智慧档案的生成基础在于对多样数据的分析和利用，大数据时代，档案管理需要充分实现从大量的数据信息当中挖掘潜在的内容资料，并通过相应的分析、识别，来完成对于多样化信息的处理和总结，而这也是对所谓大数据技术最为直接的诠释。但要想充分完成同时代背景下档案的开发和利用还需要从以下三个方面来展开措施：

①档案管理部门应该从能关系到普通民众日常生活以及民生方面的内容，作为数据档案信息挖掘的出发点和落脚点，以服务于普通群众为重要的参考标准；②档案数据模型需通过对结构化和非结构化内容进行筛选与转换，从而实现对于档案数据化模型的基本构建；③为了使优化后的档案数据模型更好地发挥其在档案管理服务进程中的作用，相关档案管理机构应提供一定的党政服务和技术支持，并在产生一定信息关联性和开发价值的视角下对未来发展前景做出重要预期。

3.3 建立用户思维，做好档案服务，实现高效查询利用

在建立“互联网+档案”模式中，档案机构应建立用户思维、产品思维和平台思维。用户需求与用户体验是此模式下的重要问题。互联网+档案可以形成一个档案信息供给平台，平台的良好运作可以推动档案事业的发展。在2015年1月，温州市档案局及县（市、区）档案局（馆）正式推行“智慧档案”，实现异地查询、跨馆服务，群众可到就近综合档案馆进行档案查询。此外，基于互联网的开放系统可以为档案服务评价提供新的方法。从大数据中获取档案服务评价信息，促进档案机构服务质量的提升，如根据积累的数据，提前填写好一些基本数据，提高公众获得服务的效率。把档案机构的服务对象进行细化，从而有针对性地提供服务。

3.4 做好互联网下档案信息安全防范

在“互联网+档案”的模式下，档案利用的便利与档案泄密是一对主要矛盾，所以，在该模式下，对档案利用者身份认证及权限设置是关键，只有对档案利用者身份核实并将权限准确分类，才能保证档案信息安全性。笔者设想，随着档案信息资源平台的建设，平台可与公民身份证系统嵌合，这样可以达到对档案资源的实名查询，同时根据身份信息对其应用权限进行分类。

4 案例分析

4.1 案例1

四川长虹电子控股集团有限公司投入专项资金，开发了一套档案信息化管理系统，完成了库存档案文件数字化扫描、上传、压缩共计1700项，为长虹在全球各子公司的生产、科研、建设和管理提供全面的数据服务，办公效率提高了50%。四川省宜宾五粮液集团有限公司将1998年公司成立以来的所有文件均进行了数字化，建立了覆盖集团本部及下属子公司的档案管控一体化平台，实现了计算机档案目录及原文、实物影像的系统查询。国网四川省电力公司2007年率先在国家电网公司系统建立起统一的档案信息管理平台。

4.2 案例2

2015年芜湖市工商部门启动了企业档案电子化管理工作，将企业纸质档案重新编排整理，并进行电子化扫描形成电子影像资料保存。2016年4月，扫描工作进入收尾阶段，共扫描企业户数4万余户，档案卷宗20余万卷，约完成企业档案总量的90%。据了解，工商企业档案包括企业股东、出资、章程、变更等登记情况，记录了企业设立、变更、注销等全部资料。为方便公众查阅，市工商局在档案电子化管理的基础上，在该局信息中心企业信息查询窗口安装了电子查询系统。企业档案实现电子化管理，将有效提升我市企业档案管理水平，更好地为社会公众提供档案查询服务，为“互联网+政府服务”奠定良好基础。

5 结语

互联网的兴起，给传统档案馆带来巨大的冲击，同时也带来了挑战与机遇。作为一名档案人，如何抓住“互联网+”的机遇，寻找“互联网+档案”的接口，从而实现档案管理智库化、实体档案馆智能化、数字档案馆智慧化，是档案人今后致力探索的方向和发展目标。提升档案管理信息化水平，建立有效的文件档案管理信息系统是前提，为实现高效电子化、统一规范化的档案管理做出保障。

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[2]杨红梅.企业档案管理的网络信息化开发利用[J].科技创新导报，2011（22）：23～24.

[3]岳伶阳.浅议电子档案管理对促进档案工作信息化建设的作用[J]. China′s Foreign Trade，2010（24）：56～57.

G271

A

1004-7344（2016）20-0019-02

2016-6-16

姚艳（1980-），女，助理政工师，本科，主要从事档案管理方面工作。