分析办公室秘书工作中的沟通技巧

石映梅

（甘肃煤炭地质勘查院 甘肃省兰州市 730000）

分析办公室秘书工作中的沟通技巧

石映梅

（甘肃煤炭地质勘查院 甘肃省兰州市 730000）

办公室秘书工作对领导工作甚至是整个部门的工作具有重要的促进作用，特别是对于地勘单位来说，在一定程度上影响着煤炭地勘单位工作的质量和效率。这就要求办公室秘书不仅要有丰富的知识和专业能力，还要掌握工作中的沟通技巧。因此，本文主要以煤炭地勘单位的办公室秘书工作为例，探究办公室秘书工作中的沟通技巧。

办公室；秘书工作；沟通技巧；地勘单位

在一个企业或是单位中，管理低效的一个普遍原因就是沟通不良。在煤炭地勘单位中，沟通就是交换意识和理念或者是信息的互相理解。在结果的角度上，沟通主要有有效沟通与无效沟通组成。就办公室秘书工作而言，沟通不仅是一种专业技能，还代表着一种生存方式。作为煤炭地勘单位的办公室秘书工作，不仅要有丰富的专业知识和成熟的专业技能，还要掌握沟通技巧并灵活的运用在实际的工作中，从而提高工作的质量和效率。

1 树立正确的沟通态度

沟通不仅仅是简单的交谈，更是一门艺术。从而秘书工作的角度上看，沟通主要可以调节上下级，从而保持良好的人际关系，提高工作中员工间的默契度和配合度，为提高工作质量打下坚实的基础。秘书在沟通过程中有以下几个准则：①保持谦虚的态度。办公室秘书在沟通前要明确自身的角色，保持谦虚的态度和良好的沟通心态，以方便提高后面进行沟通时的有效性。②保持委婉的语气。秘书主要的工作内容是告知上级和吩咐下级，无论是和煤炭地勘单位的同事或是领导，讲话语气都要委婉。③保证沟通的准时和精确。在信息化时代背景下，掌握精准的信息对煤炭地勘单位的市场竞争力具有很重要的意义，甚至可以直接影响着煤炭地勘单位的可持续稳定发展。因此，秘书与领导或是同事的沟通一定要做到及时和准时，秘书只有及时和准时的传到领导的决策，才会使得整个部分操作整个单位的战略目标发展。同时也要将下级的想法或者是意见及时和准时的反应给领导，为领导的决策提供必要的信息。另外，在秘书进行传达信息是要明确传达目标和传达对象，从而使得传达信息的准时性和准确性，形成有效的沟通。④学会倾听。为了提高沟通的有效性和沟通的目的，秘书在进行沟通时要集中注意力，学会倾听，从而提高与沟通者的亲密度，为有效的沟通打下良好的基础。在沟通的过程中，在对方讲到沟通内容的重点或是要结束时，秘书适当的给予相应的反应，例如称赞或是点头表示认可等等回应方式，给对方一种满足感和安全感。同时，在双方意见不一致时，秘书要先肯定对方的观点，之后在表达自己的理解，使得对方更加容易接受秘书的意图，从而提高沟通的有效性。另外，在沟通的过程中，秘书不要打断对方的话，特别是和领导进行沟通时，坚决不能在领导说话是插嘴，要等到领导结束后委婉提出问题，这也沟通中的互相尊重和爱戴。

2 与领导沟通时的技巧

2.1 明确自身角色定位

在与领导沟通的过程中，秘书要明确自身的角色定位。办公室的秘书工作具有很强的复杂性和繁琐性，并对任职者有很高的要求。不仅要求秘书要有丰富的专业知识和成熟的专业技能，还要掌握沟通技巧并在实际的秘书工作中合理运用。因此，无论在何时何地，作为一名现代化合格的办公室秘书明确自身的工作职责，细致的做好秘书的工作内容。值得注意的是，面对超出职权的工作不要自作主张，要及时上报给上级。同时，秘书要做好上级和下级的协调剂，从而提高整个部门的默契程度和团结程度。

2.2 做好沟通前的准备

在与领导进行沟通的过程中，秘书要在沟通前做好充分的准备，从而为了与领导的沟通能够顺利的开展。在日常的实际工作中，特别是煤炭地勘单位的领导需要处理的工作比较多且复杂，为了与领导进行有效的沟通，秘书要明确沟通的目的和沟通的方式以及沟通的内容，对，并了解和掌握领导的工作行程，在领导行程比较满或者是情绪比较低落时，不要选择此时进行沟通，会使得沟通工作毫无意义，不仅无法达到沟通的目的，还有可能会使得领导产生厌烦的情绪。同时，秘书在与领导进行沟通时，对于领导的情绪也要进行简单的分析，以便于制定出有效的沟通策略。这样的方式不仅可以节省大量的时间，还可以提高与领导沟通的效果，从而达到沟通的目的。

2.3 不同的领导不同的沟通技巧

在与领导进行沟通的过程中，秘书要善于观察，并通过观察进行自我总结。在煤炭地勘单位中，大多数领导一般主要分为性格爽快性和处事冷静型，在与处事冷静型的领导进行共事或者是沟通时，秘书或者是其他的员工经常会觉得摸不透、猜不到领导的想法，从而使得秘书在进行工作的过程中面临了一些问题。解决这种问题最有效的方式就是善于观察，并且在实际的工作中要留意领导的喜好与办事风格。在进行秘书工作的过程中要善于接纳别人的意见，特别是领导给出的建议。另外，面对领导安排的工作要处理妥当，要求精确性和及时性，甚至对于细微的小事也要做到细致。在与性格爽快型的领导进行共事或者是沟通的过程中，由于这类领导对人才的渴求比较高，因此，秘书可以在沟通中大胆的提出自己的想法或是建议，从而充分发挥出自身的才能。

3 同事的沟通技巧

在与同时进行沟通的过程中，要做到以下三点。①学会诚信与宽容。诚信是沟通的基础和前提，秘书在与同事进行沟通的过程中要将诚信作为沟通的核心，从而做到言出必行提高沟通的有效性。除了诚信之外面，秘书要学会宽容，面对同事的不足之处不能挖坑与讽刺，始终要保持谦和的态度，促进整个集体的团结性和默契性。②秘书要懂得关心他人，构建良好的团队氛围。在实际的沟通中，秘书要将情感因素运用到与同事的沟通中，积极和同时处好关系，在同事面临到巨大困难时或者是需要帮助的时候，要根据自己的世实际情况，挺身而出，给予同事帮助，使得同事可以感受到温暖，从而形成良好的人际关系，提高与同事沟通的效率和质量。③懂得尊重。尊重是我们在社会生活中进行沟通的基本原则，建立在互相尊重下的沟通更加具有效果和质量。从人的心理本质上看，每一个人都希望在某一方面得到大家的认可和尊重，并且对别人尊重的过程也是一个尊重自己的过程。

4 结束语

本文通过对办公室秘书工作中沟通技巧的分析，让我们知道了办公室秘书工作对领导工作甚至是整个部门的工作具有重要的促进作用，特别是对于地勘单位来说，在一定程度上影响着煤炭地勘单位工作的质量和效率。因此，作为煤炭地勘单位的办公室秘书，不仅要有丰富的专业知识和成熟的专业技能，还要掌握沟通技巧并灵活的运用在实际的工作中，从而提高工作的质量和效率。

[1]苗茁.试论高校办公室秘书工作中的沟通技巧[J].办公室业务，2013（15）：10+19.

[2]袁艺.分析办公室秘书工作中的沟通技巧[J].办公室业务，2014（11）：1～2.

[3]范艳丽.试论高校办公室秘书工作中的沟通技巧[J].留学生，2015（03）：5.

[4]刘健.新形势下如何培养高校办公室秘书的工作意识[J].中北大学学报（社会科学版），2008（S1）：79～81.

C931.46

A

1004-7344（2016）20-0015-01

2016-7-3

石映梅（1983-），女，汉族，陕西宝鸡人，经济师，本科，主要从事办公室文秘、档案工作。